Les entreprises qui veulent être en tête en 2021 doivent se doter d'un nouvel ensemble d'outils qui leur permettront de réinventer leur mode de fonctionnement et d'améliorer l'expérience de leurs employés. Une étude réalisée par Deloitte auprès de responsables des ressources humaines sur les principales tendances des entreprises à l'horizon 2021, souligne que les entreprises doivent aujourd'hui se concentrer sur trois axes qui doivent fonctionner ensemble :
· Construire une nouvelle culture organisationnelle qui favorise la croissance, l'adaptabilité et la résilience des employés
· Obtenez une meilleure vue sur les possibilités et l'évolution de votre personnel par l'amélioration et le renouvellement des compétences et la mobilité
· Mettre en œuvre de nouvelles technologies dans les processus de travail pour améliorer la productivité
Dans le contexte de la gestion du capital humain, il est nécessaire d'apprendre à combler l'écart entre les nouveaux besoins des personnes et la mise en œuvre de nouveaux outils qui optimisent les inefficacités qui traînent encore. Et dans ce scénario, l'utilisation de signatures électroniques intégrées dans le logiciel habituel de l'entreprise et avec garantie légale est un outil clé pour faciliter l'obtention d'accords.
La surcharge des départements RH avec des tâches telles que la signature des contrats de travail, des politiques, des fiches de paie, des attributions de responsabilités, la documentation des règles internes, des accords de télétravail, du chômage partiel, des formulaires de consentement, des autorisations, des notes de frais, des accords de primes, ou tout type de documentation du travail qui continue à être traitée sur papier, réduit considérablement la productivité.
Une bonne pratique pour réduire la charge et faciliter la gestion des employés consiste à assurer le traitement numérique des accords. Grâce à un processus intégré, un certain nombre de tâches peuvent être automatisées et des documents signés à distance, ce qui garantit que 95% des accords sont conclus en moins de 48 heures.
L'utilisation de signatures électroniques améliore également l'expérience des employés en aidant les recruteurs à travailler plus rapidement et plus efficacement, faisant du recrutement des employés un processus simple. Cela permet à des entreprises comme Acttiv de disposer d'informations en temps réel à partir d'un réseau de plus de 2 500 collaborateurs, souligne Dorina Huhu, responsable de la transformation numérique de l'entreprise Activv.
Les signatures électroniques nous aident à accroître la satisfaction
de nos employés et à maintenir l'accent sur l'innovation
et la durabilité comme piliers de notre organisation.
Un autre impact positif est qu'il facilite la recherche d'informations et élimine la nécessité d'un archivage physique. La signature d'un document peut être intégrée dans la dynamique de tout processus préexistant et n'affecte pas le déroulement habituel des opérations, mais l'améliore plutôt. La quantité de documents physiques qui ont pu être numérisés grâce à l'intégration de la signature électronique de VIDsigner avec le logiciel de ressources humaines Epsilon du Groupe Castilla, est une chose qui met également en évidence la coordinatrice des relations de travail et de l'administration de l'entreprise COVAP, Mª Jesús Arconada.
Nous avons réussi à numériser plus de 700 contrats par an,
plus de 11 000 feuilles. Il faut y ajouter les copies de base, lettres
de résiliation, documentation pour la représentation juridique des travailleurs...
L'avantage d'utiliser un service de signature électronique tel que VIDsigner, qui est déjà intégré dans les principaux logiciels RH tels que Sage, SAP ECC et S/4HANA, SAP Success Factors, ou Meta4, est que l'ensemble du processus commence et se termine dans le flux de travail habituel des employés. Une solution intégrée facilite la gestion de situations multiples, depuis les situations dans les usines de production jusqu'à la signature de contrats à distance, le télétravail ou les réunions par le biais de plateformes virtuelles, améliorant l'expérience des nouveaux ajouts et des renouvellements, puisqu'ils peuvent signer de n'importe où.
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