Un pilier dans l'éducation, la recherche et le transfert de connaissances
L'Universitatde Vic - Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC) est une institution éducative publique, engagée au service de la société et de la transparence. Forte d'une riche tradition académique remontant au Moyen Âge, l'université a été un pilier dans l'éducation, la recherche et le transfert de connaissances. Sa mission est d'être un moteur d'innovation et de développement sur le territoire, avec une projection internationale et un accent mis sur la formation intégrale de ses étudiants.
L'UVic-UCC est configurée comme une structure fédérée formée par la Fondation Universitaire Balmes (FUBalmes), la Fondation Universitaire Bages (FUBages), la Fondation d'Études Avancées en Sciences de la Santé (FESS) et la Fondation Privée Elisava, École Universitaire (Fondation Elisava) qui renforcent sa position de leader dans le domaine académique catalan.
LE DÉFI
Gérer les signatures et les conventions avec agilité et sécurité
L'UVic-UCC faisait face à un défi majeur dans la gestion des signatures et des conventions de stage. Avec plus de 4 000 documents générés chaque année académique, le processus était entièrement manuel et décentralisé. Cela augmentait non seulement les temps de gestion, mais posait également des défis en termes de sécurité et de légalité des documents, car de nombreux signataires, tels que les étudiants et les partenaires internationaux, ne disposaient pas de certificats numériques. L'objectif principal était d'optimiser et d'automatiser la gestion des signatures, en assurant leur validité juridique, la sécurité des documents et une plus grande agilité dans les processus.
LA SOLUTION
Automatisation et mise en place de signatures électroniques avec pleine validité juridique
Pour relever ce défi, l'UVic-UCC a choisi l'expérience de Peakway dans l'automatisation des processus grâce à la plateforme no code Gladtolink et les solutions de signature électronique VIDsigner de Validated ID. Cette combinaison technologique a permis une intégration transparente avec les bases de données internes de l'université, automatisant la récupération d'informations et facilitant la création de flux de signatures électroniques. De plus, le système permet l'archivage automatisé des documents signés, assurant leur incorporation correcte dans le Gestor Documental Consorciat (GDC), en respectant les plus hauts standards de sécurité et de légalité.
L'Universitatde Vic est un client qui travaille constamment à l'optimisation de sesprocessus. Leur niveau d'excellence est extrêmement élevé et, par conséquent,c'est un défi de pouvoir répondre à leur niveau d'exigence. Pouvoir les aideret nous laisser participer à leurs initiatives est, pour nous, une énormesatisfaction.
Xavier Sancliment Casadejus, PDG de Peakway
TEST PILOTE
Moderniser la gestion des conventions universitaires
L'université a débuté par un test pilote axé sur la signature de conventions et d'annexes de stage. La signature électronique à distance a été priorisée pour faciliter l'accès aux étudiants et aux représentants légaux des entités collaboratrices des stages, avec la possibilité d'utiliser les certificats numériques dont disposent déjà tant les étudiants que les représentants légaux des entités. Cette solution garantissait la sécurité des documents et leur validité juridique, essentielles pour opérer tant au niveau local qu'international.
RÉSULTATS
Agilité et sécurité dans la gestion documentaire
La mise en œuvre de cette solution a apporté des améliorations significatives dans l'automatisation et la gestion des documents :
- Automatisation et centralisation du processus avec signature électronique
L'université a pu automatiser l'ensemble du flux de signatures électroniques, ce qui a entraîné une réduction significative des temps de traitement. Ce processus rationalisé a amélioré l'efficacité globale, permettant au personnel administratif de consacrer moins de temps aux tâches manuelles. - Archivage automatisé et sécurisé
La documentation signée est automatiquement intégrée dans l'archive institutionnelle, avec la description et la série documentaire appropriées, ce qui facilite sa récupération et sa gestion à long terme avec une plus gran de sécurité et accessibilité des documents. - Validité juridique sans certificat numérique
La solution VIDsigner a permis à l'UVic-UCC d'obtenir des signatures avec une pleine validité juridique, même dans les cas où les signataires ne disposaient pas de certificats numériques, ce qui s'est avéré particulièrement utile pour les partenaires internationaux. De plus, Validated ID est un prestataire de services de confiance qualifié au niveau européen et national, conformément au règlement eIDAS, ce qui garantitun service répondant aux exigences légales les plus strictes.
Nous sommes satisfaits car nous avons réussi à transformer complètement la gestion des conventions de stage, en améliorant l'efficacité et en assurant le respect des normes légales. Cette expérience démontre comment la technologie peut simplifier des processus complexes, apportant une valeur ajoutée tant à l'institution qu'à ses collaborateurs.
Albert Aragay Lanchares, Directeur, Service de Gestion Documentaire, Archives et Registre (SGDAiR)
CONCLUSION
Transformation numérique et agilité dans la signature électronique
Grâce à la mise en œuvre réalisée par PEAKWAY VIDpartner GOLD, l'Universitat de Vic - Universitat Central de Catalunya a réussi à transformer complètement la gestion de ses conventions de stage, en optimisant son flux de signatures électroniques avec un système qui privilégie l'automatisation, la sécurité, la légalité et l'agilité. Cette success story démontre comment la technologie peut simplifier et améliorer des processus complexes, générant de la valeur tant pour l'institution que pour ses collaborateurs, sans compromettre la sécurité des documents.
