L'UOC : Précurseur dans le numérique et l'optimisation de la gestion documentaire
L'Universitat Oberta de Catalunya (UOC) a été créée en 1995, devenant ainsi la première université en ligne au monde. Sa mission : rendre accessible une éducation universitaire de qualité en utilisant la technologie comme outil principal. Avec plus de 87 000 étudiants dans 132 pays et une équipe de plus de 600 personnes enseignants et chercheurs, l'UOC a évolué vers un environnement entièrement virtuel, maximisant les avantages du télétravail. L'université s'efforce d'offrir une expérience éducative flexible et de haut niveau, où le mérite est le seul critère d'accès. Sa mission est d'ouvrir l'accès à une éducation de qualité aux personnes du monde entier en utilisant la technologie comme outil clé.
Le défi : Numériser les signatures globales dans un environnement 100 % en ligne
En tant qu'université entièrement en ligne, l'UOC avait besoin d'une solution de signature électronique permettant la signature asynchrone de documents par des personnes situées partout dans le monde, utilisant différents appareils. De plus, l'UOC gère annuellement plus de 6 000 conventions de stage, nécessitant la signature de trois parties : l'étudiant, l'organisme de stage et l'université. La solution précédente impliquait des processus longs, coûteux et inefficaces.
Par conséquent, l'UOC avait besoin :
- D'un système sécurisé et polyvalent répondant aux normes légales et de sécurité technologique.
- D'une méthode de signature électronique permettant la participation de plusieurs parties.
- D'une intégration aux systèmes de gestion internes pour assurer la bonne conservation des documents.
La solution : Automatisation et sécurité avec la signature électronique multicanal VIDsigner
L'UOC a choisi VIDsigner comme solution de signatureélectronique institutionnelle, tirant parti de la polyvalence de sesdifférentes modalités :.
- Signature biométrique : Utilisée sur des tablettes pour des signatures rapides et sécurisées.
- Signature à distance : Permet la signature depuis n'importe quel appareil avec accès Internet.
- Signature centralisée : Idéale pour les processus nécessitant des niveaux élevés de sécurité.
- Stamper : Cachet automatisé qui valide rapidement et efficacement les documents.
Ces modalités sont combinées au sein d'un même document, s'adaptant aux différents besoins des utilisateurs, qu'ils disposent ou non d'un certificat numérique. De plus, la mise en œuvre comprenait, d'une part, l'intégration de VIDsigner au gestionnaire d'archives de l'université et, d'autre part, l'intégration à l'outil de gestion des conventions de l'université, permettant de signer rapidement et en toute sécurité tous les documents, garantissant leur validité juridique et une gestion documentaire appropriée.
Enfin, l'utilisation de l'API de VIDsigner a permis une intégration transparente avec le gestionnaire d'archives de l'université, garantissant que tous les documents signés étaient conservés dans un environnement sécurisé et accessible.
Pourquoi VIDsigner et pourquoi Peakway
L'UOC a choisi Peakway pour ses précieuses connaissances technologiques en termes de processus, de services de signature et d'automatisation, et VIDsigner pour sa capacité à offrir de multiples modalités de signature et à les combiner dans un même document, permettant une flexibilité dans le processus de signature pour différents types d'utilisateurs. De plus, l'API de VIDsigner a facilité son intégration aux applications de gestion de l'université, l'intégration avec le gestionnaire d'archives étant l'un des facteurs décisifs de son choix.
Par ailleurs, grâce à Firmasuite, la plateforme de gestion intégrée des processus de signature, nous avons pu offrir un out il facile d'accès et d'utilisation à tous les départements de l'organisation nécessitant le service de signature de documents de manière individuelle. À son tour, elle offre une vue unique et globale de l'utilisation des services de signature par tout système d'information universitaire.
La persévérance et la méthodologie de l'équipe de l'UOC ont été essentielles pour pouvoir mener à bien un déploiement massif des services de signature dans toute l'organisation : un véritable travail d'équipe.
Xavier Sancliment Casadejús, CEO of Peakway
Résultats : Mise en œuvre réussie dans le milieu éducatif
La mise en œuvre de VIDsigner à l'UOC a été accompagnée par Peakway, un partenaire technologique GOLD de Validated ID possédant une vaste connaissance en matière d'automatisation et de services de signature numérique.
Ensemble, ils ont réalisé :
- Numérisation de la gestion des conventions: Plus de 6 000 conventions de stage signées numériquement d'ici 2023, éliminant le besoin de documents physiques et de processus manuels.
- Économies significatives : Au cours de la première année, l'UOC a économisé plusde 9 000 € par rapport aux solutions précédentes.
- Conformité réglementaire : L'intégration au gestionnaire d'archives a garanti que tous les documents étaient conservés dans un environnement sécurisé et conforme.
Grâce à l'automatisation des processus de signature et à l'intégration à nos systèmes internes, nous avons optimisé nos processus, assurant la sécurité juridique et technologique, tout en générant des économies significatives.
Albert Dresaire Gaudí , Electronic Administration Service
Impact quantifiable : Résultats clés de l'UOC avec VIDsigner
Les signatures numériques en chiffres :
En 2023, l'UOC a enregistré un total de 30 686 signatures électroniques VIDsigner avec les répartitions suivantes
- 19 313 signatures à distance
- 6 108 signatures centralisées
- 2 220 signatures biométriques
- 3 045 cachets Stamper
Signature des conventions numériques : Plus de 6 000 conventions de stage ont été signées avec VIDsigner, optimisant l'efficacité et réduisant les coûts de gestion.
Sécurité et gestion documentaire : La solution de signature électronique garantit la validité juridique des documents et facilite leur accès et leur archivage sécurisé, conformément aux normes de sécurité technologique et juridique del'UOC.
Conclusion : Transformer les processus éducatifs grâce aux signatures électroniques
L'Universitat Oberta de Catalunya (UOC) a réussi à optimiser ses processus de gestion documentaire et de signature, gagnant du temps et des ressources, grâce à la mise en œuvre de VIDsigner et au soutien de Peakway. Cette success story montre comment les signatures électroniques peuvent transformer les processus d'une institution éducative mondiale, améliorant l'efficacité opérationnelle et garantissant la sécurité juridique et technologique.
