The Universitat de Vic - Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC) ist eine öffentlicheBildungseinrichtung, die sich in den Dienst der Gesellschaft und derTransparenz stellt. Mit ihrer reichen akademischen Tradition, die bis insMittelalter zurückreicht, ist die Universität eine Säule in Bildung, Forschungund Wissenstransfer. Ihre Aufgabe ist es, ein Motor für Innovation undEntwicklung in der Region zu sein, mit internationaler Ausstrahlung und einemSchwerpunkt auf der ganzheitlichen Ausbildung ihrer Studenten.
Die UVic-UCC ist als föderale Struktur aufgebaut, die von der Balmes University Foundation (FUBalmes), der Bages University Foundation (FUBages), der Foundation for Advanced Studies in Health Sciences (FESS) und der Elisava Private Foundation, University School (Elisava Foundation) gebildet wird, was ihre Position als führende Institution im katalanischen akademischen Bereich stärkt.
DIE HERAUSFORDERUNG
Verwaltung von Unterschriften undVereinbarungen mit Flexibilität und Sicherheit
UVic-UCC stand vor einer großen Herausforderung bei derVerwaltung von Unterschriften und Praktikumsvereinbarungen. Bei mehr als 4.000Dokumenten, die jedes akademische Jahr erstellt werden, war der Prozess vollständigmanuell und dezentralisiert. Dies führte nicht nur zu einem erhöhtenZeitaufwand für die Verwaltung, sondern auch zu Herausforderungen in Bezug aufdie Sicherheit und Rechtmäßigkeit der Dokumente, da viele Unterzeichner, z. B.Studenten und internationale Partner, nicht über digitale Zertifikate verfügten.
Das Hauptziel bestand darin, die Verwaltung vonUnterschriften zu optimieren und zu automatisieren, um ihre Rechtsgültigkeit,die Dokumentensicherheit und eine größere Flexibilität in den Prozessen zu gewährleisten.
DIE LÖSUNG
Automatisierung und Implementierung von elektronischen Signaturen mit voller Rechtsgültigkeit
Um diese Herausforderung zu meistern, entschied sich die UVic-UCC für die Erfahrung von Peakway bei der Automatisierung von Prozessendurch die No-Code-Plattform Gladtolink und die elektronischen Signaturlösungen VIDsigner von Validated ID. Diese technologische Kombination ermöglichte eine nahtlose Integration mit den internen Datenbanken der Universität, automatisierte den Informationsabruf und erleichterte die Erstellung von elektronischen Unterschriftenflüssen.
Darüber hinaus ermöglicht das System dieautomatische Archivierung unterzeichneter Dokumente und gewährleistet derenkorrekte Aufnahme in das Gestor Documental Consorciat (GDC) unter Einhaltung höchsterSicherheits- und Rechtmäßigkeitsstandards.
Die Universitat de Vic ist ein Kunde, der ständig an der Optimierungseiner Prozesse arbeitet. Ihr Exzellenzniveau ist extrem hoch, und daher ist eseine Herausforderung, ihren Ansprüchen gerecht zu werden. Es ist für uns eine großeGenugtuung, dass wir sie dabei unterstützen könnenund an ihren Initiativen teilnehmen dürfen.
Xavier Sancliment Casadejus, Geschäftsführer von Peakway
PILOTVERSUCH
Modernisierung der Verwaltung von Hochschulverträgen
Die Universität startete mit einem Pilotversuch, der sich auf die Unterzeichnung von Vereinbarungen und Praktikumsanhängen konzentrierte. Der elektronischen Fernsignatur wurde Vorrang eingeräumt, um Studierenden und gesetzlichen Vertretern der mit dem Praktikum zusammenarbeitenden Einheiten den Zugang zu erleichtern, mit der Möglichkeit, die digitalen Zertifikate zu verwenden, über die sowohl Studenten als auch die gesetzlichen Vertreter der Einheiten bereits verfügen. Diese Lösung gewährleistete die Sicherheit der Dokumente und ihre Rechtsgültigkeit, was für den Betrieb sowohl auf lokaler als auch auf internationaler Ebene von entscheidender Bedeutung ist.
ERGEBNISSE
Agilität und Sicherheit im Dokumentenmanagement
Die Implementierung dieser Lösungbrachte erhebliche Verbesserungen bei der Automatisierung und Verwaltung vonDokumenten:
- Automatisierung und Zentralisierung des Prozesses mit elektronischer Unterschrift
Die Universität war in der Lage, den gesamtenFluss der elektronischen Unterschriften zu automatisieren, was zu einer erheblichen Verkürzung der Bearbeitungszeiten führte. Dieser gestraffte Prozessverbesserte die Gesamteffizienz, so dass das Verwaltungspersonal weniger Zeit fürmanuelle Aufgaben aufwenden musste. - Automatisierte und sichere Archivierung
Die signiertenDokumente werden automatisch in das institutionelle Archiv mit der entsprechenden Beschreibung und Dokumenten serie integriert, was das Auffinden und die langfristige Verwaltung der Dokumente erleichtert und ihre Sicherheit und Zugänglichkeit erhöht. - Rechtsgültigkeit ohne digitales Zertifikat
Die VIDsigner-Lösung ermöglichtees UVic-UCC, Unterschriften mit voller Rechtsgültigkeit zu erhalten, selbst inFällen, in denen die Unterzeichner keine digitalen Zertifikate hatten, was besondersfür internationale Partnernützlich war. Darüber hinaus ist Validated IDein qualifizierter vertrauenswürdiger Dienstanbieter auf europäischer undnationaler Ebene gemäß der eIDAS-Verordnung, was einen Dienst gewährleistet,der die strengsten rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Wir sind zufrieden, weil es uns gelungen ist, dieVerwaltung von Praktikumsvereinbarungen vollständig umzugestalten, die Effizienz zu verbessern unddie Einhaltung der rechtlichen Standards zu gewährleisten. Diese Erfahrung zeigt, wie Technologiekomplexe Prozesse vereinfachen kann und sowohl für die Einrichtung als auch für ihre Mitarbeiter einen Mehrwert bringt.
Albert Aragay Lanchares, Direktor, Servei de Gestió Documental, Arxiu iRegistre (SGDAiR)
ABSCHLUSS
Digitale Transformation und Agilität in der elektronischenSignatur
Dank der von PEAKWAY VIDpartner GOLD durchgeführten Implementierung ist es der Universitat de Vic - Universitat Central de Catalunya gelungen, die Verwaltungihrer Praktikumsvereinbarungen vollständig umzugestalten und den Fluss der elektronischenUnterschrift mit einem System zu optimieren, bei dem Automatisierung,Sicherheit, Rechtmäßigkeit und Agilität im Vordergrund stehen.
Diese Erfolgsgeschichte zeigt, wie Technologie komplexeProzesse vereinfachen und verbessern kann, um sowohl für die Einrichtung als auch für ihre Mitarbeiter einen Mehrwert zu schaffen, ohne die Dokumentensicherheit zu gefährden.
