Grâce à l’implantation de la signature biométrique VIDsigner réalisée par Peakway et son intégration avec GADD Grupo Meana, un pas de plus vers la transformation des administrations publiques s’opère.
Les mairies de Salou et Manlleu sont deux adminis-trations de Catalogne de respectivement 27.000 et 20.000 habitants avec plus de 20 ans d’histoire insufflant activement la gestion administrative électronique. Un engagement clé dans leur gestion a été d’incorporer les moyens nécessaires pour améliorer l’attention aux citoyens, facilitant aux concitoyens de pouvoir faire leur démarches présentielles de manière plus rapide.
La technologie a été un élément indispensable pour transformer les services aux citoyens sans manquer de ressources; au sein de leur projet des “Bureaux Sans Papier”.
LE DEFI: Amener la digitalisation aux citoyens qui préfèrent l’attention présentielle
Le modèle traditionnel des points d’attention aux citoyens requérait de maintenir la qualité présentielle et d’éliminer la barrière technologique pour les citoyens plus habitués au papier.
L’objectif principal de la Mairie de Salou se concentrait sur l’accompagnement du citoyen dans l’enregistrement, éliminant la génération du format papier dans l’Administration.
“Nous avions peur que cela augmente le temps moyen d’assistance dans les Bureaux de Services Citoyens, mais l’accompagnement initial de l’utilisateur a facilité en grande partie son adoption”.
Jesús Redón Diez-Canseco, Chef de Section de Système d’Information
Pour la municipalité de Manlleu, qui a déjà obtenu en 2009 le prix de la meilleure initiative de signature électronique par CATCert, il s’agissait d’avancer dans la promotion des « Bureaux sans papier » se rapprochant de cette part importante de la population plus familiarisée avec le face à face.
"Le principal défi était d’incorporer depuis le début des systèmes d’identification et de signature électronique biométrique (tablettes) afin qu’ils arrivent à l’ensemble de la population, économisant du papier et du temps dans les démarche administratives sans affecter l’attention aux citoyens".
Mª Carme Noguer, Mairie de Manlleu Coordinatrice de Organisation, Personnes y Administration Electronique
LA SOLUTION: Intégrer la signature électronique présentielle de manière facile et transparente
Dans sa précédente analyse, et en tant que partenaire de Validated ID, le groupe Peakway a envisagé d’intégrer la solution de signature électronique au sein du gestionnaire des dossiers du Groupe Meana pour faciliter l’incorporation de n’importe quelle demande, démarche ou écrit au sein d’un système qui facilitera le dossier électronique 100% digital.
Pour María Carme Noguer, Coordinatrice de Organisation, Personnes y Administration Electronique à la Mairie de Manlleu, c’est ce qui rendit la procédure assez simple: « N’importe quelle démarche présentielle du citoyen s’incorpore maintenant directement à son dossier électronique, avec toutes les garanties d’identification et de signatures valides, et de manière agile et rapide. »
Dans le cas de Salou, ils font également remarquer qu’il s’agit d’une procédure “transparente” avec l’utilisateur final, qui n’affecte pas au fonctionnement normal de la gestion des dossiers à proprement parlé. Dans le cas de Salou, qui a obtenu en 2017 et 2018 la reconnaissance de l'Administració Oberta par le Consorci AOC pour son évolution en termes d'administration électronique, ils soulignent également qu'il s'agissait d'un processus "transparent" avec l'utilisateur final, qui n'a pas affecté changements majeurs dans le fonctionnement normal du gestionnaire de fichiers lui-même.
"Les bons résultats, ajoutés à la possibilité d'utilisation de la signature biométrique, nous encouragent à poursuivre la transformation numérique, en favorisant la réduction de l'utilisation du papier".
Jesús Redón, Chef de la section des systèmes d'information de la Mairie de Salou
LE RESULTAT: Intégrer la signature électronique présentielle de manière facile et transparente
Les résultats immédiats ont permis d’éviter la destruction de multiples documents en papier, ainsi que l’impact conséquent sur les heures et temps du personnel pour scanner et archiver, en plus d’une meilleure valorisation du service de la part des citoyens. Comme le fait remarquer Maria Carme Noguer, avec le nouveau système les personnes qui se rendent aux Bureaux de Services aux Citoyens, passent leur demande, la signe sur la tablette et celle-ci est automatiquement ajouter à la gestion des dossiers, « sans aucune perte de temps ou intervention manuelle ».
Les deux municipalités espèrent pouvoir étendre l’usage de la signature biométrique à plus de services, comme ceux, par exemple, du domaine des ressources humaines pour digitaliser les relations professionnelles.
Pour Xavier Sancliment, fondateur de Peakway et partenaire de Validated ID:
« Le défi d’un projet de transformation digitale réside dans le temps et l’agilité »
Dans le cas de ces deux municipalités, un plan de route a pu être établi avec des actions à court terme réussies, qui augurent plus d’opportunités pour ces municipalités souhaitant mener de nouvelles initiatives.
