Le monde traditionnel basé sur des procédures utilisant encore le papier prend le chemin de la transformation digitale dans de plus en plus de secteur, aussi bien dans la Santé (pour l’obtention du consentement éclairé), comme dans l’Administration publique, les Ressources humaines, les banques et assurances, ou la Vente. Si vous êtes dans l’analyse des solutions de signature électronique pour votre société, nous vous rappelons qu’il y a 5 étapes de déploiement d’une solution de signature digitale à prendre en compte lors de la prise de décision.

1. ACCES

Vous voulez obtenir une signature pour un document, la signature digitale collecte plus de preuves que n’importe quel autre système traditionnel pour vérifier l’identité du signataire. La première chose est de déterminer le type de signature dont vous avez besoin, en fonction de vos nécessités. Chez Validated ID nous avons créé des services de signature qui s’adaptent à différentes procédures:

  • Signature biométrique: Pour faciliter un contexte présentiel, la signature biométrique permet à l’utilisateur de lire directement ce qu’il va signer et donner son accord utilisant une tablette collectant les informations suffisantes pour prouver l’autorité du signataireen cas de litige.
  • Signature centralisée: L’utilisateur compte sur un certificat digital qui le permet de signer un grand volume de documents depuis n’importe où. L’utilisation de ce genre de service a considérablement amélioré l’utilisabilité de ce genre de signature et c’est la meilleure option pour un grand nombre de cas.
  • Signature à distance: ECette signature se réalise de manière simple sur l’écran, que ce soit depuis un PC, une tablette ou un smartphone et sans devoir procéder à une inscription préalable.

La signature d’un document peut être intégrée dans la dynamique de n’importe qu’elle procédure préexistante et n’affecte pas le flux de travail habituel mais l’améliore.

2. IDENTIFICATION

Pour pouvoir saisir sa signature, un service de signature électronique doit pouvoir collecter suffisamment de preuves pour prouver l’identité du signataire en cas de besoin a posteriori. La meilleure option pour cette étape d’identification dépendra du type de transaction, du risque impliqué et s’il s’agit d’un client existent ou non.

Nouveaux clientsIl faut collecter les données d’identité du signataire, normalement le numéro d’identité (ID), émail et/ou le numéro de téléphone.

Clients existants
Avec les clients déjà créés, le plus souvent ce sont les données déjà préenregistrées qui sont utilisées. Dans certains cas, comme lors de la signature à distance par exemple, on réalisera une double validation via courrier électronique et OTP (One Time Password) sur le smartphone du signataire afin de pouvoir nous assurer de manière sûre de son identité.

3. GARANTIR LA LECTURE
Chez Validated ID nous avons toujours opté pour garantir que ce que le signataire peut voir est exactement ce qu’il signe (concept connu sous le nom de WYSIWYS, What You See Is What You Sign ou ce que vous voyez c’est ce que vous signez). Pour garantir cette sécurité juridique, nous réunissons deux éléments:

  • Un dispositif indépendant pour visualiser intégralement le document et qui permet au signataire d’interagir directement avec celui-ci. Ce qui nous permettra de démontrer dans le cas d’un litige que ce qui a été signé est bel et bien le document voulu.
  • La participation d’un prestataire de services de confiance pour garantir l’intégrité du document e son authenticité, c’est : que le document envoyé pour signature est exactement celui qui a été signé.

4. FORMULAIRES
Dans le processus de signature, des champs de données peuvent être ajoutés au document pour que le signataire les complète. Ceci s’applique surtout dans le secteur de la santé, où le patient signe des consentements éclairés et anamnèse. Les formulaires sont aussi très utiles pour obtenir une légitimité juridique dans le traitement des données et la RGPD.

5. SIGNATAIRE

C’est l’étape finale de la procédure, dans laquelle se matérialise la prestation du consentement de la part du signataire.

Au moment de choisir un système de signature électronique, certains standards sont à prendre en compte: VIDsigner emploie des standards internationaux dans toutes les phases technologiques. Cet aspect est très important étant donné qu’il garantit que les documents signés avec VIDsigner seront autonomes et valides dans le temps, sans avoir besoin de recourir ni au prestataire ni aux parties concernées au moment de sa création.


Quels sont les bénéfices de la signature électronique?

  • Réduction des coûts et de la durée.
  • Réduction des coûts de service, coûts et impacte sur l’environnement par rapport à l’impression, envoi, scan et gestion des copies multiples des documents en papier.
  • C’est un processus digital, sans recours au papier.
  • En éliminant la nécessité de papier pour obtenir une signature ou un sceau, les signatures électroniques et les sceaux électroniques permettent aux institutions de l’Union Européenne, aux administrations publiques, aux entreprises et aux citoyens de compléter des transactions digitalement, à n’importe quel moment et depuis n’importe quel dispositif.
  • Les documents sont protégés.
  • Les signatures et sceaux électroniques réduisent le risque d’erreurs humaines, comme la duplication ou l’altération du propre document. L’identité du signataire est liée aux documents qui assurent que les signatures et sceaux sont vérifiés, authentiques et légitimes.
  • Expérience améliorée de l’utilisateur.
  • Réduction du temps de validation du à la réponse rapide et aux processus rapides de signature de documents, qui conduisent à la satisfaction des employés ou des clients.

Pour découvrir comment VIDsigner peut améliorer la relation avec vos clients, contactez-nous en direct pour plus d’informations.

Validated ID Team