Améliorer la productivité avec la signature numérique et le SAP

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La validation des documents entre les services, les fournisseurs et les clients peut devenir un processus très inefficace si notre organisation n'est pas capable de s'adapter à des situations éloignées et à un environnement 100% numérique. Dans ce contexte, un outil essentiel pour apporter rapidité, flexibilité et sécurité à ces tâches est de disposer d'un flux de travail sécurisé et automatisé pour la collecte électronique des informations. L’intégration des signatures électroniques Validated ID avec SAP permet de réduire les coûts et garantit que les progrès sont suivis et ainsi que les signatures électroniques juridiquement contraignantes sont obtenues.

Découvrez comment les signatures électroniques VIDsigner intégrées dans les solutions SAP peuvent rationaliser vos transactions numériques

Les entreprises qui gèrent de nombreux documents au quotidien peuvent bénéficier de l'intégration des signatures électroniques VIDsigner avec SAP en obtenant la signature de leurs documents au sein de leurs solutions SuccessFactors, Business One, By Design, S/4HANA et ECC  à partir du même système SAP et à moindre coût.

• SAP SuccessFactors : simplifie le recrutement, permet de signer rapidement les offres d'emploi et accélère les formalités administratives liées aux nouvelles embauches ainsi que les objectifs et de nombreux autres documents. Avec VIDsigner, vous pouvez immédiatement envoyer une offre à votre candidat pour qu'il la signe électroniquement. Pour les professionnels des ressources humaines, il stimule un flux de travail automatisé qui offre une visibilité instantanée de l'avancement des documents..

• SAP Business One : Accélérer les ventes, améliorer la visibilité ainsi que le service. Grâce à l'intégration de VIDsigner avec SAP, vous pouvez conclure des marchés plus rapidement en éliminant la nécessité d'imprimer et d'attendre que les documents soient prêts. Les décideurs peuvent signer un document électroniquement, en tout lieu.

• SAP ECC et SAP S/4HANA : Gérez les contrats signés rapidement et en toute sécurité à partir des modules ERP que vous utilisez au quotidien, en améliorant les processus commerciaux de base et en accélérant les ventes. Grâce au connecteur entre VIDsigner et SAP, la sauvegarde des documents est résolue automatiquement avec la gestion ERP elle-même. L'intégration avec HCM permet de modifier le document dans Word et de le synchroniser avec SAP pour demander la signature. En outre, il utilise les maîtres SAP pour recueillir les informations nécessaires pour recourir au processus de signature et permet de contrôler le processus de signature à partir du PGI lui-même. Cette intégration fonctionne à la fois avec l'interface utilisateur standard SAP et FIORI.

• SAP By Design : l'agilité pour les entreprises qui doivent s'adapter rapidement aux nouvelles opportunités. VIDsigner intégré à cette solution SAP vous permet de réduire les tâches administratives où beaucoup de temps est perdu dans la gestion des documents papier, mais peut également automatiser d'autres tâches telles que la génération de contrats, l'envoi entre signataires ou l'archivage, qui sont intégrées dans SAP.

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Gérer en toute sécurité les processus qui nécessitent une approbation

Combler le fossé numérique entre la création de contrats et le stockage avec une grande expérience utilisateur et une grande rapidité d'exécution. Grâce à l'intégration des signatures électroniques de Validated ID dans SAP, vous pouvez signer à la fois les documents générés dans SAP et ceux qui sont externes à SAP mais qui doivent être signés et stockés dans SAP. En outre, il est désormais possible de gérer l'envoi de documents à signer sans quitter la solution elle-même, ce qui fait de cet ERP un service compact permettant d'accélérer les transactions :

Principales transactions par modules :

CONTRATS | SAP FI

• Ajustements des contrats
• Approbation des paiements
• Contrats avec les vendeurs
• Contrats de vente
• Contrats de services
• Contrats de consultation
• Connaissements
• Offres de vente
• Factures
• Commandes
• Amendements
  

RH | SAP HCM

• Accords de primes
• Documents sur la prévention des risques
• Modification des conditions d'embauche
• Congés et licenciements
• Contrats de travail
• Directives pour les employés
• Notes de frais
• Notifications des employés
• Codes de conduite
• Rapports sur la santé et la sécurité
  
  

SUPPORT

• Accords de soutien
• Conventions en matière d'aliments
• Conditions d'utilisation
• Rapports sur les dommages
• Bons de réparation
• Demandes de modification
• Approbations
• Contrôle de la qualité
• Contrôle des stocks
  

LEGAL

• Accords de licence
• GDPR
• Paramètres des contrats
• Gestion des biens
• Déclarations d'intention
• Changements d'adresse
• Conformité ISO
  
  

LOGISTIQUE | SAP MM

• Traitement des commandes
• Respect des procédures
• Protocoles d'essai
• Suivi
• Certificats d'élimination des déchets
• Bons de livraison
• Accords avec les fournisseurs
• Commandes individuelles de fournisseurs
• Formulaires d'expédition
• Accords de fret et de stockage
• Accords d'importation et d'exportation
  
  

VENTES | SAP SD

• Offres de vente
• Contrats de vente
• Ouverture de compte
• Virements bancaires
• Contrats de bail
• NDA
• Modifications tarifaires
• Listes de prix

Valeur ajoutée des signatures numériques VIDsigner intégrées avec SAP

• Simplifier les processus et rationaliser les bons de commande, les contrats-cadres de services et les demandes de propositions grâce à des flux d'acheminement et d'approbation préétablis qui accélèrent la rapidité des affaires.

• Ils réduisent les coûts, la nécessité d'obtenir des informations et des signatures par l'impression, la télécopie, le scanner, la livraison de nuit et la recherche de contrats.

• Exécutez vos contrats plus rapidement, en obtenant des documents acheminés, signés et renvoyés en ligne en quelques minutes, à tout moment, de n'importe où et sur n'importe quel appareil.
  

• Ils réduisent les risques et augmentent la conformité, en utilisant la piste d'audit complète et juridiquement contraignante du logiciel pour se conformer aux politiques internes, aux exigences en matière de signature et de niveau d'autorité, et aux politiques de conservation des documents.

• Ils améliorent la visibilité, vous pouvez voir exactement où chaque document se trouve dans le processus, qui doit signer et à quelle date.
  

• Retour sur investissement (ROI), réduire les coûts et accroître la durabilité en éliminant les transactions sur papier.
  

• Éliminer les erreurs, gagner du temps dans la recherche et le tri, et libérer de l'espace physique

• Traitement efficace, saisie automatisée des données pour une saisie rapide et précise des données, notifications "push".
  

• Look & Feel SAP, un accès convivial et un look & feel familier.
  

Caractéristiques principales du VIDsigner

• Appeler le processus de signature de documents à partir de toute transaction SAP (supportant le GOS) (Generic Object Services)
  

• Capacité automatisée d'envoi à la signature pour les documents générés dans SAP en tant que documents externes à incorporer et à stocker dans SAP

• Gérer la sauvegarde des documents en signant dans SAP ECC directement
  

• Aperçu du processus de signature

• PUSH notification au demandeur du processus de signature, à la fois programmé par e-mail et manuel par SMS

• Configuration des scénarios de signature par objet commercial SAP

• Enregistrement détaillé du processus à partir de SAP

• Contrôle d'accès par les autorisations et les rôles de SAP
  

• Historique des documents traités

• Vous permet d'entrer des commentaires sur le traitement
  

• Données de transaction associées au document
  

• Facilité de trouver les pièces justificatives nécessaires, de les inclure dans le document original, de les signer et de consigner le processus de signature

Principaux avantages et points de différenciation par rapport aux autres solutions de signature

L'un des problèmes que posent les signatures électroniques classiques est qu'elles ne sont pas toujours faciles à intégrer dans les processus commerciaux de ceux qui souhaitent les utiliser dans leurs systèmes informatiques.

Lors de la conception du service de signature VIDsigner, l'accent a été mis à la fois sur la nécessité de lui donner le maximum de garanties juridiques et de faciliter son intégration avec tout logiciel de gestion. Ce sont des services REST qui facilitent l'intégration avec tout type de logiciel.

Les signatures électroniques VIDsigner intégrées à SAP sont conçues pour améliorer l'expérience de l'utilisateur et gérer l'envoi de documents à signer sans quitter la solution ERP elle-même. En développant notre connecteur, nous nous sommes concentrés sur les personnes qui envoient des documents à signer afin que la signature des documents soit simple et ne nécessite aucune formation supplémentaire ou gestion des changements, car tout se passe au sein de SAP. Notre intégration permet une plus grande flexibilité dans les processus, puisque SAP en tant que plate-forme permet le développement de toute fonctionnalité / flux de travail de manière intégrale. En outre, la composante SAP a été développée par Seidor, l'un des plus grands partenaires SAP au monde.

Nous avons  pu offrir à nos clients une expérience utilisateur au sein de SAP, avec un impact et une courbe d'apprentissage minimal sur les nouveaux processus.

‍Josep Andreba [Zone de développement du SAP, Seidor]

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Notre principal point de différenciation par rapport aux autres solutions de signature est que nous proposons différents mécanismes de signature numérique adaptés à tout scénario qui s'adapte à vos besoins : qu'il s'agisse d'une signature manuscrite sur une tablette (BIO), à distance avec un smartphone (REMOTE), au moyen d'un certificat personnel qualifié (CENTRALIZED), avec un certificat numérique d'entreprise pour les processus automatisés (STAMPER) ou avec des communications par mail certifiées (E-Delivery).

Découvrez les principaux avantages de VIDsigner avec SAP :

• Aucune formation supplémentaire ou gestion du changement n'est nécessaire, tout se passe au sein de SAP

• Plus de robustesse juridique, nous sommes un fournisseur de services de confiance qualifié selon le règlement (UE) 910/2014 (eIDAS)

• Plus de possibilités d'utilisation, car nous offrons un large éventail de types de signature selon les scénarios

• Résout automatiquement la sauvegarde des documents avec la propre gestion documentaire de l'ERP (DMS)

• Vous utilisez les masters SAP pour collecter les informations nécessaires pour invoquer le processus de signature : employés, documents, clients, fournisseurs et personnes de contact

• Automatise l'ensemble de l'expédition, en effectuant la délivrance, les signatures et la garde de manière non surveillée

• Observe globalement le processus de signature depuis l'ERP et reçoit une notification lorsqu'il est terminé

• Les preuves de la signature sont contenues dans le document lui-même et, par conséquent, dans le système SAP. Elle permet l'indépendance par rapport au prestataire de services en cas de procédure judiciaire, contrairement aux autres solutions de signature qui conservent les preuves et rendent le client dépendant du prestataire

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