Eine der großen Herausforderungen für den Tourismussektor, um die Aktivität im Jahr 2021 wiederzubeleben, ist das Paradigma der Digitalisierung: automatische Aufgaben einzuführen, um die bisher manuellen Tätigkeiten zu ersetzen, um den Kontakt zwischen den Menschen zu vermeiden und damit die Urlaubszeit sicher fortgesetzt werden kann.
Die Unternehmen, welche den neuen Tourismus anführen werden, werden zweifelsohne diejenigen sein, die sich für die digitale Transformation entscheiden. Deshalb konzentrieren sich Unternehmen in der Tourismusbranche gerade jetzt auf die Grundlage dieser digitalen Transformation und beginnen, eine intensive, wechselseitige Beziehung und Erfahrung mit Kunden aufzubauen, um ihre Leistungen zu verbessern, ihre Abläufe zu optimieren und neue Möglichkeiten zu erschließen.
In diesem Szenario ist die Verwendung von elektronischen Signaturen, die in jede übliche Software des Unternehmens integriert sind und eine rechtliche Garantie bieten, ein wichtiges Instrument zur Ankurbelung des Geschäfts.
Mit der Einführung elektronischer Signaturen von Validated ID, haben es viele Unternehmen bereits geschafft, alle Dokumente zu digitalisieren, sicher aufzubewahren und eine agile, einfache und intuitive administrative Verwaltung zu ermöglichen, die einen effizienteren Service für ihre Mitarbeiter und Kunden bietet.
VIDsigner erleichtert die Verwaltung von Dokumenten auf vollelektronische Weise durch biometrische Unterschrift, zentralisiert, remote oder eine Kombination davon, die sich an die anspruchsvollsten Mobilitätsanforderungen anpasst, auch ohne die Notwendigkeit einer Verbindung.
Die Vorteile der Dokumentendigitalisierung im Tourismus
Elektronische Signaturen sind die effizienteste Lösung für die traditionellen betrieblichen Herausforderungen von Unternehmen aus der Tourismus Branche, da sie folgendes ermöglichen:
- Reduzieren Sie Wartezeiten, Genehmigungs- und Personalkosten
- Schließen Sie Transaktionen jederzeit und von jedem Gerät ab
- Schutz der Dokumente vor potenziellen Schwachstellen und Beseitigung von physischem Archivraum
- Reduzieren Sie das Risiko menschlicher Fehler, wie z. B. das Duplizieren oder Ändern eines Dokuments
- Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit
- Reduzieren Sie die Umweltbelastung und die Kosten für das Drucken, Versenden, Scannen und Verwalten mehrerer Kopien von Papierdokumenten
Anwendungsfälle für digitale Signaturen im Tourismussektor
Die Lösungen von VIDsigner für den Tourismus helfen Anbietern, ihren Kunden einen besseren Service zu bieten, bevor sie an ihrem Zielort ankommen.
Von Hotellobbys bis hin zu Autovermietungen, beschleunigen e-Signaturen den Buchungs-, Registrierungs- oder Vertragsprozess mit einem vertrauten und präzisen Unterschriftserlebnis - jedes Mal. Das elektronische Unterzeichnen von Check-in oder Spesenabrechnungen ist somit viel schneller, sicherer und umweltfreundlicher. Darüber hinaus ist die Vereinfachung des Registrierungsprozesses hervorzuheben, wodurch die Zeit für den Papierkram reduziert und nachhaltige Lösungen erzielt werden.
Digitale Signaturen in Hotels beschleunigen die Prozesse beim Ein- und Auschecken der Gäste und optimieren die administrativen Abläufe im Hotel, indem sie die Unterschriften der Gäste digitalisieren und speichern. Sie fördern auch das Cross-Selling und das sofortige Up-Selling von zusätzlichen Dienstleistungen und Sonderangeboten sowie das Dokumentenmanagement all Ihrer Lieferanten und Mitarbeiter, damit sich Ihre Teams mehr auf die Beziehung zu ihren Kunden und weniger auf das Sammeln von Unterschriften konzentrieren können.
In gleicher Weise hilft der Einsatz digitaler Signaturen bei Autovermietungen ihren Kunden, ihre Reise schneller anzutreten. Die Lösungen von VIDsigner bewahren dem Kunden das gewohnte Signatur Erlebnis und digitalisieren zuverlässig Mietformulare. Sie ermöglichen es, die Abholung und Rückgabe von Fahrzeugen für Kunden mit einem effizienten digitalen Workflow zu beschleunigen und entlasten die Mitarbeiter, damit sie sich auf den Kundenservice konzentrieren können, anstatt Papierkram zu erledigen.
Auch in der Gastronomie gibt es eine Vielzahl von Anwendungsfällen, angefangen bei der Auftragsarbeit vor allem in der Hochsaison. VIDsigner ermöglicht die Verwaltung von Rekrutierungsprozessen (sowie Bereitstellungsverträgen, das Unterschreiben von Gehaltsabrechnungen oder Arbeitsberichten) vollständig elektronisch. Darüber hinaus erleichtert es die Handhabung aller Arten von Dokumenten, die Restaurants mit ihren Lieferanten und dem Veranstaltungsmanagement unterzeichnen müssen.
Fallstudie Acttiv
Das führende Unternehmen für touristische Animation Acttiv ist ein Vorreiter in Sachen Innovation, indem es alle Arbeitsbeziehungen aus der Ferne verwaltet. Mit der Einführung der Fernunterzeichnung werden 98 % der Verträge in weniger als 24 Stunden unterzeichnet.
Unterstützt durch ein Netzwerk von touristischen Aktivitäten in sechs autonomen Gemeinden hat Acttiv bisher mehr als 2.500 auf Animation spezialisierte Mitarbeiter in Hotels und auf Campingplätzen koordiniert und bietet auch in diesem Jahr 100% digitale Aktivitäten für Touristen an. All dieser Prozess wurde durch den Einsatz der elektronischen Signatur möglich.
Das Ziel war es, den Zeitaufwand für die Einstellung von Mitarbeitern zu optimieren, den Papierverbrauch zu reduzieren und effizienter zu sein. Neben der Sicherheit durch die Reduzierung des physischen Kontakts auf ein Minimum hat uns die Verwendung elektronischer Signaturen ermöglicht, in Echtzeit Informationen über unsere Mitarbeiter zu erhalten.
Dorina Huhu, Head of Digital Transformation bei Acttiv
Dank der Integration der elektronischen Unterschrift von Validated ID in die von SQA Murcia (jetzt Teil von Nunsys) implementierte Verwaltungssoftware konnte Acttiv von der Sammlung unterschriebener Verträge innerhalb einer Woche dazu übergehen, 98 % der Unterlagen in weniger als 24 Stunden fertig zu haben, wodurch die Mitarbeiter nicht mehr reisen mussten.
Auch der Einsatz einer digitalen Signaturlösung zur Lösung von Fernwartungssituationen hat sich für die Mitarbeiter als beruhigend erwiesen. Für 80 % der Mitarbeiter war es die erste Erfahrung mit digitalen Signaturen, und für 95 % erzeugte der Prozess große Sicherheit und Vertrauen.
So wie heute schon viele Restaurants ihre Speisekarten auf QR-Codes umgestellt haben, um die Sicherheit der Kunden zu gewährleisten, bringt das Unternehmen Acttiv die Hotelunterhaltung zu den Kunden und setzt dabei auf mehr digitale und individuelle Erlebnisse für jede Person. Die Verwendung elektronischer Signaturen für die Mitarbeiter ist ein weiterer Pfeiler des Engagements für Innovation und Nachhaltigkeit.
Kundenerlebnisse mit mehr Inklusion anbieten
Es gibt einen wichtigen Faktor für Länder wie Spanien, um weiterhin die Weltmarktführerschaft in der Tourismusbranche zu behalten, und dieser Faktor hat einen Namen: die digitale Transformation und die Implementierung neuer Technologien wie z. B. elektronische Signaturen.
Dieser globale Standard für digitales Transaktionsmanagement bietet der Tourismusbranche enorme Vorteile, indem es Zeit und Kosten spart und einen Mehrwert gegenüber der Konkurrenz bietet.
Die Verwendung elektronischer Signaturen, wie sie von Validated ID eingesetzt und in den gängigen Management-Plattformen der Unternehmen integriert werden, ist ein Element, dass erlaubt, wesentliche Vorgänge mit höchster Sicherheit zu gestalten.
