Synergie Espagne fait partie du groupe Synergie, une multinationale avec plus de 50 ans d'expériencedédiée à la gestion globale des ressources humaines. Le Groupe compte 5 000 collaborateurs et est présentdans 17 pays à travers ses 800 bureaux. En 2021, elle a réalisé un chiffre d'affaires de plus de 2,6 milliards d'euros.
En Espagne, cette société compte plus de 45 succursales et vise à établir une présence dans les principaux pôleséconomiques du pays. Ils fournissent des solutions RH complètes, y compris le recrutement, le travailtemporaire, la formation, le conseil RH et l'externalisation. Leur mission est de mettre en relation desentreprises avec des talents pour parvenir à une synergie parfaite, guidée par des valeurs telles quel'engagement, l'enthousiasme, la responsabilité et l'orientation client. Ils privilégient également le développementdu capital humain.
Le défi : simplifier la vie de leurs employés touten protégeant l'environnement
En 2018, Synergie a relevé un défi de taille : réduire la consommation de papier dans son activité. Ils disposaientd'un grand nombre de documents qui devaient être signés par les travailleurs temporaires et les clients avant ledébut de l'activité professionnelle. Ce besoin de réduire la consommation de papier les a amenés à rechercherune solution pour simplifier le processus de signature et réduire sa durée et sa complexité.
L'un des principaux problèmes qu'ils souhaitaient résoudre était la difficulté pour les travailleurs de serendre à leur bureau pour signer avant de se rendre au bureau du client. De plus, ils devaient s'assurer que cestravailleurs suivaient la formation en prévention des risques et signaient le certificat en plus de se conformer auxlois et règlements applicables.
Avec un volume important de contrats, le défi supplémentaire consistait à intégrer la solution de signatureélectronique dans leur plateforme ERP et de formation à la prévention des risques pour s'assurer que leprocessus de signature était aussi efficace et automatisé que possible.
En résumé, la nécessité de réduire l'utilisation du papier et de simplifier le processus de signature desdocuments pour les intérimaires et les clients, ainsi que la nécessité de se conformer aux lois et règlementsapplicables, ont conduit Synergie à rechercher une solution de signature électronique qui pourrait êtreintégrée à votre ERP et votre plateforme de formation à la Prévention des Risques.
Sécurité et protection de l'environnement
La mise en place du service de signature électronique chez Synergie s'est faite dans le cadre d'un engagementfort en faveur de l'environnement et de la certification ISO 14001. L'objectif principal était d'améliorer l'agilité etl'efficacité des processus tout en réduisant l'empreinte carbone. L'initiative est née de la direction des systèmeset de la direction de la transformation numérique, qui ont travaillé ensemble pour identifier les opportunitésd'amélioration des différents processus.
"Avec la mise en place du service de signature électronique VIDsigner, nous avonssignificativement amélioré l'efficacité de nos processus, en réduisant les délais de gestion etles coûts liés à l'utilisation du papier. Parallèlement, nous avons franchi une étapeimportante dans la protection de l'environnement en réduisant nos l'empreinte carbone eten minimisant l'impact négatif de l'utilisation du papier sur notre environnement".
Anna Preto, Responsable de la coordination de la sécurité des systèmes d'information
Processus commerciaux plus efficaces et sécurisésavec VIDsigner
Synergie utilise la signature à distance VIDsigner pour simplifier la gestion de tous les types de contratsavec ses clients B2B et son personnel interne : contrats de travail, accords de confidentialité, consentementsd'utilisation des données et certificats de cours, entre autres.
Avec VIDsigner, les employés de Synergie signent à distance et en masse depuis n'importe quel appareil, ce quisimplifie considérablement le processus de conclusion des contrats et des transactions. D'autre part, cette signature à distance a permis de signer les attestations des cours enseignés à Synergiedirectement depuis l'ERP Prévention des Risques Professionnels.
Synergie a également intégré la signature électronique des DPC dans le Portail Client pour éviter de devoirsortir du système de gestion habituel
Le résultat
Depuis la mise en œuvre des signatures électroniques VIDsigner, Synergie a complété plus de 200 000clients et plus de 2 millions de signatures de contrats de travail et de documentation.
VIDsigner a signifié : des économies considérables de temps et d'argent ; une réduction des erreurs humaines ;une amélioration de l'image de l'entreprise ; disponibilité totale et immédiate des signatures ; une diminution dela consommation de papier ; et l'élimination complète des déplacements inutiles.
En conclusion, Synergie s'engage à offrir des solutions de gestion des ressources humaines innovantes etperformantes et a trouvé une excellente opportunité d'améliorer ses processus en signature électronique.VIDsigner a joué un rôle déterminant dans la réalisation de processus de signature de documents plus rapides etplus efficaces, améliorant considérablement l'expérience du client et des travailleurs temporaires de Synergie.
