Gracias a la implantación de la firma biométrica VIDsigner realizada por Peakway y su integración con GADD Grupo Meana se consigue un paso más en la transformación de las administraciones públicas.
Los ayuntamientos de Salou y Manlleu son dos administraciones de Cataluña de 27.000 y 20.000 habitantes respectivamente con más de 10 años de historia impulsando activamente la gestión administrativa electrónica. Un compromiso clave de su gestión ha sido incorporar los medios necesarios para mejorar la atención al ciudadano, facilitando que los vecinos pudieran tramitar de manera más rápida sus gestiones presenciales.
La tecnología ha sido un elemento indispensable para transformar la atención ciudadana sin agotar recursos, dentro de su proyecto de Oficinas Sin Papel.
EL RETO: Acercar la digitalización a los ciudadanos que prefieren la atención presencial
El modelo tradicional de punto de atención al público necesitaba mantener la calidad presencial y eliminar la barrera tecnológica para ciudadanos/as más acostumbrados al proceso del papel.
El objetivo principal del Ayuntamiento de Salou se centraba en acompañar al ciudadano/a en el registro de entrada, eliminando la generación del formato papel en la Administración.
“Nos preocupaba que pudiera aumentar el tiempo medio de atención en las Oficinas de Atención Ciudadana, pero el acompañamiento inicial al usuario facilitó en gran medida su adopción”.
Jesús Redón Diez-Canseco, Jefe de Sección de Sistemas de Información
Para el consistorio de Manlleu, que ya obtuvo en 2009 el premio a la mejor iniciativa de firma electrónica por CATCert, se trataba de avanzar en el impulso a las oficinas sin papel acercándose a esa parte importante de la población que está más familiarizada con el cara a cara.
"El principal desafío era incorporar desde el inicio sistemas de identificación y de firma electrónica biométrica (tablets) que llegarán al conjunto de la población, ahorrando papel y tiempo en la tramitación administrativa sin afectar la atención ciudadana".
Mª Carme Noguer, Coordinadora de Organización,Personas y Administración Electrónica Ayuntamiento Manlleu
LA SOLUCIÓN: Integrar la firma electrónica presencial de manera fácil y transparente
En su análisis previo, y como partner de Validated ID, el grupo Peakway se planteó integrar la solución de firma electrónica dentro del gestor de expedientes del Grupo Meana para facilitar la incorporación de cualquier petición, trámite o escrito dentro de un sistema que facilitara el expediente electrónico 100% digital.
Para Mª Carme Noguer, esto hizo que el procedimiento se hiciera bastante simple. «Cualquier trámite presencial del ciudadano se incorpora ahora directamente a su expediente electrónico, con todas las garantías de identificación y firma válidas, y de forma ágil y rápida».
En el caso de Salou, que ha obtenido en 2017 y 2018 reconocimientos de Administració Oberta por el Consorci AOC por su evolución en materia de administración electrónica, destacan también que se trató de un proceso “transparente”con el usuario final, que no afectó con grandes cambios al funcionamiento normal del propio gestor de expedientes.
«Los buenos resultados sumados a la posibilidad de usos de la firma biométrica, nos animan a seguir con la transformación digital, impulsando la reducción en el uso de papel».
Jesús Redón, Jefe de Sección de Sistemas de Información Ayuntamiento Salou
LOS RESULTADOS: Integrar la firma electrónica presencial de manera fácil y transparente
Los resultados inmediatos han permitido evitar la destrucción de múltiples documentos en papel, con el consiguiente impacto en tiempo del personal para el escaneo y archivo, además de una mejora en la valoración del servicio por parte de los vecinos.
Como destaca Mª Carme Noguer, con el nuevo sistema las personas que se acercan a la Oficina de Atención Ciudadana formulan su solicitud, la firman sobre la tablet y automáticamente se incorpora a la gestión de expedientes, “sin ninguna pérdida de tiempo o intervención manual”.
Ambos consistorios esperan ahora poder extender el uso de la firma biométrica a más departamentos, como son por ejemplo las áreas de Recursos Humanos para digitalizar las relaciones laborales.
Para Xavier Sancliment, fundador de Peakway y partner de Validated ID:
«El reto de un proyecto de transformación digital está en el tiempo y la agilidad».
En el caso de ambos municipios, se ha conseguido llevar a término una hoja de ruta con acciones a corto término muy exitosas, que auguran más oportunidades para estos municipios de liderar nuevas iniciativas
