James and Uzzell es una empresa de contabilidad, auditoría, impuestos y consultoría de gestión con sede en el Reino Unido. Fundada en 1979, se enorgullece de desarrollar relaciones duraderas y cree que ofrecer un servicio competente, de alta calidad y personal es la clave para conseguirlo.
La empresa siempre busca utilizar la tecnología para ofrecer una mejor experiencia a sus clientes, mejorando al mismo tiempo la seguridad y el cumplimiento de sus documentos y procedimientos. La empresa se dio cuenta de que seguía habiendo documentación muy importante que requería firmas periódicas basadas en el flujo de trabajo tradicional en papel, lo que consumía mucho tiempo a sus clientes, de modo que decidió desarrollar un plan para el futuro.
Entregue los documentos en cuestión de minutos en persona o a distancia
James y Uzzell hablaron con su partner de Soluciones Documentales Infinity Document Solutions sobre cómo ofrecer a sus clientes la experiencia moderna que esperaban y hacer que J&U fuera más eficiente en la tramitación de las cuentas. Hasta ese momento, los procesos de firma requerían que los clientes enviaran los documentos por correo o tuvieran que conducir hasta sus oficinas para firmar toda la documentación. Decidieron cambiar a una experiencia totalmente digital para impulsar los acuerdos a distancia con seguridad jurídica utilizando la solución send2sign para el envío y el seguimiento, integrada con la amplia gama de firmas VIDsigner de Validated ID.
La plataforma send2sign presentaba tres ventajas clave para sus objetivos: En primer lugar, permitía a sus contables elegir entre los formularios existentes y adjuntar cualquier documento que pudieran necesitar para sus clientes. En segundo lugar, en el caso de las firmas remotas VIDsigner, el proceso se agilizaba enormemente: los clientes recibían un correo electrónico seguro que podían abrir en cualquier dispositivo, recibían un PIN por SMS como segundo factor de autenticación y firmaban con rápidos clics. Por último, sus contables podían comprobar el estado de cada documento en tiempo real en su panel de control, para saber cuándo habían firmado los clientes.
Ahorre un tiempo valioso en la temporada de impuestos
La plataforma send2sign y su integración con las firmas electrónicas de Validated ID permite a los clientes de J&U firmar de forma segura y rápida por sus propios medios a través de su teléfono móvil, o en sus oficinas con una Tablet homologada.
Desde la implementación de send2sign, James and Uzzell ha reducido significativamente la presión sobre los plazos críticos, como los procesos fiscales, a la vez que garantiza los más altos estándares legales que protegen a sus clientes, según su directora, Emma Hughes.
«Nos gusta la facilidad de uso y la sólida seguridad y certificación que nos ha proporcionado el sistema. Send2sign nos ha permitido garantizar que todas las declaraciones de impuestos de nuestros clientes se completen a tiempo».
Antes de send2sign, James & Uzzell necesitaba establecer reuniones cara a cara con los clientes, lo que ha supuesto un reto evidente en los últimos 12 meses, sin embargo, ahora que su documentación puede ser firmada digitalmente sus procesos se han acelerado enormemente.
Además, al utilizar send2sign, sus documentos se guardan electrónicamente y conservan una pista de auditoría para una mayor transparencia, como señala el director de ventas de Infinity Document Solutions, Gareth Williams.
«Infinity tiene una gran experiencia en la creación de flujos de trabajo digitales y en la gestión de documentos electrónicos para nuestros clientes, y la firma electrónica es una herramienta adicional que puede ayudar a nuestros clientes a ser más eficientes y a cumplir con la normativa, así como a mejorar la velocidad con la que pueden recibir y procesar documentación crítica clave. Las firmas electrónicas son también un gran campo para ayudar a nuestros clientes a ser más eficientes y cumplir con la normativa».
