Flokk, der Marktführer im Bereich Design, Entwicklung und Produktion von Sitzlösungen für moderne Arbeitswelten in Europa, blickt auf eine 40-jährige Geschichte zurück. Das Unternehmen ist führend in der Entwicklung von nachhaltigen Möbeln und hat sich verpflichtet, Designlösungen anzubieten, die Umweltbelastung reduzieren.
Das Unternehmen vertreibt die Marken HÅG, Offecct, Giroflex, RH, Profim, 9to5 Seating, BMA, RBM und Malmstolen. Rund 2500 Mitarbeiter arbeiten gemeinsam daran, Leidenschaft und Hingabe für die Arbeitsplatzausstattung zu wecken.
Die Integration des e-Signatur Service VIDsigner mit eurosignatur.de, ermöglichte es Flokk, ihren Kunden Vertrauen und Sicherheit im Vertragsprozess zu geben
Verbessern des Kundenerlebnisses mit Zeitersparnis
Flokk war auf der Suche nach einer Alternative zur traditionellen Unterschrift für die Händlerverträgen, die das Kundenerlebnis modernisieren würde. Bisher musste sehr viel Papier zwischen beiden Vertragsparteien hin- und herbewegt werden, die Postlaufzeiten kamen hinzu und man wusste oft nicht, wo und in welchem Status sich der Vertrag gerade befindet. Dies verlangsamte den Gesamtenprozess der Vertragsschließung und machte es sehr schwierig, den Status im Vertragsprozess nachzuverfolgen.
Neben der Prozesseffizient wollte Flokk die Abhängigkeit von papierbasierten Prozessen verringern.
Vereinfachung des Einkaufsprozesses
Durch die Integration des digitalen Signatur Service VIDsigner mit eurosignatur.de von OPTANIUM, verschaffte sich Flokk einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz, indem es eine zentralisierte Signatur für den internen Gebrauch innerhalb des Unternehmens und eine Fernsignatur verwendet, um seinen Kunden Vertrauen und Sicherheit zu bieten.
So läuft der Prozess der Vertragsunterzeichnung bei Flokk:
- Vertriebsmitarbeiter verhandeln die Konditionen mit dem Vertragspartner und geben die verhandelten Konditionen live in das System ein. Dieses werden an ihren Vorgesetzten zur Freigabe gesendet, automatisch über das Tool.
- Nach Freigabe werden die Daten in der Vertragsvorlage automatisch vervollständigt und mit einer Fernsignatur an den Kunden gesendet.
- Sobald der Unterschriftsprozess beim Kunden abgeschlossen ist, wird das Dokument zur Ratifizierung an das zentrale Unterschriftenportal des Geschäftsführers von Flokk gesendet.
- Nach Gegenzeichnung durch Flokk erhält der Kunde eine Kopie des unterschriebenen Vertrages und das Original wird automatisch im Dateiablage-System gespeichert.
Seit der Implementierung des Systems hat Flokk laut Philipp Dicke, Country Manager Deutschland & Österreich, eine deutliche Reduzierung der Prozesszeiten festgestellt. "Die Arbeit mit OPTANIUM war auf einem sehr hohem professionellen Grad. Alle unsere Anforderungen wurden erfüllt, die Implementierung, trotz eines herausfordernden Timings, wurde pünktlich und innerhalb des Budgets durchgeführt und unser Vertriebsteam nahm das neue Tool sehr gut an.
Der Vorteil an diesem Tool, ich kann jederzeit sehen in welchem Status die jeweiligen Verträge sich befinden
Das Unternehmen verwaltet die Unterzeichnung von rund 600 Verträgen pro Jahr, von jeweils 40 bis 50 Seiten, und hat einen klareren Blick auf den Kunden und den Stand der Verhandlungen gewonnen. Mit den elektronischen Signaturen von VIDsigner kann Flokk jederzeit zeitnah Verträge abschließen, egal ob aus dem Homeoffice, dem Büro oder von unterwegs. Keine Postlaufzeiten mehr und der Status der Verhandlungen ist jederzeit einsehbar.
Heute werden 97% seiner Verträge mit VIDsigner unterzeichnet. Wie OPTANIUM-CEO Marcel Nebel betont die Leichtigkeit, mit der die hochmoderne Lösung in die Arbeitsabläufe der Kunden integriert werden kann. Sie hat Flokk dazu veranlasst, den Export des Modells in sein weltweites Netzwerk von Zentren in Betracht zu ziehen.
"Die Integration zwischen OPTANIUM und den elektronischen Signaturen von VIDsigner ist sehr einfach. Die digitale Signatur ist in weniger als einem Jahr unverzichtbar geworden und wird auf weitere Länder ausgeweitet”, so Herr Dicke.
