James and Uzzell est un cabinet de comptabilité, d'audit, de fiscalité et de conseil en gestion tourné vers l'avenir, basé au Royaume- Uni. Fondé en 1979, il est fier de développer des relations de longue date et est convaincu qu’ un service compétent, de qualité et personnalisé est la clé pour y parvenir.
Le cabinet cherche toujours à utiliser la technologie pour offrir une meilleure expérience à ses clients tout en améliorant la sécurité et la conformité de ses documents et procédures. L'entreprise a reconnu qu'il y avait encore des documents très importants qui nécessitaient des signatures régulières sur la base du flux de travail papier traditionnel, ce qui prenait beaucoup de temps pour ses clients, et a donc décidé d'élaborer un plan pour l'avenir.
Traitement des documents en quelques minutes, en personne ou à distance
James and Uzzell ont demandé à leur partenaire Infinity Document Solutions comment offrir à leurs clients l'expérience moderne qu'ils attendaient et rendre J&U plus efficace dans le traitement des comptes. Jusqu'alors, les processus de signature exigeaient que les clients renvoient les documents par courrier ou qu'ils se rendent dans leurs bureaux pour signer toute la documentation. Ils ont décidé de passer à une expérience entièrement numérique pour renforcer les accords à distance avec une sécurité juridique en utilisant la solution send2signpour l'envoi et le suivi, intégrée à la large gamme de signatures VIDsigner de Validated ID.
La plateforme send2sign présentait trois avantages clés pour leurs objectifs : Premièrement, elle permettait à leurs comptables de choisir parmi les formulaires existants et de joindre tout document dont ils pouvaient avoir besoin pour leurs clients. Ensuite, pour les signatures à distance VIDsigner, le processus était considérablement accéléré : les clients recevaient un courriel sécurisé qu'ils pouvaient ouvrir sur n'importe quel appareil, recevaient un code PIN par SMS comme deuxième facteur d'authentification et signaient en quelques clics. Enfin, les comptables pouvaient vérifier le statut de chaque document en temps réel sur leur tableau de bord, afin de savoir quand les clients avaient signé.
Gagnez un temps précieux pendant la période des impôts
La plateforme send2sign et son intégration avec les signatures électroniques Validated IDpermet aux clients de J&U de signer rapidement et en toute sécurité par leurs propres moyens grâce à leur téléphone portable, ou dans leurs bureaux avec une tablette approuvée.
Depuis la mise en oeuvre de send2sign, James and Uzzell a considérablement réduit la pression sur les échéances critiques telles que les processus fiscaux, tout en garantissant les normes juridiques les plus élevées qui protègent leurs clients, selon sa directrice, Emma Hughes:
« Nous apprécions la facilité d'utilisation ainsi que la sécurité et la certification robustes que le système nous a apportées. Send2sign nous a permis de veiller à ce que toutes les déclarations fiscales de nos clients soient remplies en temps voulu »
Avant send2sign, James & Uzzell devait organiser des réunions en face à face avec les clients, ce qui posait des problèmes évidents au cours des 12 derniers mois, mais maintenant que leur documentation peut être signée numériquement, leurs processus se sont énormément accélérés. De plus, lorsqu'ils utilisent send2sign, leurs documents sont enregistrés électroniquement et conservent une piste d'audit pour une transparence accrue, comme le souligne Gareth Williams, directeur commercial d'Infinity Document Solutions:
« Infinity a une grande expérience dans la création de flux de travail numériques et la gestion de documents électroniques pour nos clients et les signatures électroniques sont un outil supplémentaire pouvant aider nos clients à devenir plus efficaces et conformes, ainsi qu’à améliorer la vitesse à laquelle ils peuvent recevoir et traiter les documents clés essentiels. »
