Cet article est également disponible en anglais, allemand et espagnol.
L'un des grands défis du secteur du tourisme pour relancer l'activité en 2021 est le paradigme de la numérisation : introduire des tâches automatiques pour remplacer les activités qui, jusqu'à présent, étaient manuelles pour éviter le contact entre les personnes et pour que la période des vacances puisse reprendre en toute sécurité.
Actuellement, les entreprises qui seront à la tête du nouveau tourisme seront sans doute celles qui décideront de s'engager dans la transformation numérique.
C'est pourquoi, à l'heure actuelle, les entreprises du secteur du tourisme se concentrent sur les bases de cette transformation numérique et commencent à établir une relation et une expérience plus intense et bidirectionnelle avec les clients, afin d'améliorer leurs performances, d'optimiser leurs opérations et d'accéder à de nouvelles opportunités.
Et dans ce scénario, l'utilisation de signatures électroniques intégrées dans la solution existante de l'entreprise, avec une garantie légale, est un outil clé pour stimuler les affaires.
Avec la mise en œuvre de la signature électronique Validated ID, de nombreuses entreprises ont déjà réussi à faire numériser tous leurs documents, à les stocker de manière sécurisée, et à faciliter une gestion administrative plus agile, plus facile et plus intuitive, offrant un service plus efficace à ses employés et à ses clients.
VIDsigner facilite la gestion des documents de manière entièrement électronique par le biais de la signature biométrique, centralisée, à distance ou une combinaison de ces types de signature sur un même document, en s'adaptant aux environnements de mobilité les plus exigeants, même sans besoin de connexion ou de compte utilisateur.
Les avantages de la numérisation des documents dans le tourisme
Les signatures électroniques constituent la solution la plus efficace aux problèmes opérationnels traditionnels des entreprises de tourisme, car elles permettent.. :
- Réduire les temps d'attente, l'approbation et les coûts de personnel
- Concluez des transactions à tout moment, depuis n'importe quel appareil
- Protéger les documents contre les vulnérabilités potentielles et éliminer l'espace d'archivage physique
- Réduire le risque d'erreur humaine, comme la duplication ou l'altération du document lui-même
- Améliorer l'expérience de l'utilisateur
- Réduire l'impact environnemental et les coûts liés à l'impression, à l'envoi, à la numérisation et à la gestion de multiples exemplaires de documents papier
Cas d'utilisation des signatures numériques dans le secteur du tourisme
Les solutions de VIDsigner pour le tourisme aident les fournisseurs à offrir un meilleur service aux clients avant leur arrivée à destination. Les signatures électroniques accélèrent les processus de réservation, d'enregistrement ou de formalisation des contrats dans une multitude de situations,des halls d'hôtels aux agences de location de voitures, avec une expérience familière et précise du cabinet dans tous les cas. La signature des notes d'enregistrement ou de frais est beaucoup plus rapide, plus sûre et plus écologique. En outre, il convient de souligner la simplification du processus d'enregistrement, la réduction du temps consacré aux formalités administratives et l'obtention de solutions durables.
Les signatures numériques dans les hôtels accélèrent les processus d'enregistrement et de départ des clients, optimisent les processus administratifs de l'hôtel en numérisant et en stockant les signatures des clients. Ils encouragent également la vente croisée et la vente incitative immédiate de services supplémentaires et d'offres spéciales, ainsi que la gestion des documents de tous vos fournisseurs et employés afin que vos équipes puissent se concentrer davantage sur la relation avec leurs clients et moins sur le processus de collecte des signatures.
De même, l'utilisation de signatures numériques dans les agences de location de voitures permet à leurs clients d'embarquer plus rapidement pour leur voyage. Les solutions VIDsigner préservent l'expérience utilisateur pour les clients tout en numérisant de manière fiable les formulaires de location. Grâce à un flux de travail numérique efficace, ils permettent d'accélérer la collecte et la restitution des véhicules aux clients et d'alléger la charge de travail du personnel, qui peut ainsi se concentrer sur le service à la clientèle plutôt que sur la gestion de la paperasse.
Les entreprises de restauration disposent également d'un large éventail de cas d'utilisation, à commencer par les contrats de travail saisonnier, notamment en haute saison. VIDsigner facilite la gestion des processus de recrutement (ainsi que les contrats de mise à disposition, la signature des fiches de paie ou des rapports de travail) de manière entièrement électronique. En outre, il facilite le traitement de toutes sortes de documents que les restaurants doivent signer avec leurs fournisseurs et la gestion des événements.
Étude de cas Acttiv
Le leader de l'animation touristique Acttiv a été un pionnier de l'innovation en gérant à distance l'ensemble de ses relations de travail. Avec l'introduction de la signature à distance, elle est parvenue à ce que 98% de ses contrats soient signés en moins de 24 heures.
S'appuyant sur un réseau d'activités touristiques déployé dans six régions autonomes en Espagne, Acttiv a coordonné jusqu'à présent plus de 2 500 travailleurs spécialisés dans l'animation dans les hôtels et les campings, offrant même cette année des activités 100 % numériques aux touristes. Tout ce processus a été possible grâce à l'utilisation de la signature électronique.
L'objectif était d'optimiser le temps consacré au processus de recrutement des employés, de réduire l'utilisation du papier et d'être plus efficace. Outre la sécurité en réduisant au minimum les contacts physiques, l'utilisation des signatures électroniques nous a permis d'avoir des informations en temps réel sur nos collaborateurs.
Dorina Huhu, responsable de la transformation numérique chez Acttiv.
Grâce à l'intégration de la signature électronique de Validated ID avec le logiciel de gestion mis en place par SQA Murcia (qui fait maintenant partie de Nunsys), Acttiv est passé de la collecte des contrats signés en une semaine à la préparation de 98% de la documentation en moins de 24 heures, éliminant ainsi le besoin de déplacement des travailleurs.
L'utilisation d'une solution de signature numérique pour résoudre les situations à distance a également été un élément rassurant pour les travailleurs. Pour 80% des employés, il s'agissait de leur première expérience avec les signatures numériques, et pour 95% d'entre eux, le processus a généré une grande sécurité et une grande confiance.
De la même manière qu'aujourd'hui de nombreux restaurants ont déjà adapté leurs menus aux QR codes pour assurer la sécurité des clients, la société Acttiv apporte l'animation hôtelière aux clients en pariant sur des expériences plus numériques et personnalisées pour chacun. L'utilisation de signatures électroniques pour ses employés est un autre pilier de son engagement en faveur de l'innovation et de la durabilité.
Offrir une expérience client plus inclusive
Il existe un facteur important pour que des pays comme l'Espagne continuent à maintenir le leadership mondial dans l'industrie du tourisme et ce facteur a un nom : la transformation numérique et la mise en œuvre de nouvelles technologies telles que les signatures électroniques. Cette norme mondiale de gestion des transactions numériques offre au secteur du tourisme d'énormes avantages en lui faisant gagner du temps et de l'argent, et en lui apportant une valeur ajoutée par rapport à ses concurrents.
L'utilisation de signatures électroniques telles que celles déployées par Validated ID, intégrées aux solutions de gestion existantes des entreprises est un élément qui donne de la sérénité et permet de formaliser des opérations essentielles avec la plus grande sécurité.
