Flokk, le leader du marché dans le domaine de la conception, du développement et de la production de solutions de mobiliers pour les environnements de travail modernes en Europe, peut se prévaloir de 40 ans d'histoire.
La société est leader dans le développement de meubles durables et s'est engagée à offrir des solutions de conception qui réduisent l'impact environnemental. La société vend les marques HÅG, Offecct, Giroflex, RH, Profim, 9to5 Seating, BMA, RBM et Malmstolen. Quelque 2500 collaborateurs travaillent ensemble pour susciter la passion et le dévouement pour le mobilier de travail.
L'intégration du service de signature électronique VIDsigner avec eurosignatur.de, a permis à Flokk de donner confiance et sécurité à ses clients dans le processus contractuel.
Améliorer l'expérience client avec gain de temps
Flokk était à la recherche d'une alternative à la signature traditionnelle des contrats de revendeurs qui moderniserait l'expérience client. Jusqu'à présent, beaucoup de papier devait être déplacé entre les deux parties contractantes, les délais postaux retardaient le processus et on ne savait souvent pas où et dans quel statut se trouvait le contrat. Cela a ralenti l'ensemble du processus de finalisation du contrat et rendu très difficile le suivi du statut dans le processus contractuel.
En plus de l'efficacité des processus, Flokk voulait réduire la dépendance aux processus basés sur le papier.
Simplifier le processus d'achat
Grâce à l'intégration du service de signature numérique VIDsigner avec eurosignatur.de de OPTANIUM, Flokk a gagné un avantage concurrentiel sur la concurrence, en utilisant une signature centralisée pour un usage interne au sein de l'entreprise et une signature à distance pour offrir confiance et sécurité à ses clients.
Voici comment se déroule le processus de signature du contrat chez Flokk :
- Les représentants des ventes négocient les conditions avec le contractant et entrent les conditions négociées en direct dans le système. Ceux-ci sont envoyés à votre superviseur pour la libération, automatiquement par l'intermédiaire de l'outil.
- Après la validation, les données du modèle de contrat sont automatiquement complétées et envoyées au client avec une signature à distance.
- Après la validation, les données du modèle de contrat sont automatiquement complétées et envoyées au client avec une signature à distance.
- Dès que le processus de signature du client terminé, le document est envoyé pour ratification au portail central des signatures du directeur général de Flokk.
- Après la contresignature par Flokk, le client reçoit une copie du contrat signé et l'original est automatiquement enregistré dans le système de stockage de fichiers.
Depuis la mise en œuvre du Système Flokk selon Philipp Dicke, Country Manager pour l'Allemagne et l'Autriche, a noté une réduction significative des temps de traitement. "Le travail avec OPTANIUM était à un très haut degré professionnel. Toutes nos exigences ont été satisfaites, et, malgré un timing difficile, la mise en œuvre a été effectuée à temps et dans le budget et notre équipe commerciale a très bien accepté le nouvel outil.
L'avantage de cet outil est que je peux voir à tout moment dans quel statut se trouvent les contrats respectifs.
La société gère la signature d'environ 600 contrats par an, de 40 à 50 pages chacun, et a acquis une vision plus claire du client et de l'état des négociations.
Avec les signatures électroniques de VIDsigner, Flokk peut conclure des contrats en temps opportun à tout moment, que ce soit depuis le bureau à domicile, le bureau ou en déplacement. Les délais postaux sont supprimés et le statut des négociations est accessible à tout moment.
Aujourd'hui, 97 % de ses contrats avec VIDsigner signé. Comment le PDG d'OPTANIUM de Marcel Brouillard souligne la facilité avec laquelle la solution de pointe peut être intégrée dans les flux de travail des clients. Cela a conduit Flokk à envisager l'exportation du modèle vers son réseau mondial de centres.
« L'Intégration entre OPTANIUM et les Signatures électroniques de VIDsigner est très simple. La signature numérique est devenue indispensable en moins d'un an et sera étendue à d'autres pays », a déclaré M. Dicke.
