Synergie España forma parte del Grupo Synergie, una multinacional con más de 50 años de experiencia dedicada a la gestión global de los Recursos Humanos. El Grupo cuenta con una plantilla de 5.000 empleados y opera en 17 países a través de sus 800 oficinas. En 2021, registró una facturación de más de 2.600 millones de €.
Concretamente en España, cuentan con más de 45 delegaciones y su objetivo es estar presentes en los principales núcleos económicos del país ofreciendo soluciones globales de RRHH (selección, trabajo temporal, formación, consultoría de Recursos Humanos y outsourcing). Su misión es conectar empresas y talento para que encuentren la sinergia perfecta. Lo hacen con un enfoque en valores como el compromiso, el desarrollo de capital humano, la ilusión, la responsabilidad y la orientación al cliente.
El reto: simplificar la vida de sus empleados y proteger al mismo tiempo el medioambiente
En 2018, Synergie se enfrentaba a un importante desafío: reducir el uso del papel en su empresa. Tenían un gran volumen de documentación que debía ser firmado por los trabajadores temporales y clientes antes de iniciar la activadad laboral. Esta necesidad de reducir el uso del papel les llevó a buscar una solución que permitiera simplificar el proceso de firma y reducir el tiempo y la complejidad de este.
Uno de los principales problemas que querían solventar era la dificultad que los trabajadores tenían para desplazarse a sus oficinas a firmar antes de ir a la oficina del cliente. Además, necesitaban asegurarse de que estos trabajadores completaran la formación en Prevención de Riesgos y firmaran el certificado además de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables.
Con un gran volumen de contrataciones, el reto añadido fue integrar la solución de firma electrónica en su ERP y en la plataforma de Formación en Prevención de Riesgos, para asegurarse de que el proceso de firma fuera lo más eficiente y automatizado posible.
En resumen, la necesidad de reducir el uso del papel y de simplificar el proceso de firma de documentos para trabajadores temporales y clientes, junto con la necesidad de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables, llevaron a Synergie a buscar una solución de firma electrónica que pudiera integrarse en su ERP y en su plataforma de formación en Prevención de Riesgos.
Seguridad y protección ambiental
La decisión de implementar el servicio de firma electrónica en Synergie se llevó a cabo bajo un fuerte compromiso con el medio ambiente y con la certificación ISO 14001. El objetivo principal era mejorar la agilidad y eficiencia en los procesos, y reducir al mismo tiempo la huella de carbono. La iniciativa surgió desde el departamento de Sistemas y del departamento de Transformación Digital, quienes trabajaron juntos para identificar las oportunidades de mejora en varios procesos.
«Con la implementación del servicio de firma electrónica VIDsigner, hemos logrado una mejora significativa en la eficiencia de nuestros procesos, reduciendo los tiempos de gestión y los costos asociados al uso de papel. Al mismo tiempo, hemos dado un importante paso en la protección del medio ambiente al reducir nuestra huella de carbono y minimizar el impacto negativo que el uso de papel tiene en nuestro entorno».
Anna Preto, Responsable de Coordinación de la Seguridad en los Sistemas de Información
Procesos de negocio más eficientes seguros con VIDsigner
Synergie utiliza la firma Remota VIDsigner para simplificar la gestión de todo tipo de contratos con sus clientes B2B y con su personal interno: contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad, consentimientos del uso de datos, certificados de cursos, entre otros.
Con VIDsigner, los trabajadores de Synergie firman de forma remota y masiva desde cualquier dispositivo, lo cual agiliza drásticamente el proceso de cierre de contratos y negocios.
Por otro lado, esta firma remota ha permitido también que los certificados de los cursos impartidos en Synergie se firmen directamente desde el ERP de Prevención de Riesgos Laborales.
Synergie también ha integrado la firma electrónica de los CPD en el Portal del Cliente para evitar tener que salir del sistema de gestión habitual.
El resultado
Desde la implementación de las firmas electronicas VIDsigner, Synergie ha logrado llevar a cabo más de 200.000 firmas de contratos de clientes y más de 2 millones de firmas de contratos y documentación de trabajadores.
VIDsigner ha significado: un ahorro considerable en tiempo y costes; una reducción de los errores humanos; una mejora de la imagen de la empresa; disponibilidad de firma total e inmediata; una disminución del consumo de papel; y la eliminación completa de desplazamientos innecesarios.
En conclusión, Synergie se ha comprometido en ofrecer soluciones innovadoras y eficientes de gestión de los recursos humanos y ha encontrado en la firma electrónica una gran oportunidad para mejorar sus procesos. VIDsigner ha sido clave para lograr procesos más rápidos y eficientes en la firma de documentos, lo que ha mejorado significativamente la experiencia tanto del cliente como de los trabajadores temporales de Synergie.
