7 wichtige Schritte für eine erfolgreiche Digitalisierung mit der VIDsigner digitalen Signatur

Zweifellos verändern das Internet und die neuen Technologien alles auf ihrem Weg und definieren sowohl die Gesellschaft als auch die Geschäftsmodelle in den meisten Wirtschaftssektoren neu.  

Eine globale Studie von McKinsey zur digitalen Strategie zeigt, dass sich die Einführung digitaler Technologien in Schlüsselbereichen des Geschäftsmodells bei den Unternehmen innerhalb weniger Monate um drei bis sieben Jahre beschleunigt hat. Und in Unternehmen mit der stärksten technologischen Ausstattung geben die Befragten an, dass sie mit noch höherem Tempo arbeiten.

Im heutigen digitalen Zeitalter entstehen Innovationen in allen Bereichen der Wirtschaft - Gesundheitswesen, Behörden, Personalwesen, Finanzen, Logistik, Vertrieb, Immobilien, Recht, Bildung usw. - und Unternehmer, CEOs, Manager und Führungskräfte stehen vor großen Herausforderungen bei der digitalen Transformation.

Die Minimierung der Papierabhängigkeit ist eine Möglichkeit, mit der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu beginnen und muss keine große kollektive Veränderung oder eine kostspielige Investition in Technologie bedeuten. Tatsächlich handelt es sich um eine erschwingliche Transformation durch Elemente, die diesen Wandel beschleunigen, wie z.B. die Verwendung digitaler Signaturen.  

Dank VIDsigner kann die Signatur eines Dokuments in die Dynamik eines beliebigen bereits bestehenden Prozesses integriert werden und beeinträchtigt den üblichen Arbeitsablauf nicht, sondern erweitert ihn vielmehr. In diesem Sinne werden digitale Signaturen zu einem wichtigen Instrument, um die Produktivität zu verbessern und die Notwendigkeit von Papier, Reisen und physischer Archivierung zu beseitigen.

Arten elektronischer Signaturen von VIDsigner, die sich an verschiedene Prozesse anpassen:

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Vorteile der Implementierung der digitalen Signaturen von VIDsigner

• Mehr Sicherheit: Ein ausgedrucktes Blatt Papier mit persönlichen Daten kann leicht verlegt und manipuliert werden. Im Gegensatz dazu ermöglicht die Digitalisierung von Akten eine bessere Kontrolle über die Aufbewahrung von Dokumenten und eine vollständige Prüfung des Lebenszyklus.
• Kosteneinsparungen: Die Abschaffung von Papier im Unternehmen bedeutet Einsparungen in den Bereichen: Verbrauchsmaterialkosten, Druckermanagement, Energie, Produktivität und physische Archivierung.
• Effizienz: Verbessert die Produktivität im Arbeitsumfeld und im Umgang mit Kunden, die das Dokument nur noch elektronisch empfangen und vom Gerät ihrer Wahl aus unterschreiben müssen, egal ob es sich dabei um ihren Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone handelt und ungeachtet dessen, wo sie sich befinden.
• Nachhaltigkeit: Die Verwendung von Papier bedeutet einen höheren Energieverbrauch. Durch die Digitalisierung von Prozessen wird der CO2-Ausstoß reduziert, was der Umwelt zugutekommt.
• Abschaffung der physischen Archivierung .
• Automatisierung: Verringerung menschlicher Fehler, wie z. B. Duplizieren oder Ändern des Dokuments selbst.
• Verbesserte Kommunikation mit Ihren Kunden: Personalisierung und Echtzeit-Zugriff auf Daten können Ihnen helfen, die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen und gleichzeitig die Anzahl der Leads zu erhöhen und die Kundenbindung und -treue zu verbessern.
• Anpassungsfähiges Werkzeug für Telearbeit.

Wir empfehlen Ihnen diese 7 Schritte, um Ihr Unternehmen zu digitalisieren

1. Situationsanalyse: Verstehen, welche Geschäftsbereiche wir zuerst bedienen möchten und wie wir sie messen werden.
2. Planung: Um den Fortschritt während des Prozesses bewerten zu können, ist es sehr wichtig, sich Ziele zu setzen. Auf diese Weise können wir herausfinden, welchen Geschäftsbereich wir zuerst angehen und wie wir ihn messen werden.
3. Team bestimmen: Benennen Sie die Verantwortlichen für die Umsetzung der Projektschritte und -ziele und überlegen Sie, wie die Informationen an die einzelnen Abteilungen weitergegeben werden sollen.
4. Anpassung der Lösung: Gehen Sie die Liste der Software durch, die das Unternehmen derzeit verwendet. Dies ermöglicht es, die Produkte zu identifizieren, die bereits im Technologiepaket enthalten sind und die Elemente, die in Richtung automatischer Dokumentenerstellung und elektronischer Signatur umgewandelt werden müssen.
5. Schulung: Das Ziel besteht nicht darin, allen Beteiligten klar zu machen, wie das Geschäft verbessert werden kann, sondern darin, die Benutzer mit den Konzepten und Zielen vertraut zu machen, bevor die Lösung eingesetzt wird.
6. Implementierung: Kommunizieren Sie klar, präzise und häufig, haben Sie einen klar definierten Zeitplan für die Umstellung und stellen Sie ein Team bereit, das bei Bedarf helfen kann und zuvor geschult wurde.
7. Messung: Auch hier werden wir auf die in der Planungsphase definierten KPIs zurückgreifen und Vorher-Nachher-Vergleiche des Erreichten anstellen.

Die elektronische Signatur kann schnell, einfach und sicher in diesen Prozess integriert werden.

VIDsigner ist mit über 150 einfachen, sicheren und vielseitigen Softwarelösungen verbunden.

Anwendungsfälle von elektronischen Signaturen mit VIDsigner

Die Digitalisierung von Prozessen spielt auf diesem Weg eine sehr wichtige Rolle. Deshalb haben wir ein Dokument entwickelt, in dem wir im Detail analysieren, welche Schritte Unternehmen gehen können, um die Abhängigkeit von Papier zu verringern und Ihnen zu helfen, diese Herausforderung bei der 100%igen Digitalisierung von Prozessen mit elektronischen Signaturen von VIDsigner zu meistern.