Diariamente las empresas se enfrentan a una alta cantidad de documentación que debe ser intercambiada y firmada entre diferentes partes, como es el caso de contratos laborales, pólizas, nóminas, cesiones de responsabilidad, contratos de arrendamiento, etc. Por otro lado, existe una necesidad de adaptarse a la transformación digital sin que suponga una gran inversión de tiempo, dinero, recursos y personas.
En este post, queremos explicar cómo Parc Sanitari Sant Joan de Déu optó por utilizar la firma electrónica de VIDsigner y su integración con el programa de gestión de Recursos Humanos Integrho – gracias a nuestro partner Peakway – para facilitar la firma de contratos de sus profesionales y optimizar su eficiencia.
El complejo sanitario necesitaba agilizar la firma de contratos y su departamento de Recursos Humanos se encontraba ante un doble reto: por un lado, la gran cantidad de documentos que se acumulaban a la espera de una firma; por otro, la cantidad de espacio que iba ocupando cada vez el archivo físico de papel.
“Queríamos optimizar los recursos de nuestros departamentos y abrir camino a la transformación para cuidar mejor a nuestros empleados”, explica Xavier Magrans, director de Recursos Humanos del Parc Sanitari Sant Joan de Déu.
Al ser una institución con más de 2.300 profesionales – que funciona las 24 horas y 365 días al año – con turnos de noche o fines de semana, el equipo que trabajaba en estos turnos debía acudir siempre a la central para realizar la firma de contratos de manera presencial, lo que retrasaba enormemente los procesos. Además, el complejo dispone de una red de centros distribuida por todo el país, lo que complicaba también la ratificación de documentos debido a la dispersión geográfica del personal.
Con la puesta en marcha de la firma digital, el Parc Sanitari Sant Joan de Déu ha conseguido que el 95% de la documentación del hospital se firme ya de manera remota en menos de 48 horas. El 99% de los empleados no tiene ya por qué pasar por el departamento de RRHH para renovar su contrato y se han digitalizado más de 800 documentos al mes con una media de 4 páginas, lo que antes equivalía a unas 72 cajas de papel al año.
¿Cómo implementó el Parc Sanitari Sant Joan de Déu la firma digital en su departamento de Recursos Humanos?
El complejo sanitario apostó por asegurar rapidez, seguridad y adaptabilidad de manera online. Por un lado, las nuevas contrataciones realizan la firma de su primer contrato de manera presencial mediante la firma digital Biométrica sobre tablet. Las renovaciones y cambios de contrato, etc., se cubren con la firma digital remota. Esta opción permite agilidad y seguridad gracias a la doble validación vía correo electrónico y OTP (One Time Password) que el personal recibe en el dispositivo elegido. Para el departamento de RRHH se ha conseguido digitalizar todo el proceso de trabajo, y para los trabajadores, el proceso de firma se ha hecho tan cómodo como seguir unos sencillos clicks.
Proceso para firmar un documento en papel
Proceso de firma de documentos digitales
La combinación de los dos tipos de firmas electrónicas ha revertido en una mayor satisfacción de los empleados, el departamento, y un aumento de la eficiencia para el mismo centro, que ha podido liberando para un nuevo uso muchas de las salas que antes se utilizaban para el archivo de papel.
“La verdad que es de esas cosas que después que las pones en marcha te preguntas: ¿Cómo hemos podido vivir tantos años sin algo tan sencillo como es la firma, un smartphone, y su integración en nuestro programa?”, destaca Magrans.
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La firma electrónica de contratos en el Parc Sanitari Sant Joan de Déu, una acción pionera en el sector sanitario
El compromiso de innovación del Parc Sanitari Sant Joan de Déu no acaba aquí. Después de comprobar los beneficios de la firma electrónica en su departamento de Recursos Humanos, su plan de digitalización se extiende ya a los servicios administrativos, el portal del empleado y a la gestión de expedientes.
VIDsigner facilita la gestión de los contratos de trabajo (así como contratos de puesta a disposición, la firma de nóminas o los partes de trabajo) de manera totalmente electrónica a través de la firma biométrica, centralizada, remota o una combinación de ellas gracias a los sistemas híbridos que se adapta a los entornos de movilidad más exigentes e incluso sin necesidad de conexión.
La firma electrónica es la solución más eficiente a los problemas operativos tradicionales de las compañías, ya que permite:
- Reducir los tiempos de aprobación y costes de personal.
- Reducir el impacto medioambiental y los costes de impresión, envío, escaneo y gestión de múltiples copias de documentos en papel.
- Cerrar transacciones en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
- Proteger los documentos ante posibles vulnerabilidades y eliminar espacio de archivo físico.
- Reducir el riesgo de errores humanos, como la duplicación o alteración del propio documento.
- Mejorar la experiencia de usuario.
Si estás evaluando soluciones de firma electrónica, puedes contactarnos para recibir más información sobre cómo podemos ayudar a tu organización.
