La Universidad Finis Terrae tiene 33 años de historia y ha formado cerca de 13.000 profesionales del sector educativo que se han convertido en agentes de cambio en la sociedad. La universidad tiene 9 facultades y 4 campus. El número total de empleados de la universidad es de alrededor de 700, entre personal administrativo y académico.
El reto: la necesidad de un proceso ágil y de confianza de matriculación online
Métodos de firma tradicionales
Antes, los estudiantes tenían que desplazarse físicamente hasta las instalaciones de la universidad para firmar la documentación, lo que no sólo resultaba incómodo, sino que además requería más tiempo para completar los trámites legales. Si estos no acudían a la cita, todos los trámites se paralizaban hasta que pudieran volver a concertar una nueva cita, lo que retrasaba los plazos de cierre de matrículas. Por otro lado, antes de integrar VIDsigner, los facultativos tienían dificultades para organizar el registro y el almacenamiento de documentos, lo que resultaba costoso y generaba aglomeraciones. La universidad necesitaba esencialmente una forma más fácil de que sus estudiantes firmaran la documentación sin que tuvieran que estar físicamente presentes.
La solución
Después de evaluar varias soluciones, se dieron cuenta de que necesitaba una solución fiable y, sobre todo, adaptada a sus procesos existentes, que requiriera poca curva de aprendizaje para que sus empleados pudieran aprovechar las ventajas de inmediato.
El análisis previo de la universidad destacó la importancia del desarrollo integral, la seguridad jurídica y la confiabilidad. Entre las opciones disponibles, Validated ID destacó por su confiabilidad jurídica, asegurando que el firmante puede entender claramente lo que firma y brinda evidencias que confirman su identidad. La firma electrónica resultante es tan buena como una firma manuscrita en papel, si no mejor.
Permitir la firma de matrículas sin desplazamientos
«Como institución, nos enfrentábamos al reto de realizar el proceso de inscripción completamente en línea y al mismo tiempo reducir el consumo de papel y los tiempos de espera. Para nosotros era importante cumplir con todos los procesos según lo previsto. Este era un objetivo desde hacía tiempo, y finalmente, encontramos la solución adecuada con Despapeliza, gracias a la fácil integración que aporta la firma VIDsigner».
Andres Hurtado, Jefe de Matrícula y Cobranza en la Universidad Finis Terra
El proceso de integración con VIDsigner es eficiente y sencillo gracias a la API REST. La firma remota permite a la universidad automatizar un sistema seguro de recolección de evidencia al tiempo que garantiza la seguridad mediante doble validación vía correo electrónico y OTP (One Time Password). Esto simplifica el proceso de firma para empleados y estudiantes, integrándolo en el proceso de trabajo existente y haciéndolo cómodo e intuitivo gracias a los simples pasos que requiere y a través de cualquier dispositivo (PC, tablet o smartphone).
El resultado
La implementación de la firma electrónica VIDsigner a través de Despapeliza, ha mejorado enormemente los procesos académicos en la universidad, beneficiando tanto al departamento administrativo como a los estudiantes. Al eliminar las colas de espera y garantizar un fácil acceso a la información, los servicios ahora son más rápidos y de mayor calidad. Este avance también ha contribuido a mejorar la reputación de sus factultades.
VIDsigner, de Validated ID, ha permitido obtener varios beneficios:
- Gestionar cualquier trámite académico de forma 100% digital: firma de matrículas, convenios de prácticas, y cualquier otro trámite.
- Automatización de todos los procesos de gestión académica y ahorro de espacios de almacenamiento.
- Ahorro energético y en la impresión de papeles: disminución de la dependencia del papel y reducción de los costos asociados a la impresión.
- Máxima legalidad y protección de datos: reducción del riesgo de acceso a datos personales por parte de personas externas al departamento de gestión académica.
«VIDsigner ha tenido un impacto positivo en nuestro proceso de inscripción y ha recibido comentarios positivos de estudiantes y del personal interno de la facultad, por lo que esperamos seguir trabajando con Despapeliza en el futuro».
Andres Hurtado, Jefe de Matrícula y Cobranza en la Universidad Finis Terra
En vista del éxito obtenido, la Universidad Finis Terrae busca ampliar a otras áreas. Desde su implementación, se han firmado con éxito multitud de documentos. Esto se ha traducido en una mayor eficiencia de los procesos y recursos, una mejora en la seguridad y privacidad de los estudiantes, y una mayor protección medioambiental.
