Uno de los grandes retos que afronta el sector turístico para reactivar la actividad en 2021 es el paradigma de la digitalización: introducir tareas automáticas que permitan reemplazar a las actividades que, hasta ahora, eran manuales para evitar el contacto entre personas y que el período vacacional se pueda retomar así de forma segura.
Actualmente, las compañías que liderarán el nuevo turismo serán, sin duda, aquellas que decidan apostar por la transformación digital. Es por ello por lo que, en estos momentos, las empresas que pertenecen al sector turístico se centran en la base de esa transformación digital y empiezan a establecer una relación y una experiencia más intensas y bidireccionales con los clientes, para mejorar su rendimiento, optimizar sus operaciones, y acceder a nuevas oportunidades.
Y en este escenario, el uso de firmas electrónicas integradas dentro del software habitual de la empresa y con garantía jurídica es una herramienta clave para impulsar el negocio.
Con la implantación de las firmas electrónicas de Validated ID muchas empresas han conseguido ya disponer de todos los documentos digitalizados, almacenados de manera segura, y facilitar una gestión administrativa más ágil, fácil e intuitiva, ofreciendo una atención más eficiente a sus empleados y clientes.
VIDsigner facilita la gestión de los documentos de manera totalmente electrónica a través de la firma biométrica, centralizada, remota o una combinación de ellas adaptándose a los entornos de movilidad más exigentes incluso sin necesidad de conexión.
Las ventajas de la digitalización de documentos en turismo
Las firmas electrónicas son la solución más eficiente a los problemas operativos tradicionales de las compañías turísticas, ya que permiten:
- Reducir los tiempos de espera, aprobación y costes de personal
- Cerrar transacciones en cualquier momento y desde cualquier dispositivo
- Proteger los documentos ante posibles vulnerabilidades y eliminar espacio de archivo físico
- Reducir el riesgo de errores humanos, como la duplicación o alteración del propio documento
- Mejorar la experiencia de usuario
- Reducir el impacto medioambiental y los costes de impresión, envío, escaneo y gestión de múltiples copias de documentos en papel
Casos de uso de las firmas digitales en sector turístico
Las soluciones de VIDsigner para el turismo ayudan a los proveedores a ofrecer un mejor servicio a los clientes desde antes de llegar a su destino. Las firmas electrónicas aceleran los procesos de reserva, registro o formalización de contratos en multitud de situaciones, desde vestíbulos de hoteles hasta puntos de alquiler de vehículos, con una experiencia de firma familiar y precisa en todos los casos. Firmar el check-in o las notas de gastos es mucho más rápido, seguro y cuidadoso con el medio ambiente. Además, cabe destacar la simplificación del proceso de registro logrando reducir tiempo en el papeleo y obteniendo soluciones sostenibles.
Las firmas digitales en hoteles aceleran los procesos de registro y salida de los huéspedes, optimizan los procesos administrativos del hotel gracias a la digitalización y el almacenamiento de las firmas de los clientes. Además, fomentan la venta cruzada y la venta adicional inmediata de los servicios adicionales y ofertas especiales, así como la gestión documental de todos tus proveedores y empleados para que tus equipos puedan centrarse más en la relación con sus clientes y menos en el proceso de recogida de firmas.
De la misma forma, el uso de las firmas digitales en las agencias de alquiler de vehículos ayuda a sus clientes a emprender su viaje más rápido. Las soluciones de VIDsigner conservan la experiencia familiar de la firma para los clientes, a la vez que se digitalizan de forma confiable los formularios de alquiler. Gracias a las mismas, es posible acelerar la recogida y devolución de vehículos para los clientes con un flujo de trabajo digital eficiente y aligerar la carga de trabajo del personal para que se concentre en la atención al cliente en lugar de gestionar el papeleo.
Los negocios de restauración también cuentan con un amplio abanico de casos de uso, empezando por contratos de trabajo especialmente en temporada alta. VIDsigner facilita la gestión de los procesos de contratación (así como contratos de puesta a disposición, la firma de nóminas o los partes de trabajo) de manera totalmente electrónica. Además, facilita el manejo de todo tipo de los documentos que los restaurantes tienen que firmar con sus proveedores y la gestión de eventos.
Caso de éxito Acttiv
La empresa líder en animación turística Acttiv ha sido pionera en innovación al gestionar todas sus relaciones laborales a distancia. Con la introducción de la firma remota ha conseguido que el 98% de sus contratos estén firmados en menos de 24 horas.
Apoyada en una red de actividades turísticas desplegada en seis comunidades autónomas, Acttiv ha coordinado hasta hoy más de 2.500 trabajadores especializados en animación en hoteles y campings, proporcionando incluso este año actividades 100% digitales para los turistas. Todo este proceso ha sido posible gracias a la utilización de la firma electrónica.
El objetivo era optimizar el tiempo que conlleva el proceso de contratación de empleados, reducir el uso de papel y ser más eficientes. Además de la seguridad al reducir el contacto físico al máximo, el uso de firmas electrónicas nos ha permitido tener una información en tiempo real de nuestros colaboradores.
Dorina Huhu, responsable de Transformación Digital de Acttiv
Gracias a la integración de la firma electrónica de Validated ID con el software de gestión implementado por SQA Murcia (actualmente parte de Nunsys), Acttiv pasó de recoger los contratos firmados en una semana a tener el 98% de la documentación lista en menos de 24 horas, lo que les permitió eliminar la necesidad de que los trabajadores se desplazarán.
El uso de una solución de firma digital para resolver situaciones remotas también ha sido un elemento de tranquilidad para los trabajadores. Para el 80% de los empleados era su primera experiencia con firma digital, y para el 95% el proceso le generaba gran seguridad y confianza.
De igual manera que hoy en día muchos restaurantes ya han adaptado sus menús a códigos QR para garantizar la seguridad de los clientes, la empresa Acttiv está llevando la animación hotelera a los clientes apostando por experiencias más digitales y customizadas para cada persona. El uso de la firma electrónica para sus trabajadores es un pilar más de su apuesta por la innovación y la sostenibilidad.
Ofreciendo experiencias más inclusivas para los clientes
Hay un factor importante para que países como España puedan seguir manteniendo el liderazgo mundial de la industria turística y este factor tiene un nombre: transformación digital y la implementación de las nuevas tecnologías como es el caso de las firmas electrónicas. Este estándar global para la gestión de transacciones digitales ofrece al sector turístico enormes ventajas ahorrando el tiempo y los costes, y ofreciendo un valor añadido por encima de sus competidores.
