Chaque jour les entreprises font face à une grande quantité de documentation qui doit être échangée et signée entre différentes parties, c’est le cas par exemple des contrats de travail, polices diverses, prestations, fiches de paie, cessions de responsabilités, bail, etc. D’un autre côté, il existe un besoin de s’adapter à la transformation numérique, sans que cela suppose un grand investissement, que ce soit de temps, d’argent, de ressources et de personnes.
Dans ce post, nous aimerions expliquer comment l’Hôpital Sant Joan de Déu a décidé d’utiliser la signature électronique VIDsigner, ainsi que son intégration avec le programme de gestion de Ressources Humaines Integrho – grâce à notre partenaire Peakway – pour faciliter la signature des contrats de ses professionnels, et ainsi améliorer son efficacité.
Le parc hospitalier avait besoin d’accélérer la signature de contrats et son département de Ressources Humaines se trouvait devant un double défi : d’un côté, la grande quantité de documents accumulés qui attendaient une signature ; et de l’autre, l’espace énorme qu’occupait de plus en plus l’archive physique.
“Nous voulions optimiser les ressources de nos départements et ouvrir ainsi la voie à la transformation pour mieux prendre soins de nos employés”, explique Xavier Magrans, directeur des Ressources Humaines du Complexe Hospitalier Sant Joan de Déu.
Étant une institution de plus de 2.300 professionnels – qui fonctionne 24h sur 24h et les 365 jours de l’année - avec des postes de nuit et de week-end, les personnes qui travaillaient dans ces équipes devaient toujours se rendre au siège pour réaliser la signature des contrats de manière présentielle, ce qui ralentissait énormément les procédures. De plus, le parc dispose d’un réseau de centres répartit dans tout le pays, ce qui complique aussi la gestion des documents, en raison de la dispersion géographique du personnel.
Avec la mise en marche de la signature numérique, le Parc Sanitaire Sant Joan de Déu a réussi à ce que 95% de la documentation de l’hôpital soit signée à distance en moins de 48h. 99% des employés n’a plus besoin d’aller au département RH pour renouveler son contrat, et plus de 800 documents par mois, de 4 pages en moyenne, ont été numérisés, ce qui équivaut à environ 72 caisses de papier par an.
Comment le Parc Sanitaire de Sant Joan de Déu a t’il mit en place la signature numérique dans son département de Ressources Humaines?
Le Parc hospitalier a misé pour gagner en rapidité, sécurité et adaptabilité on line. D’un côté, les nouveaux recrutés réalisent la première signature du contrat en présentiel, au moyen de la signature numérique Biométrique avec tablette. Les renouvellements et changements de contrat, etc. sont couverts avec la signature numérique à distance. Cette option permet une agilité, ainsi qu’une sécurité, grâce à la double validité par courrier électronique et OTP (One Time Password) que le personnel reçoit dans le dispositif qu’ils ont choisi. Pour le département de RH toute la procédure de travail a réussi à être numérisée, et pour les employés, la signature est devenue très commode puisqu’il n’y a besoin que d’un simple clic.
Procédure pour la signature d’un document en papier
Procédure de signature de documents numérisés
Le mélange des deux types de signatures électroniques s’est transformé en une meilleure satisfaction des employés, du département, et une augmentation de l’efficacité de l’hôpital en lui-même, qui a pu ainsi donner un nouvel usage aux salles qui étaient destinées avant aux archives en papier.
“Il faut avouer que c’est une de ces choses, une fois mise en place, ou on se demande : Comment avons- nous put vivre autant de temps sans une chose aussi simple que la signature, un smartphone, et son intégration à notre programme ?”, souligne Magrans.
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La signature électronique des contrats dans le Parc Hospitalier Sant Joan de Déu, une action avant-gardiste dans le secteur:
L’engagement d’innovation du Parc Hospitalier Sant Joan de Déu n’en finit pas là. Après s’être rendu compte des bienfaits de la signature électronique dans son département de Ressources Humaines, son plan de numérisation s’étend déjà aux services administratifs, au portail de l’employé et à la gestion des dossiers.
VIDsigner facilite la gestion des contrats de travail (ainsi que des contrats de mise à disposition, la signature de fiche de paie ou les bons de travail) de manière totalement électronique à travers de signature biométrique centralisée, à distance ou un mélange d’elles, qui s’adapte, grâce aux systèmes hybrides, aux environnements de mobilité les plus exigeants, sans même avoir besoin de connexion.
La signature électronique est la solution la plus efficace aux problèmes opérationnels traditionnels des compagnies, puisqu’elle permet :
- Réduire le temps des autorisations et des coûts de personnel.
- Réduire l’impact environnemental et les coûts d’impression, d’envoi, de scan ainsi que de gestion de multiples copies de documents en papier.
- Fermer des transactions à n’importe quel moment et depuis n’importe quel dispositif.
- Protéger les documents devant de possibles vulnérabilités et éliminer l’espace d’archive physique.
- Réduire le risque d’erreurs humaines, comme la duplication ou modification des documents.
- Améliorer l’expérience de l’utilisateur.
Si vous étudiez la possibilité d’utiliser la solution de la signature électronique, vous pouvez nouscontacter pour recevoir de plus amples informations et ainsi savoir comment nous pouvons aider votre entreprise.
