L'Université Finis Terrae a 33 ans d'histoire et a formé près de 13 000 professionnels du secteur éducatif qui sont devenus des agents de changement dans la société . L'université compte 9 facultés et 4 campus. Le nombre total d'employés de l'université est d'environ 700 personnes, y compris le personnel administratif et académique.
Le défi : la nécessité d’un processus d’inscription en ligne agile et fiable
Méthodes de signature traditionnelles
Auparavant, les étudiants devaient se rendre physiquement dans les locaux de l'université pour signer les documents, ce qui n'était pas pratique et nécessitait plus de temps pour accomplir les procédures juridiques. S'ils ne se présentaient pas au rendez-vous, toutes les fonctions étaient paralysées jusqu'à ce qu'ils puissent prendre un nouveau rendez-vous, ce qui retardait les délais d'inscription. D’un autre côté, avant d’intégrer VIDsigner, les praticiens avaient besoin d’aide pour organiser l’enregistrement et le stockage des documents, ce qui était coûteux et entraînait une surpopulation. L'université avait besoin d'un moyen plus simple pour permettre à ses étudiants de signer les documents sans qu'ils aient à être physiquement présents.
La solution
Après avoir évalué plusieurs solutions, ils ont réalisé qu'ils avaient besoin d'une solution fiable et surtout adaptée à leurs processus existants, nécessitant une faible courbe d'apprentissage pour que leurs employés puissent en récolter les bénéfices immédiatement .
L'analyse précédente de l'université a souligné l'importance d'un développement global, de la sécurité juridique et de la fiabilité . Parmi les options disponibles, la pièce d'identité validée s'est distinguée par sa fiabilité juridique, garantissant que le signataire peut clairement comprendre ce qu'il signe et fournir des preuves confirmant son identité. La signature électronique qui en résulte est aussi bonne, voire meilleure, qu’une signature manuscrite sur papier.
Permettre la signature des plaques d'immatriculation sans déplacements
" En tant qu'institution, nous étions confrontés au défi de réaliser le processus d'inscription entièrement en ligne tout en réduisant la consommation de papier et les temps d'attente . Pour nous, il était important de respecter tous les processus comme prévu. C'était un objectif pour nous longtemps, et finalement, nous avons trouvé la bonne solution avec Despapeliza, grâce à l' intégration facile apportée par la signature VIDsigner ".
Andres Hurtado , responsable des inscriptions et de la collecte à l'Université Finis Terra
Grâce à l'API REST, le processus d'intégration avec VIDsigner est efficace et simple . La signature à distance permet à l'université d'automatiser un système sécurisé de collecte de preuves tout en assurant la sécurité grâce à une double validation via email et OTP (One Time Password) . Cela simplifie le processus de signature pour les employés et les étudiants, en l'intégrant dans le processus de travail existant et en le rendant confortable et intuitif grâce aux étapes simples qu'il nécessite et via n'importe quel appareil (PC, tablette ou smartphone).
Le résultat
La mise en œuvre de la signature électronique VIDsigner via Despapeliza a considérablement amélioré les processus académiques à l'université, bénéficiant à la fois au service administratif et aux étudiants. En éliminant les files d'attente et en garantissant un accès facile à l'information, les services sont désormais plus rapides et de meilleure qualité. Cette avancée a également contribué à améliorer la réputation de ses facultés.
VIDsigner, de Validated ID, nous a permis d'obtenir plusieurs avantages :
- Gérer toute procédure académique 100% numériquement : signature des inscriptions, conventions de stage, et toute autre procédure.
- Automatisation de tous les processus de gestion académique et économie d'espace de stockage .
- Économies d'énergie et impression papier : diminution de la dépendance au papier et réduction des coûts associés à l'impression.
- Légalité maximale et protection des données : réduire le risque d'accès aux données personnelles par des personnes extérieures au service de gestion académique.
« VIDsigner a eu un impact positif sur notre processus d'inscription et a reçu des commentaires positifs de la part des étudiants et du personnel enseignant interne. Nous espérons donc continuer à travailler avec Despapeliza à l'avenir ».
Andres Hurtado , responsable des inscriptions et des collections à l'Université Finis Terra
Au vu du succès obtenu, l'Université Finis Terrae cherche à s'étendre à d'autres domaines. Depuis sa mise en œuvre, une multitude de documents ont été signés avec succès. Cela s'est traduit par une plus grande efficacité des processus et des ressources, une amélioration de la sécurité et de la confidentialité des étudiants et une meilleure protection de l'environnement.
