Synergie Spanien ist Teil der Synergie-Gruppe, einem multinationalen Unternehmen mit mehr als 50 JahrenErfahrung im Bereich des globalen Personalmanagements. Die Gruppe beschäftigt 5.000 Mitarbeiter und istin 17 Ländern mit 800 Niederlassungen vertreten. Im Jahr 2021 erzielte sie einen Umsatz von über 2,6 MilliardenEuro.
In Spanien verfügt das Unternehmen über 45 Niederlassungen und strebt eine Präsenz in den wichtigstenWirtschaftszentren des Landes an. Das Unternehmen bietet umfassende HR-Lösungen an, darunterPersonalbeschaffung, Zeitarbeit, Schulungen, HR-Beratung und Outsourcing. Ihr Ziel ist es, Unternehmenund Talente zusammenzubringen, um eine perfekte Synergie zu erzielen, die von Werten wie Engagement,Begeisterung, Verantwortung und Kundenorientierung geleitet wird. Ein weiterer Schwerpunkt ist dieEntwicklung des Humankapitals
Die: Herausforderung das Leben ihrer Mitarbeiterzu vereinfachen und gleichzeitig die Umwelt zu schützen
Im Jahr 2018 stand Synergie vor einer großen Herausforderung: die Reduzierung des Papierverbrauchs inseinem Unternehmen. Das Unternehmen hatte eine große Menge an Dokumenten, die von Zeitarbeitskräftenund Kunden vor Beginn der Arbeitstätigkeit unterzeichnet werden mussten. Die Notwendigkeit, denPapierverbrauch zu reduzieren, führte dazu, dass man nach einer Lösung suchte, um denUnterzeichnungsprozess zu vereinfachen und dessen Zeit und Komplexität zu reduzieren.
Eines der Hauptprobleme, das es zu lösen galt, war die Schwierigkeit, dass die Arbeitnehmer in ihre Bürosgehen mussten, um zu unterschreiben, bevor sie in das Büro des Kunden gingen. Außerdem mussten siesicherstellen, dass diese Arbeitnehmer die Schulung zur Risikoprävention absolvierten und die Bescheinigungunterzeichneten, um die geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten.
Angesichts des großen Vertragsvolumens bestand die zusätzliche Herausforderung darin, die Lösung für dieelektronische Unterschrift in die ERP- und Risikopräventionsschulungsplattform zu integrieren, umsicherzustellen, dass der Unterzeichnungsprozess so effizient und automatisiert wie möglich abläuft.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Notwendigkeit, die Verwendung von Papier zu reduzieren undden Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten für Zeitarbeiter und Kunden zu vereinfachen,zusammen mit der Notwendigkeit, die geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten, Synergie dazuveranlasste, eine Lösung für elektronische Unterschriften zu suchen, die in Ihr ERP und IhreSchulungsplattform zur Risikoprävention integriert werden kann.
Sicherheit und Umweltschutz
Die Einführung des elektronischen Unterschriftendienstes bei Synergie erfolgte im Rahmen einer solidenVerpflichtung gegenüber der Umwelt und der ISO 14001-Zertifizierung. Das Hauptziel bestand darin, dieFlexibilität und Effizienz der Prozesse zu verbessern und gleichzeitig den CO2-Fußabdruck zu verringern. DieInitiative ging von der Abteilung Systeme und der Abteilung Digitale Transformation aus, die gemeinsam nachVerbesserungsmöglichkeiten für verschiedene Prozesse suchten.
"Mit der Einführung des elektronischen Unterschriftendienstes VIDsigner haben wir dieEffizienz unserer Prozesse erheblich verbessert und die mit der Verwendung von Papierverbundenen Verwaltungszeiten und -kosten reduziert. Gleichzeitig haben wir einenwichtigen Schritt zum Schutz der Umwelt getan, indem wir unseren CO2-Fußabdruckverkleinert und die negativen Auswirkungen der Verwendung von Papier auf unsereUmwelt minimiert haben".
Anna Preto, Verantwortlich für die Sicherheitskoordination in Informationssystemen
Effizientere und sichere Geschäftsprozesse mit VIDsigner
Synergie verwendet die VIDsigner-Fernsignatur, um die Verwaltung aller Arten von Verträgen mit ihrenB2B-Kunden und internen Mitarbeitern zu vereinfachen: Arbeitsverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen,Zustimmungen zur Datennutzung und Kurszertifikate, unter anderem
Mit VIDsigner können Synergie-Mitarbeiter per Fernzugriff und in großen Mengen von jedem Gerät ausunterschreiben und so den Prozess des Vertragsabschlusses und der Geschäftsabschlüsse drastischrationalisieren.
Andererseits konnten mit dieser Fernsignatur die Zertifikate der bei Synergie durchgeführten Kurse direktaus dem ERP zur Verhütung berufsbedingter Risiken signiert werden.Synergie hat auch die elektronische Unterschrift der BPR in das Kundenportal integriert, damit dasgewohnte Verwaltungssystem nicht verlassen werden muss.
Das Ergebnis
Seit der Einführung der elektronischen Unterschriften von VIDsigner hat Synergie über 200.000 Kundenund mehr als 2 Millionen Unterschriften von Arbeitsverträgen und Dokumenten geleistet.
VIDsigner hat zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen, zur Verringerung menschlicher Fehler, zurVerbesserung des Unternehmensimages, zur vollständigen und sofortigen Verfügbarkeit von Unterschriften,zur Verringerung des Papierverbrauchs und zur vollständigen Beseitigung unnötiger Reisen geführt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Synergie sich verpflichtet hat, innovative und effiziente Lösungen fürdas Personalmanagement anzubieten, und eine hervorragende Möglichkeit gefunden hat, seine Prozesse imBereich der elektronischen Signatur zu verbessern. VIDsigner hat dazu beigetragen, dass die Prozesse zurUnterzeichnung von Dokumenten schneller und effizienter wurden, was sowohl für den Kunden als auch fürdie Zeitarbeitskräfte von Synergie eine erhebliche Verbesserung bedeutet.
