Die Finis Terrae Universität kann auf eine 33-jährige Geschichte zurückblicken und hat fast 13.000 Fachleute im Bildungsbereich ausgebildet, die zu Akteuren des gesellschaftlichen Wandels geworden sind. Die Universität verfügt über 9 Fakultäten und 4 Campusse. Die Gesamtzahl der Beschäftigten an der Universität beträgt rund 700, einschließlich des Verwaltungs- und akademischen Personals.
Die Herausforderung: die Notwendigkeit eines flexiblen und zuverlässigen Online-Registrierungsverfahrens
Traditionelle Unterzeichnungsmethoden
Zuvor mussten die Studierenden persönlich in die Räumlichkeiten der Universität gehen, um die Unterlagen zu unterschreiben, was unbequem war und mehr Zeit für die Abwicklung der rechtlichen Verfahren erforderte. Wenn sie den Termin nicht wahrnahmen, waren alle Funktionen lahmgelegt, bis sie einen neuen Termin vereinbaren konnten, wodurch sich die Einschreibefristen verzögerten. Vor der Integration von VIDsigner benötigten die Praktiker Hilfe bei der Organisation der Dokumentenregistrierung und -ablage, was kostspielig war und zu Überfüllung führte. Die Universität benötigte eine einfachere Möglichkeit für ihre Studenten, den Papierkram zu unterschreiben, ohne dass sie physisch anwesend sein mussten.
Die Lösung
Nach der Evaluierung mehrerer Lösungen wurde ihnen klar, dass sie eine Lösung brauchten, die zuverlässig und vor allem an ihre bestehenden Prozesse angepasst war und eine geringe Lernkurve erforderte, so dass ihre Mitarbeiter sofort von den Vorteilen profitieren konnten.
In der vorangegangenen Analyse der Universität wurde die Bedeutung einer umfassenden Entwicklung, der Rechtssicherheit und der Zuverlässigkeit hervorgehoben. Validated ID zeichnet sich unter den verfügbaren Optionen durch seine Rechtssicherheit aus, da sichergestellt wird, dass der Unterzeichner klar verstehen kann, was er unterschreibt, und einen Beweis für seine Identität liefert. Die daraus resultierende elektronische Signatur ist genauso gut wie eine handschriftliche Unterschrift auf Papier, wenn nicht sogar besser.
Erlauben Sie die Unterzeichnung von Nummernschildern ohne Versetzungen
„Als Institution standen wir vor der Herausforderung, den Anmeldeprozess komplett online abzuwickeln und gleichzeitig den Papierverbrauch und die Wartezeiten zu reduzieren. Für uns war es wichtig, alle Prozesse wie geplant einzuhalten. Das war ein langes Ziel, und schließlich haben wir mit Despapeliza die richtige Lösung gefunden, dank der einfachen Integration der VIDsigner-Signatur“.
Andres Hurtado, Leiter der Abteilung Immatrikulation und Sammlung an der Finis Terra Universität
Dank der REST API ist der Integrationsprozess mit VIDsigner effizient und einfach. Die Fernsignatur ermöglicht es der Universität, ein sicheres Beweissammlungssystem zu automatisieren und gleichzeitig die Sicherheit durch doppelte Validierung per E-Mail und OTP (One Time Password) zu gewährleisten. Dies vereinfacht den Unterschriftsprozess für Mitarbeiter und Studenten, integriert ihn in den bestehenden Arbeitsprozess und macht ihn dank der einfachen Schritte, die er erfordert, und über jedes Gerät (PC, Tablet oder Smartphone) bequem und intuitiv.
Das Ergebnis
Die Einführung der elektronischen Unterschrift VIDsigner durch Despapeliza hat die akademischen Prozesse an der Universität erheblich verbessert, wovon sowohl die Verwaltung als auch die Studenten profitieren. Durch die Beseitigung von Warteschlangen und den einfachen Zugang zu Informationen sind die Dienstleistungen nun schneller und qualitativ besser. Dieser Fortschritt hat auch dazu beigetragen, den Ruf der Fakultäten zu verbessern.
VIDsigner von Validated ID hat uns mehrere Vorteile verschafft:
- Verwalten Sie jedes akademische Verfahren zu 100 % digital: Unterschreiben Sie Einschreibungen, Praktikumsvereinbarungen und jedes andere Verfahren.
- Automatisierung aller akademischen Verwaltungsprozesse und Einsparung von Speicherplatz.
- Energieeinsparungen und Papierdruck: geringere Abhängigkeit von Papier und Senkung der mit dem Drucken verbundenen Kosten.
- Maximale Legalität und Datenschutz: Verringerung des Risikos des Zugriffs auf personenbezogene Daten durch Personen außerhalb der akademischen Verwaltung.
„VIDsigner hat sich positiv auf unseren Registrierungsprozess ausgewirkt und wir haben positives Feedback von Studenten und internen Fakultätsmitarbeitern erhalten, so dass wir hoffen, auch in Zukunft mit Despapeliza zusammenzuarbeiten.“
Andres Hurtado, Leiter der Abteilung Immatrikulation und Sammlungen an der Finis Terra Universität
Angesichts des Erfolges will die Finis Terrae Universität auf andere Bereiche expandieren. Seit der Einführung des Systems wurde eine Vielzahl von Dokumenten erfolgreich unterzeichnet. Dies hat zu einer größeren Effizienz von Prozessen und Ressourcen, einer verbesserten Sicherheit und Privatsphäre der Studierenden und einem besseren Umweltschutz geführt.
