E-Delivery: comunicaciones certificadas de VIDsigner

Olvídate de las comunicaciones certificadas postales, tediosas y costosas, y del email convencional, tan poco fiable. Nuestro innovador sistema proporciona las garantías y validez legal necesarias gracias al envío de comunicaciones fehacientes.  

¿Qué es una comunicación fehaciente?

La comunicación fehaciente certifica el envío, el contenido del documento y la entrega al destinatario, en tiempo real y con validez legal. Ofrece un nivel de garantías similar a una notificación certificada en papel – como la carta certificada o el burofax.

Una herramienta fundamental para cualquier empresa de hoy que busca agilizar procesos y optimizar recursos mediante la digitalización.

Las comunicaciones fehacientes sirven para demostrar que un documento ha sido enviado y recibido correctamente y que su contenido no ha sufrido ningún tipo de alteración. Las comunicaciones fehacientes suelen utilizarse en situaciones en las que se le informa a un profesional sobre un cambio en sus condiciones contractuales o laborales, así como para el envío de facturas, presupuestos o reclamaciones de cobro.  

Es importante recurrir a una comunicación que pueda ser probada en casos como estos:

Cumplimiento normativo:

• RGPD – Reglamento General de Protección de Datos: política de tratamiento de datos y obtención del consentimiento expreso.
• Envío de información precontractual: pólizas de seguros, préstamos, contratos comerciales, etc.
• Gestión de notificaciones de Morosidad / Deuda: envío de notificaciones de impagos, notificaciones fehacientes a los deudores, inclusión fichero morosidad y sustitución del Burofax.
• Gestión de comunicaciones ERTEs/EREs: notificación fehaciente a empleados, sindicatos, etc.
• Societario: convocatorias, cambios en el accionariado, cumplimiento de pacto de socios, etc.

Registro de comunicaciones  en distintos ámbitos:

• Jurídico: notificaciones entre abogados, procedimientos judiciales, avisos, actas de procuradores, convocatorias de juntas, reclamaciones, notificación de resolución contractual, notificación de solicitud de modificación de contrato, notificación de requerimiento de pago extrajudicial, etc.
• RRHH: notificaciones de cambio de horario laboral o cambio salarial, notificación de recibo de la nómina, notificación de despido, canal de denuncias internas, contratos, etc.
• Comercial: envío de contratos y acuerdos, propuestas de precios, renovaciones, cancelaciones, notificación de cambio de titular, notificación de condiciones especiales de contratación, notificación de entrega de la documentación técnica postventa, etc.
• Aseguradoras: notificación de cancelación de servicios, pólizas, contratos, aviso de renovación de pólizas, notificación de rechazo de coberturas, reclamaciones de impagos, etc.
• Inmobiliarias: notificación de finalización del contrato de alquiler, notificación de impago, notificación de negociación prejudicial, etc.

La trazabilidad y el seguimiento son importantes por varias razones:

• Seguimiento para los documentos que requieren una respuesta. Si el destinatario aún no ha abierto el correo electrónico, puede optar por enviar un correo electrónico de seguimiento o hacer una llamada telefónica para asegurarse de que recibió el mensaje.
  
• Confirmación, para situaciones legales o contractuales para proporcionar evidencia de que el correo electrónico se envió y recibió, lo que puede ser importante en caso de disputas o procedimientos legales.
  
• Seguridad, para visualizar la ubicación o dispositivo y evitar una posible violación de seguridad o un acceso no autorizado a la cuenta de correo electrónico.

Es importante usar las herramientas de rastreo de correo electrónico de manera ética y en cumplimiento con las leyes y regulaciones de privacidad.

E-Delivery: comunicaciones certificadas de VIDsigner

Cada vez es más importante dejar constancia de que la comunicación ha sido hecha de manera fehaciente y para ello hay que escoger una plataforma segura y capaz de validar y monitorear este proceso de envío y recibo.  
Para ello, Validated ID, Prestador de Servicios de Confianza, ha desarrollado E-Delivery, una plataforma segura y económica que te ayuda a saber si una persona ha recibido un documento electrónico y que viene a reemplazar o complementar a los métodos más tradicionales y costosos como: una carta entregada a mano, un telegram, un burofax, un conducto notarial.

La mayor ventaja de la Notificación Electrónica Certificada que ofrece E-Delivery es que, debido a su sencillez de uso y bajo coste, pueden certificarse procesos con elementos probatorio con total validez legal que pueden ser utilizados en un juicio, aumentando la seguridad de los procesos y disminuyendo riesgos.‍

Ventajas más importantes de E-Delivery

• Plena validez legal en las comunicaciones certificadas. Podrá utilizarlo como prueba ante terceros, en un tribunal y otros lugares donde así sea preciso.
• Más económico que el tradicional burofax. Ahorro en gastos de envío y tramitación de documentos físicos.
• Custodia y certificación de los envíos.  
• No es posible modificar el contenido de los comunicados.
• Constancia comprobable del envío y acceso: entrega, contenido, fecha y hora de envío o recepción y constancia de acceso al documento.

Ventajas adicionales:  

• Simple. El proceso es muy sencillo, en pocos pasos (no más de 1 minuto) habrás enviado tu email certificado al destinatario pudiendo certificar además la recepción del mismo añadiéndole o no archivos adjuntos.
• Inmediato. Ahorro en tiempos de entrega de mensajes. El envío se realiza en el acto. La comunicación será entregada a su destinatario sin tener que esperar horas/días.
• Envío desde cualquier momento y lugar. El acceso a la plataforma es ilimitado y 100% online.  
• Sustentable. 100% online tanto el proceso como el comunicado, evitando así los papeleos.  

Panel de control E-Delivery

Desde el panel de inicio, el usuario puede visualizar todos los estados de envío y los siguientes datos:

• Nombre del documento
• Fecha y hora de envío
• Fecha y hora de vencimiento
• Destinatario
• Estado del documento
• Acciones:  Si la notificación ha sido enviada al Email, si el Email ha sido abierto, si el Email ha sido clicado, si el OTP(SMS) ha sido enviado, si la notificación ha sido abierta, si la notificación ha sido descargada, descargar evidencia: al hacer clic en esta opción se descargará un PDF con la evidencia que se tenga hasta el momento de la notificación, eliminar/enviar recordatorio.

E-Delivery demuestra que el destinatario ha recibido la notificación, que se ha accedido al contenido y que este no ha sido modificado desde el envío (fecha, hora, lugar y medio). Por otro lado, se puede integrar fácilmente con varias plataformas de gestión de flujos de trabajo, lo que facilita también toda la gestión documental de la empresa y está disponible en 7 idiomas: español, inglés, catalán, francés, alemán, holandés, portugués.  

Comunicaciones fehacientes con plena garantía jurídica

Validated ID es un Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado por la Unión Europea, regulado por el Reglamento eIDAS, que aporta seguridad y sencillez a los procesos de firma electrónica. Todos sus servicios están certificados por el ENS, ISO y HDS, y contribuyen a mejorar los procesos y a ofrecer la seguridad y confianza que necesitan las empresas y sus clientes.
Existe un marco legal común aplicable a todos los países de la UE, el Reglamento (UE) nº910/2014, que deberán cumplir todos los jueces, relativo a la identificación electrónica y servicios de confianza, conocido como eIDAS. Entre sus principales objetivos está el de garantizar que no se le denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a las comunicaciones electrónicas.

Las comunicaciones fiables de VIDsigner E-Delivery proporcionan una garantía en caso de disputa ya que certifican que el destinatario ha recibido una notificación electrónica. Es fácil de usar y mucho más conveniente y asequible. Este servicio es más rápido y eficiente que cualquier otro método tradicional basado en papel.

Informe de evidencias

El reporte de evidencias que certifica que el archivo ha sido entregado recoge toda la información necesaria para corroborar que el destinatario ha recibido el email, origen y fecha de envío, acceso al documento notificado, así como las acciones que ha realizado.Una de las otras diferencias significativas es que E-Delivery genera un informe de evidencias para que pueda ser consultado rápidamente y en el que se podrá visualizar lo siguiente:

- Notificación electrónica certificada: fecha y hora del envío de la notificación.
- Intervinientes: emisor, destinatario.  
- Información de la notificación: ID de entrega, nombre del documento, HASH del documento, ID del documento, asunto de la notificación, cuerpo del email.
- Evidencias del proceso: acción realizada, dirección IP desde donde se realizó la acción, fecha y hora de la acción desde donde se realizó la acción (Sistema Operativo, Navegador, Versión).

En definitiva, E-Delivery es la mejor alternativa a la hora de aportar evidencias de entrega en un proceso judicial. Por ello, gracias a Validated ID, empresas de todos los sectores y departamentos: compañías aseguradoras, entidades bancarias, despachos de abogados, RRHH, empresas financieras, gestorías, etc. cuentan con nosotros para garantizar la recepción de la información y aportar pruebas legales irrefutables en caso de conflicto.

Solicita una demostración personalizada de 20 minutos donde te mostraremos en qué consiste E-Delivery y resolveremos todas tus dudas.