Aprobar documentos entre departamentos, proveedores y clientes puede convertirse en un proceso muy ineficiente si nuestra organización no es capaz de adaptarse a las situaciones remotas y un entorno 100% digital. En este contexto, una herramienta esencial para aportar velocidad, flexibilidad y seguridad a estas tareas es disponer de un flujo de trabajo seguro y automatizado para la recopilación electrónica de información. La integración de las firmas electrónicas de Validated ID con SAP permite reducir costes y garantiza el seguimiento del progreso y la obtención de firmas electrónicas legalmente vinculantes.

Descubre cómo las firmas electrónicas VIDsigner integradas dentro de las soluciones SAP pueden optimizar sus transacciones digitales

Las empresas que gestionan diariamente muchos documentos se pueden beneficiar de la integración de las firmas electrónicas VIDsigner con SAP obteniendo la firma de sus documentos dentro de sus soluciones SuccessFactors, Business One, By Design, S/4HANA y ECC desde el mismo sistema SAP y con menores costes.

  • SAP SuccessFactors: Simplifica la contratación, logra que las ofertas laborales se firmen rápidamente y acelera el papeleo de la nueva contratación así como objetivos y muchos otros documentos. Con VIDsigner, puedes enviar inmediatamente una oferta a tu candidato para que la firme electrónicamente. Y para los profesionales de Recursos Humanos, impulsa un flujo de trabajo automatizado que brinda visibilidad instantánea del avance del documento.

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  • SAP Business One: Acelera las ventas y mejora la visibilidad y el servicio. Gracias a la integración de VIDsigner con SAP, puedes cerrar acuerdos más rápido al eliminar la necesidad de imprimir y esperar a que el papeleo esté listo. Los responsables de las decisiones pueden firmar un documento de forma electrónica, desde cualquier lugar.
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  • SAP ECC y SAP S/4HANA: Gestiona acuerdos firmados de forma rápida y segura desde los módulos de ERP que utilizas todos los días, mejorando así los procesos empresariales básicos y acelerando las ventas. Gracias al conector entre VIDsigner y SAP, se soluciona la custodia de los documentos con la propia gestión de la ERP de forma automática. La integración con HCM permite que el documento se modifique en Word y que se sincronice con SAP para su envío de la firma. Además, utiliza a los maestros de SAP para recoger la información necesaria para invocar el proceso de la firma y permite monitorizar el proceso de firma desde el propio ERP. Esta integración funciona tanto con la UI standard de SAP como con FIORI.

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  • SAP By Design: Agilidad para las empresas que necesitan adaptarse rápidamente a las nuevas oportunidades. VIDsigner integrado con esta solución SAP te permite reducir tareas administrativas donde se pierde mucho tiempo en gestión de documentos en papel, pero también pueden automatizar otras tareas como generación de contratos, envío entre firmantes, o el archivo, que se integran en SAP.

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Gestiona de manera segura los procesos que requieren de aprobación

Cierra la brecha digital entre la creación de contratos y el almacenamiento con una gran experiencia de usuario y velocidad de ejecución. Gracias a la integración de las firmas electrónicas de Validated ID con SAP puedes firmar tanto documentos generados dentro de SAP como y los que son externos a SAP pero deben ser firmados y almacenados en SAP. Además ya es posible gestionar el envío de documentos a firmar sin salir de la propia solución, convirtiendo este ERP en un servicio compacto desde el que acelerar transacciones:

Principales transacciones por módulos:

CONTRATOS | SAP FI

  • Aprobaciones
  • Ajustes de contratos
  • Aprobaciones de pago
  • Contratos de proveedores
  • Contratos de ventas
  • Contratos de servicio
  • Contratos de consultoría
  • Conocimientos de embarque
  • Cotizaciones de Ventas
  • Facturas
  • Órdenes
  • Enmiendas

HR | SAP HCM

  • Acuerdos de bonificación
  • Documentos de prevención de riesgos
  • Cambios condiciones de contratación
  • Bajas y despidos
  • Contratos de empleo
  • Directrices para los empleados
  • Informes de gastos
  • Notificaciones a los empleados
  • Códigos de conducta
  • Informes de salud y seguridad

SOPORTE  

  • Acuerdos de apoyo
  • Contratos de mantenimiento
  • Condiciones de uso
  • Reporte de daños
  • Órdenes de reparación
  • Solicitudes de cambio
  • Aprobaciones
  • Control de Calidad
  • Control de inventario

LEGAL  

  • Acuerdos de licencia
  • GDPR
  • Ajustes del contrato
  • Gestión de la propiedad
  • Declaraciones de intención
  • Cambios de domicilio
  • Conformidad ISO

LOGÍSTICA | SAP MM

  • Procesamiento de la orden
  • Cumplimiento de procedimientos
  • Protocolos de prueba
  • Tracking
  • Certificados de eliminación de residuos
  • Notas de entrega
  • Acuerdos con proveedores
  • Pedidos de proveedores individuales
  • Formularios de embarque
  • Acuerdos de flete y almacenamiento
  • Acuerdos de importación y exportación

VENTAS | SAP SD

  • Ofertas de ventas
  • Contratos de venta
  • Apertura de cuentas
  • SEPA
  • Contratos de alquiler
  • NDA
  • Cambios de tarifas
  • Listas de precios

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Valor añadido de las firmas digitales VIDsigner integradas con SAP

  • Simplifican los procesos y agilizan las órdenes de compra, los acuerdos maestros de servicios y las solicitudes de propuestas con flujos de trabajo de enrutamiento y aprobación preestablecidos que aceleren la velocidad de los negocios.
  • Reducen los gastos, la necesidad de obtener información y firmas mediante la impresión, el fax, el escaneo, el envío nocturno y la búsqueda de contratos.
  • Ejecutan los contratos más rápido, consiguiendo que los documentos sean enrutados, firmados y devueltos en línea en minutos, en cualquier momento, desde cualquier lugar, y en cualquier dispositivo.
  • Reducen el riesgo y aumentan el cumplimiento, utilizan la pista de auditoría completa y legalmente vinculante del software para cumplir con las políticas internas, los requisitos de nivel de firma y autoridad, y las políticas de retención de documentos.
  • Mejoran la visibilidad, puedes ver exactamente dónde está cada documento en el proceso, quién tiene que firmar y para cuándo.
  • Rendimiento de la inversión (ROI), reducen los costes y aumentan la sostenibilidad eliminando las transacciones en papel.
  • Eliminación de errores, ahorran tiempo en búsquedas y clasificación, y liberan espacio físico.
  • Proceso eficiente, captura de datos automatizada para la entrada de datos rápida y precisa, notificaciones push.
  • Look & Feel SAP, acceso amigable y look & feel conocido.

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Características clave de VIDsigner

  • Invocación de proceso de firma de documentos desde cualquier transacción SAP (que soporte GOS) (Generic Object Services)
  • Capacidad de envío automatizado a firma para documentos generados en SAP como documentos externos que deben incorporarse y guardarse en SAP
  • Gestión de la custodia de documento firmando en el propio SAP ECC
  • Visión global del proceso de firma
  • Notificación PUSH al solicitante del proceso de firma, tanto programada por email como manual por SMS
  • Configuración de escenarios de firma por objeto de negocio SAP
  • Registro de log detallado del proceso desde SAP
  • Control de acceso por autorizaciones y roles SAP
  • Historial de la documentación tramitada
  • Permite introducir comentarios a las tramitaciones
  • Datos del transaccional asociados al documento
  • Facilidad de ubicar la documentación de apoyo necesaria, incluirla en el documento original, firmarlo y log del proceso de firma

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Beneficios clave y puntos diferenciales de otras soluciones de firma

Uno de los problemas de la firma electrónica convencional es que no siempre es sencilla de integrar en los procesos de negocio de quienes desean utilizarla en sus sistemas informáticos.

Cuando se diseñó el servicio de firmas VIDsigner se puso énfasis tanto en dotar al mismo de las máximas garantías jurídicas como en facilitar al máximo la integración con cualquier software de gestión. Se trata de servicios REST que facilitan la integración con cualquier tipo de software.

Las firmas electrónicas VIDsigner integradas con SAP están diseñadas para mejorar la experiencia de usuario y gestionar el envío de documentos a firmar sin salir de la propia solución ERP. Desarrollando nuestro conector nos hemos centrado en las personas que envían documentos a firmar para que la firma de los documentos sea simple y no requiere ningún training adicional ni gestión del cambio, por que todo ocurre dentro de SAP. Nuestra integración facilita mayor flexibilidad en los procesos, ya que SAP como plataforma permite el desarrollo de cualquier funcionalidad/ workflow de forma íntegra. Además, el componente en SAP ha sido desarrollado por Seidor, uno de los mayores partners de SAP a nivel mundial.

Hemos sido capaces de ofrecer a nuestros clientes una experiencia de usuario dentro de SAP, con un impacto mínimo y una curva de aprendizaje en los nuevos procesos.

‍Josep Andreba [SAP Development Area, Seidor]

Nuestro mayor punto diferenciador de otras soluciones de firmas es que ofrecemos diferentes mecanismos de firma digital aptas para cualquier escenario que se adaptan a tus necesidades: ya sea una firma manuscrita sobre tablet (BIO), a distancia con un smartphone (REMOTA), mediante certificado cualificado personal (CENTRALIZADA), con certificado digital de empresa para procesos desasistidos (STAMPER) o con comunicaciones fehacientes (E-Delivery).

Descubre los beneficios clave de VIDsigner con SAP

  • No se requiere entrenamiento adicional o gestión de cambios, todo ocurre dentro de SAP
  • Más robustez legal, somos un Proveedor de Servicios de Confianza cualificado según el Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS)
  • Más posibilidades de uso, ya que ofrecemos un amplio rango de tipos de firma
  • Soluciona la custodia de los documentos con la propia gestión documental del ERP de forma automática
  • Utiliza maestros de SAP para recoger información necesaria para invocar el proceso de firma: empleados, documentos, clientes, proveedores y personas de contacto
  • Automatiza el envío completo, realizando la emisión, firmas y custodia de forma desatendida
  • Observa globalmente el proceso de firma desde el propio ERP y recibe una notificación cuando finalice
  • Las evidencias de la firma están auto-contenidas en el propio documento y por tanto, dentro de SAP. Permite independencia respecto al proveedor del servicio en caso de proceso judicial, a diferencia de otras soluciones de firmas que custodian las evidencias y hacen el cliente dependiente del proveedor.

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Validated ID Team