Un pilar en la formación, investigación y transferencia de conocimiento
La Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC) es una institución educativa de titularidad pública, comprometida con el servicio a la sociedad y la transparencia. Con una rica tradición académica que se remonta a la Edad Media, la universidad ha sido un pilar en la formación, investigación y transferencia de conocimiento. Su misión es ser un motor de innovación y desarrollo en el territorio, con proyección internacional y un enfoque en la formación integral de sus estudiantes.
La UVic-UCC se configura como una estructura federada formada por la Fundación Universitaria Balmes (FU Balmes), la Fundación Universitaria del Bages (FU Bages), la Fundación de Estudios Superiores en Ciencias de la Salud (FESS) y la Fundación Privada Elisava, Escuela Universitaria (Fundación Elisava) que refuerzan su posición como líder en el ámbito académico catalán.
EL RETO
Gestionar firmas y convenios con agilidad y seguridad
UVic-UCC se enfrentaba a un importante reto en la gestión de firmas y convenios de prácticas. Con más de 4.000 documentos generados cada curso, el proceso era completamente manual y descentralizado. Esto no solo incrementaba los tiempos de gestión, sino que también planteaba desafíos en términos de seguridad documental y legalidad, al no contar muchos firmantes, como estudiantes y socios internacionales, con certificados digitales. El objetivo principal era optimizar y automatizar la gestión de firmas, asegurando su validez legal, la seguridad de los documentos y una mayor agilidad en los procesos.
LA SOLUCIÓN
Automatización e implementación de la firma electrónica con total validez legal
Para abordar este reto, UVic-UCC optó por la experiencia de Peakway en la automatización de procesos mediante la plataforma no code Gladtolink y las soluciones de firma electrónica VIDsigner de Validated ID. Esta combinación tecnológica permitió una integración fluida con las bases de datos internas de la universidad, automatizando la recuperación de información y facilitando la creación de flujos de firma electrónicos. Además, el sistema permite el archivo automatizado de los documentos firmados, asegurando su correcta incorporación en el Gestor Documental Consorciat (GDC), cumpliendo con los más altos estándares de seguridad y legalidad.
La Universitat de Vic es un cliente que trabaja constantemente para optimizar sus procesos. Su nivel de excelencia es muy elevado y, por tanto, es un reto poder satisfacer su nivel de exigencia. Poder ayudarles y que nos dejen participar de sus iniciativas, es para nosotros, una satisfacción enorme.
Xavier Sancliment Casadejus, CEO de Peakway
PRUEBA PILOTO
Modernizando la Gestión de Convenios Universitarios
La universidad inició con una prueba piloto enfocada en la firma de convenios y anexos de prácticas. Se priorizó la firma electrónica remota para facilitar el acceso a estudiantes y representantes legales de las entidades colaboradoras de prácticas, con la opción de utilizar los certificados digitales que ya disponen tanto los estudiantes como los representantes legales de las entidades. Esta solución garantizó la seguridad de los documentos y su validez legal, clave para operar tanto a nivel local como internacional.
RESULTADOS
Agilidad y seguridad en la gestión documental
La implementación de esta solución trajo consigo mejoras significativas en la automatización y gestión de los documentos:
- Automatización y centralización del proceso con firma electrónica
La universidad pudo automatizar todo el flujo de firmas electrónicas, lo que resultó en una notable reducción de los tiempos de procesamiento. Esta agilidad en los procesos mejoró la eficiencia general, permitiendo que el personal administrativo dedicara menos tiempo a tareas manuales - Archivo automatizado y seguro
La documentación firmada se integra automáticamente en el archivo institucional, con la descripción y serie documental adecuada, lo que facilita su recuperación y gestión a largo plazo con mayor seguridad y accesibilidad de los documentos. - Validez legal sin Certificado Digital
La solución de VIDsigner permitió a la UVic-UCC obtener firmas con plena validez legal, incluso en los casos en los que los firmantes no contaban con certificados digitales, lo cual fue especialmente útil para partners internacionales. Además, Validated ID es un Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado a nivel europeo y nacional, conforme al Reglamento eIDAS, lo que asegura un servicio que cumple con los requisitos legales más rigurosos.
Estamos satisfechos porque hemos logrado transformar por completo la gestión de los convenios de prácticas, mejorando la eficiencia y asegurando el cumplimiento de los estándares legales. Esta experiencia demuestra cómo la tecnología puede simplificar procesos complejos, aportando valor añadido tanto a la institución como a sus colaboradores.
Albert Aragay Lanchares, Direcció, Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre (SGDAiR)
CONCLUSIÓN
Transformación digital y agilidad en la firma electrónica
Gracias a la implementación llevada a cabo por Peakway VIDpartner Gold, la Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya ha logrado transformar por completo la gestión de sus convenios de prácticas, optimizando su flujo de firmas electrónicas con un sistema que prioriza la automatización, seguridad, legalidad y agilidad. Este caso de éxito demuestra cómo la tecnología puede simplificar y mejorar procesos complejos, generando valor tanto para la institución como para sus colaboradores, sin comprometer la seguridad documental.
