Flokk, el líder del mercado en el sector de diseño, desarrollo y producción de soluciones de asientos para entornos de trabajo modernos en Europa, hace retrospectiva sobre sus 40 años de historia. La compañía es líder en el desarrollo de mobiliario sostenible y se compromete a proporcionar soluciones de diseño que reduzcan el impacto ambiental.
La empresa distribuye las marcas HÅG, Offecct, Giroflex, RH, Profim, 9to5 Seating, BMA, RBM y Malmstolen. Alrededor de 2.500 empleados trabajan conjuntamente para despertar la pasión y el entusiasmo por el mobiliario en el área de trabajo.
La integración del servicio de firma electrónica VIDsigner con eurosignatur.de, permitió a Flokk dar confianza a sus clientes y seguridad en el proceso contractual.
Mejora la experiencia del cliente y ahorra tiempo
Flokk buscaba una alternativa a la firma tradicional de contratos comerciales que modernizara la experiencia del cliente. Hasta ahora, había que mover mucho papeleo entre las dos partes contratantes, a lo que se añadían los tiempos de envío y a menudo no se sabía ¡dónde y en qué estado se encontraba un contrato en un momento dado. Esto ralentizaba el proceso general de conclusión de los contratos y dificultaba mucho el seguimiento del proceso contractual.
Además de ser eficiente en el proceso, Flokk quería reducir su dependencia de los procesos basados en papel.
Simplificación de los procesos de compra
Mediante la integración del servicio de firma digital VIDsigner con eurosignatur.de de OPTANIUM, Flokk se aseguró una ventaja competitiva respecto a la competencia mediante el uso de una firma centralizada para la utilización interna dentro de la empresa y de una firma remota para proporcionar confianza y seguridad a sus clientes.
Así es como funciona el proceso de firmas de contratos en Flokk:
· Los representantes comerciales negocian las condiciones con el socio contractual y especifican los términos negociados en tiempo real en el sistema. Estos se envían automáticamente al supervisor para obtener su aprobación a través de la herramienta.
· Después de la aprobación, los datos en el modelo del contrato se completan automática-mente y se envían al cliente con una firma remota.
· Una vez que el proceso de firma termina, el documento se envía al portal central de firmas del Director de Flokk para su ratificación.
· Después de la verificación por parte de Flokk, el cliente recibe una copia del contrato firmado y el original se almacena automáticamente en el sistema de almacenamiento de archivos.
Desde la implementación del sistema, según Philipp Dicke, Director General de Flokk en Alemania y Austria, Flokk ha experimentado una reducción significativa en los tiempos del proceso. «Trabajar con OPTANIUM fue de un nivel profesional muy alto. Se cumplieron todos nuestros requisitos, la implementación, a pesar de los momentos complejos, se llevó a cabo puntualmente y dentro del presupuesto, y nuestro equipo de ventas recibió muy bien a la nueva herramienta».
«La ventaja de esta herramienta es que puedo ver en cualquier momento en qué estado se encuentran los respectivos contratos».
La compañía gestiona la firma de alrededor de 600 contratos al año, de 40 a 50 páginas cada uno, y ha adquirido una visión más clara de los clientes y del estado de las negociaciones.
Con las firmas electrónicas de VIDsigner, Flokk puede firmar contratos rápidamente en cualquier momento, ya sea desde la sede central, desde la oficina o en cualquier lugar. No hay más plazos de espera por envíos y el estado de las negociaciones es visible en cualquier momento.
Hoy en día, el 97% de sus contratos son firmados con VIDsigner. Según enfatiza Marcel Nebel, el CEO de OPTANIUM, es muy fácil integrar la solución de última generación en los procesos laborales de los clientes. Esto ha motivado a Flokk a considerar la exportación del modelo a su red mundial de centros.
«La integración entre OPTANIUM y las firmas electrónicas de VIDsigner es muy simple. La firma digital se ha vuelto indispensable en menos de un año y se extenderá a otros países». , dijo el Sr. Dicke.
