Durch die von Peakway durchgeführte Implementierung der biometrischen Signatur VIDsigner und deren Integration in die Lösungen der GADD Grupo Meana wird ein zukunftsweisender Schritt in den öffentlichen Verwaltungen gemacht.
Bei den Stadtverwaltungen von Salou und Manlleu handelt es sich um zwei katalanische Verwaltungen mit 27.000 bzw. 20.000 Einwohnern, die sich beide seit bereits mehr als 10 Jahren aktiv für eine elektronische Verwaltung einsetzen. Das Ziel bestand stets darin, die notwendige Technologie zur Verbesserung des Services zu implementieren, welche es den Einwohnern ermöglichen sollte, jegliche Behördengänge, für die ein persönliches Erscheinen erforderlich ist, schneller und einfacher zu erledigen.
Dank der modernen Technologie waren die Verwaltungen im Rahmen des Projekts “Paperless Offices” in der Lage, die Prozesse in den Bürger.mtern effizienter zu gestalten, ohne Ressourcen zu erschöpfen.
DIE HERAUSFORDERUNG: Die Digitalisierung den Bürgern, die eine persönliche Betreuung bevorzugen, näher bringen
Es musste sichergestellt werden, dass die Qualität weiterhin der der traditionellen persönlichen Betreuung entsprach und zudem bestand die Notwendigkeit, die technologische Barriere für die Bürger zu beseitigen, die an den Papierprozess gewöhnt waren.
Das Hauptziel der Stadtverwaltung von Salou war es, die Bürger bei der ersten Begegnung mit dem elektronischen System zu begleiten.
„Wir waren anfänglich besorgt, dass die durchschnittliche Zeit, die wir pro Einwohner in den Bürger.mtern benötigen, ansteigen würde, jedoch hat die anfängliche Begleitung der Einwohner deren Einführung in die neue Technologie erheblich erleichtert".
Jesús Redón Diez-Canseco, Leiter der Abteilung Informationssysteme
Die Stadtverwaltung von Manlleu, die 2009 mit dem Preis für die beste Initiative zur elektronischen Signatur von CATCert, der katalanischen Agentur für Zertifikationen, ausgezeichnet wurde, fokussierte sich darauf, den Einwohnern, die eher mit persönlichen Kontakt vertraut waren, mitzuteilen, wie notwendig es war, sich der Umwelt zuliebe vom Papier zu verabschieden.
„Die größte Herausforderung bestand darin, von Anfang an Systeme zur Identifikation und zur Erfassung der biometrischen elektronischen Signatur (Tablets) zu integrieren, um Papier und Zeit in der administrativen Abwicklung zu sparen, und dabei nicht den Service für unsere Einwohner zu beeinträchtigen".
Mª Carme Noguer, Stadtverwaltung Manlleu Koordinatorin für Organisation, Menschen und elektronische Verwaltung
DIE LÖSUNG: Einfache und transparente Integration der elektronischen Unterschrift für Face-to-Face Szenarien
Aufgrund einer vorherigen Analyse und der Partnerschaft mit Validated ID, entschied sich die Peakway-Gruppe, die elektronische Signaturlösung in den Dateimanager von GADD Grupo Meana, einem Tech-Pionier u. a. im Bereich der Bürger.mter, zu integrieren. Das Ziel war es, ein System zu kreieren, dass die Prozesse von Anfragen und Verfahren erleichtert und zu 100% digitalisiert.
Laut Mª Carme Noguer, Koordinatorin für Organisation, Menschen und elektronische Verwaltung der Stadtverwaltung Manlleu, vereinfachten sich die Abläufe immens. „Alle Verfahren, für die die Bürger persönlich erscheinen müssen, werden nun direkt in deren elektronische Akte abgelegt, inklusive Identifikationsnachweisen und der elektronischen Unterschrift - unglaublich einfach und schnell".
Auch die Verantwortlichen im spanischen Salou sind mit der Integration sehr zufrieden. Ihren Angaben zufolge handelt es sich um einen "transparenten" Prozess für den Bürger, der den normalen Betrieb des Dateimanagers nicht mit wesentlichen Änderungen beeinträchtigte.
„Die hervorragenden Ergebnisse gepaart mit den Nutzungsmöglichkeiten der biometrischen Signatur, bestärken uns darin, die digitale Transformation fortzusetzen und den Papierverbrauch weiter zu reduzieren".
Jesús Redón, Stadtverwaltung Salou Leiter der Abteilung für Informationssysteme
DAS ERGEBNIS: Einfache und transparente Integration der elektronischen Unterschrift für Face-to-Face-Szenarien
Dank der positiven Ergebnisse war die Abschaffung mehrerer Dokumente in Papierform möglich. Dies führte einerseits zu einer Reduzierung des Arbeitsaufwands für das Scannen und Archivieren, und andererseit zu einer gesteigerten Zufriedenheit der Bürger mit dem erhaltenen Service. Wie Mª Carme Noguer betont, können die Bürger nun mittels des neuen Systems ihren Antrag stellen und ihn direkt auf dem Tablet unterschreiben, bevor er automatisch in deren elektronische Akte integriert wird, ohne jeglichen Zeitverlust oder manuelle Bearbeitung.
Beide Stadtverwaltungen hoffen nun, den Einsatz der biometrischen Signatur auf weitere Abteilungen und Abläufe ausdehnen zu können, wie zum Beispiel die Digitalisierung der Personaldokumente in Human Resources.
Für Xavier Sancliment, Gründer von Peakway und Partner von Validated ID, liegt die Herausforderung eines digitalen Transformationsprojekts in Zeit und Agilität.
Für beide Gemeinden wurde eine Roadmap mit sehr erfolgreichen kurzfristigen Maßnahmen erstellt, die ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten, neue Initiativen zu starten, versprechen.
