Jeden Tag werdenUnternehmen mit einer großen Menge an Dokumenten konfrontiert, die zwischenverschiedenen Parteien ausgetauscht und unterzeichnet werden müssen, wie z.B. Arbeitsverträge,Richtlinien, Gehaltslisten, Verantwortungszuweisungen, Mietverträge usw. Auf der anderen Seite besteht auch die Notwendigkeit, sich an die digitaleTransformation anzupassen, ohne dabei große Investitionen in Bezug auf Zeit,Geld, Ressourcen und Menschen zu tätigen.
In diesem Beitragmöchten wir erläutern, wie sich der Parc Sanitari Sant Joan de Déu - dank unseresPartners Peakway - für den Einsatz der elektronischen Unterschrift von VIDsigner und derenIntegration in das Personalverwaltungs programm Integrho entschieden hat, umdie Vertragsunterzeichnung durch seine Fachleute zu erleichtern und ihreEffizienz zu optimieren.
DerGesundheitskomplex benötigte eine Beschleunigung der Vertragsunterzeichnung,und seine Personalabteilung stand vor einer doppelten Herausforderung:Zum einen die große Anzahl von Dokumenten, die sich ansammelten und auf eineUnterschrift warteten, zum anderen der Platz, den das physische Papier archivjeweils beanspruchte.
"Wir wollten die Ressourcenunserer Abteilungen optimieren und den Weg für eine Transformation ebnen, umunsere Mitarbeiter besser zu betreuen", erklärt XavierMagrans, Personaldirektor des Parc Sanitari Sant Joan de Déu.
Als eine Institutionmit mehr als 2.300 Fachkräften, die 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr mitNacht- oder Wochenendschichten arbeiten, musste das Team, das in diesenSchichten arbeitet, immer zum Hauptquartier gehen, um die Verträge persönlichzu unterzeichnen, was die Prozesse stark verzögerte. Darüber hinaus verfügteder Komplex über ein Netz von über das ganze Land verteilten Zentren, wasebenfalls die Ratifizierung von Dokumenten aufgrund der geographischen Streuungdes Personals erschwerte.
Mit der Einführungder digitalen Signatur ist es dem Parc Sanitari Sant Joan de Déu gelungen,95% der Dokumentation des Krankenhauses in weniger als 48 Stunden aus der Fernezu unterzeichnen. Neunundneunzig Prozent der Mitarbeiter müssen nicht mehr diePersonalabteilung durchlaufen, um ihren Vertrag zu verlängern, und mehr als 800 Dokumente pro Monat wurden mit einem durchschnittlichen Umfang von 4 Seitendigitalisiert, was früher etwa 72 Kartons Papier pro Jahr entsprach.
Wie hat der Parc Sanitari Sant Joan de Déu die digitale Signatur in seinerPersonalabteilung eingeführt?
DerGesundheitskomplex hat sich dafür entschieden, Geschwindigkeit, Sicherheit und Anpassungsfähigkeit online zu gewährleisten. Einerseits unterschreiben dieneuen Mitarbeiter ihren ersten Vertrag persönlich mit Hilfe der digitalen Signatur Biometrics auf einem Tablett. Die Vertragsverlängerungen und -änderungenusw. werden mit der digitalen Fernsignatur abgedeckt. DieseOption ermöglicht Agilität und Sicherheit dank der doppelten Validierung perE-Mail und OTP (One Time Password), die das Personal auf dem gewählten Geräterhält. Für die Personalabteilung wurde der gesamte Arbeitsprozessdigitalisiert, und für die Mitarbeiter ist der Unterschriftenprozess so bequemwie ein paar einfache Klicks geworden.
Verfahren zum Unterzeichnen einesPapierdokuments
Verfahren zur Signatur digitalerDokumente
Die Kombination der beiden Arten von elektronischen Signaturen hat zu einerhöheren Zufriedenheit der Mitarbeiter, der Abteilung, und zu einer gesteigertenEffizienz derselben Einrichtung geführt, die viele der zuvor für die Papierarchivierunggenutzten Räume für eine neue Nutzung freigeben konnte.
"Die Wahrheit ist, dass mansich, nachdem man sie in Gang gesetzt hat, fragt: Wie konnten wir so vieleJahre lang ohne so etwas Einfaches wie eine Unterschrift, ein Smartphone undseine Integration in unser Programm leben", betont Magrans.
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Die elektronische Unterzeichnung von Verträgen im Parc Sanitari Sant Joande Déu, eine bahnbrechende Aktion im Gesundheitssektor.
Der Einsatz des Parc Sanitari Sant Joan de Déu für Innovation endet hiernicht. Nachdem die Vorteile der elektronischen Signaturen in derPersonalabteilung erkannt wurden, dehnt sich der Digitalisierungsplan nun aufdie Verwaltungsdienste, das Mitarbeiterportal und die Dateiverwaltung aus.
VIDsigner erleichtert dieVerwaltung von Arbeitsverträgen (wie auch vonBereitstellungsverträgen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Arbeitsberichten)auf vollständig elektronische Weise durch biometrischeUnterschrift, zentralisiert, aus der Ferne oder eine Kombinationdavon, dank hybrider Systeme, die sich an die anspruchsvollstenMobilitätsumgebungen anpassen und sogar ohne Verbindung auskommen.
- Reduzieren Sie Genehmigungszeiten und Personalkosten.
- Reduzieren Sie die Umweltbelastung und die Kosten in Bezug auf dasDrucken, Versenden, Scannen und die Verwaltung mehrerer Kopien vonPapierdokumenten.
- Schließen Sie Transaktionen zu jeder Zeit und von jedem Gerät aus.
- Schützen Sie Dokumente vor potenziellen Sicherheitslücken und eliminierenSie physischen Dateiplatz.
- Reduzieren Sie das Risiko menschlichen Versagens, wie z.B. dieVervielfältigung oder Änderung des Dokuments
- Verbessern Sie die Benutzererfahrung.
Wenn Sie Lösungen für elektronische Signaturen evaluieren, zögernSie nicht, uns zu kontaktieren, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie wir IhrerOrganisation helfen können.
