E-Delivery: Zertifizierte Kommunikation mit VIDsigner

Vergessen Sie die mühsame und teure zertifizierte Postkommunikation und die herkömmliche E-Mail, die weniger zuverlässig sind. Unser innovatives, zuverlässiges Kommunikationssystem bietet die notwendigen Garantien und Rechtsgültigkeit.

Was ist zuverlässige Kommunikation?

Die zuverlässige Kommunikation bescheinigt die Zustellung, den Inhalt und den Adressaten des Dokuments in Echtzeit und mit Rechtsgültigkeit. Sie bietet ähnliche Garantien wie eine beglaubigte Mitteilung auf Papier – wie ein beglaubigter Brief oder ein burofax (ein burofax ist in Spanien sehr beliebt, um ein sicheres Dokument zu versenden, und wird von einem Gericht oder einem Dritten anerkannt).

Ein grundlegendes Werkzeug für jedes Unternehmen, das heute versucht, Prozesse zu rationalisieren und Ressourcen durch Digitalisierung zu optimieren.

Zuverlässige Mitteilungen zeigen, dass ein Dokument korrekt versandt und empfangen wurde und dass sein Inhalt nicht verändert wurde. Zuverlässige Mitteilungen werden in der Regel verwendet, wenn ein Berufsangehöriger über Änderungen der Vertrags- oder Arbeitsbedingungen informiert wird, sowie für die Übermittlung von Rechnungen, Budgets oder Forderungen.

In solchen Fällen ist es unerlässlich, auf eine nachweisbare Kommunikation zurückzugreifen:

Einhaltung der Rechtsvorschriften:

• GDPR – General Data Protection Regulation: Datenverarbeitungspolitik und Einholung der ausdrücklichen Zustimmung.
• Übermittlung vorvertraglicher Informationen: Versicherungspolicen, Kredite, Handelsverträge usw.
• Verwaltung von Zahlungsrückständen/Schuldmitteilungen: Versendung von Verzugsmitteilungen, zuverlässige Mitteilungen an Schuldner, einschließlich Schuldnerdatei und Ersatz des Burofax.
• ERTEs / EREs-Kommunikation: Zuverlässige Benachrichtigung von Arbeitnehmern, Gewerkschaften usw.
• Gesellschaftsrecht: Einberufungen, Änderungen der Beteiligungsverhältnisse, Einhaltung der Gesellschaftervereinbarung usw.

Aufzeichnung der Kommunikation in verschiedenen Bereichen:

• Rechtliches: Mitteilungen zwischen Anwälten, Gerichtsverfahren, Bescheide, Anwaltsprotokolle, Einladungen zu Besprechungen, Klagen, Mitteilung über die Beendigung eines Vertrags, Mitteilung über einen Antrag auf Vertragsänderung, Mitteilung über eine außergerichtliche Zahlungsaufforderung, usw.
• HR: Mitteilungen über Änderungen der Arbeitszeit oder des Gehalts, Mitteilung über den Eingang der Gehaltsabrechnung, Mitteilung über Entlassungen, interner Beschwerdekanal, Verträge usw.
• Kommerziell: Übermittlung von Verträgen und Vereinbarungen, Preisvorschlägen, Verlängerungen, Annullierungen, Benachrichtigung über den Wechsel des Eigentümers, Benachrichtigung über besondere Vertragsbedingungen, Benachrichtigung über die Lieferung von technischen Unterlagen nach dem Verkauf usw.
• Versicherer: Benachrichtigung über die Stornierung von Dienstleistungen, Policen, Verträgen, Mitteilung über die Erneuerung der Police, Benachrichtigung über die Ablehnung des Versicherungsschutzes, nicht bezahlte Forderungen usw.
• Immobilien: Benachrichtigung über die Beendigung des Mietvertrags, Benachrichtigung über die Nichtzahlung, Benachrichtigung über die vorgerichtliche Verhandlung, usw.

Die Rückverfolgbarkeit ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Überwachung:  Wenn der Empfänger die E-Mail noch nicht geöffnet hat, kann er eine Folge-E-Mail senden oder einen Anruf tätigen, um sicherzustellen, dass er die Nachricht erhalten hat.
• Bestätigungen: Für rechtliche oder vertragliche Situationen, um den Nachweis zu erbringen, dass die E-Mail gesendet und empfangen wurde, was im Falle von Streitigkeiten oder Gerichtsverfahren entscheidend sein kann.
• Sicherheit: Um den Standort oder das Gerät anzuzeigen und eine mögliche Sicherheitsverletzung oder einen unbefugten Zugriff auf das E-Mail-Konto zu verhindern.

Die ethische Verwendung von E-Mail-Tracking-Tools und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -vorschriften sind von entscheidender Bedeutung.

E- Delivery: zertifizierte Kommunikation mit VIDsigner  

Es wird immer wichtiger zu dokumentieren, dass die Kontaktaufnahme zuverlässig erfolgt ist. Hierfür ist die Wahl einer sicheren Plattform zur Validierung und Überwachung dieses Sende- und Empfangsprozesses erforderlich.

Validated ID, ein Trusted Service Provider, hat zu diesem Zweck E-Delivery entwickelt. Diese sichere und erschwingliche Plattform hilft festzustellen, ob eine Person ein elektronisches Dokument erhalten hat, das die traditionelleren und teureren Methoden wie einen handschriftlich zugestellten Brief, ein Telegramm, ein Bürofax oder eine notarielle Übermittlung ersetzt oder ergänzt.

Der wichtigste Vorteil der von E-Delivery angebotenen zertifizierten elektronischen Zustellung besteht darin, dass aufgrund der einfachen Handhabung und der geringen Kosten Vorgänge mit Beweisen zertifiziert werden können, die volle Rechtsgültigkeit besitzen und in einem Verfahren verwendet werden können, wodurch die Sicherheit der Vorgänge erhöht und Risiken verringert werden.

Wichtigste Vorteile von E-Delivery  

• Volle Rechtsgültigkeit bei beglaubigten Mitteilungen. Sie können sie als Beweismittel vor Dritten, vor Gericht und an anderen Stellen verwenden, wo dies erforderlich ist.
• Günstiger als das traditionelle Bürofax. Einsparungen bei den Versandkosten und der Verarbeitung von physischen Dokumenten.
• Verwahrung und Zertifizierung von Sendungen.
• Es ist nicht möglich, den Inhalt der Mitteilungen zu ändern.
• Überprüfbarer Nachweis der Übermittlung und des Zugriffs: Zustellung, Inhalt, Datum und Uhrzeit der Übermittlung oder des Empfangs sowie Nachweis des Zugriffs auf das Dokument.

Zusätzliche Vorteile:

• Einfach. Das Verfahren ist unkompliziert; in wenigen Schritten (nicht mehr als 1 Minute) haben Sie Ihre beglaubigte E-Mail an den Empfänger geschickt und können den Empfang durch Hinzufügen oder Nichtanhängen von Dateien bestätigen.  
• Unmittelbar. Einsparungen bei den Zustellzeiten der Nachrichten. Der Versand erfolgt an Ort und Stelle. Die Mitteilung wird dem Empfänger zugestellt, ohne Stunden/Tage zu warten.
• Versand von jeder Zeit und von jedem Ort aus. Der Zugang zur Plattform ist unbegrenzt und 100 % online.
• Nachhaltig. 100 % online, sowohl das Verfahren als auch die Erklärung, wodurch der Papierkram vermieden wird.  

E-Delivery Control Panel

Im Home-Panel kann der Benutzer alle Versandstatus und die folgenden Daten einsehen:

• Name des Dokuments
• Datum und Uhrzeit senden
• Datum und Uhrzeit des Ablaufs
• Adressat
• Status des Dokuments
• Handlungen: Wenn die Benachrichtigung per E-Mail gesendet wurde, wenn die E-Mail geöffnet wurde, wenn die E-Mail angeklickt wurde, wenn das OTP (SMS) gesendet wurde, ob die Meldung geöffnet wurde, ob die Meldung heruntergeladen wurde, download der Nachweise: Wenn Sie auf diese Option klicken, können Sie eine PDF-Datei mit den bis zum Zeitpunkt der Benachrichtigung verfügbaren Nachweisen herunterladen, löschen/Erinnerung senden.

Bei der E-Delivery wird überprüft, ob der Empfänger die Benachrichtigung erhalten hat, ob auf den Inhalt zugegriffen wurde und ob er seit dem Versand nicht verändert wurde (Datum, Uhrzeit, Ort und Methode). Andererseits lässt es sich problemlos in verschiedene Workflow-Management-Plattformen integrieren und erleichtert so die gesamte Dokumentenverwaltung des Unternehmens. Es ist in 7 Sprachen verfügbar: Spanisch, Englisch, Katalanisch, Französisch, Deutsch, Niederländisch und Portugiesisch.

‍Zuverlässige Kommunikation mit voller rechtlicher Garantie  

Validated ID ist ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter der Europäischen Union, der durch die eIDAS-Verordnung reguliert wird und der elektronische Signaturprozesse sicher und einfach gestaltet. Alle seine Dienstleistungen sind von der ENS, ISO und HDS zertifiziert und tragen zur Verbesserung der Prozesse bei und bieten die Sicherheit und das Vertrauen, das Unternehmen und ihre Kunden benötigen.

Die zuverlässige Kommunikation von VIDsigner E-Delivery bietet eine Garantie für den Fall eines Rechtsstreits, indem sie bescheinigt, dass der Empfänger eine elektronische Mitteilung erhalten hat. Es ist einfach zu bedienen und viel bequemer und erschwinglicher.

Diese Dienstleistung ist schneller und effizienter als jede andere herkömmliche papiergestützte Methode.

Evidenzbericht

Der Zustellungsnachweis enthält alle Informationen, die erforderlich sind, um zu bestätigen, dass der Empfänger die E-Mail erhalten hat, sowie Herkunft, Zustellungsdatum, Zugang zu dem notifizierten Dokument und die durchgeführten Maßnahmen.

- Zertifizierte elektronische Benachrichtigung: Datum und Uhrzeit des Versands der Benachrichtigung.
-Teilnehmer: Emittent, Begünstigter.
- Informationen zur Notifizierung: E-Delivery ID, name des Dokuments, HASH des Dokuments, Dokument-ID, gegenstand der Meldung, text der E-Mail.
- Beweise für den Prozess: Durchgeführte Aktion, IP-Adresse, von der aus die Aktion durchgeführt wurde, Datum und Uhrzeit der Aktion, Von wo aus die Aktion durchgeführt wurde (Betriebssystem, Browser, Version).

‍Die elektronische Zustellung ist die beste Alternative, um den Nachweis der Zustellung in einem Gerichtsverfahren zu erbringen. Aus diesem Grund zählen dank Validated ID Unternehmen aus allen Sektoren und Abteilungen auf uns: Versicherungen, Banken, Anwaltskanzleien, HR, Finanzunternehmen, Agenturen usw., um den Erhalt der Informationen zu garantieren und unwiderlegbare rechtliche Beweise im Falle eines Konflikts zu liefern.

Fordern Sie eine persönliche 20-minütige Demo an, in der wir Ihnen zeigen, was E-Delivery beinhaltet, und all Ihre Fragen beantworten.