La UOC: pionera en educación digital y optimización de la gestión documental
La Universitat Oberta de Catalunya (UOC) fue creada en 1995, convirtiéndose en la primera universidad online del mundo, con la misión de abrir el acceso a la enseñanza universitaria de calidad utilizando la tecnología como principal herramienta. Con más de 87.000 estudiantes en 132 países y un equipo de más de 600 personas que són personal docente e investigadores, la UOC ha evolucionado hacia un entorno totalmente virtual, maximizando las ventajas del teletrabajo. La universidad busca proporcionar una experiencia educativa flexible y de alto nivel, donde el mérito es el único criterio de acceso. Su misión es abrir el acceso a la enseñanza de calidad a personas de todo el mundo, utilizando la tecnología como herramienta clave.
El Reto: Digitalizar firmas globales en un entorno 100% online
Al ser una universidad 100% online, la UOC necesitaba una solución de firma electrónica que permitiera la firma asíncrona de documentos para las personas ubicadas en cualquier lugar del mundo, utilizando distintos dispositivos. Además, la UOC gestiona más de 6,000 convenios de prácticas anualmente, que requieren la firma de tres partes: el estudiante, la institución de prácticas y la universidad. La solución anterior implicaba procesos largos, costosos y poco eficientes. Por tanto, la UOC requería:
- Un sistema seguro y versátil que cumpliera con los estándares de seguridad jurídica y tecnológica.
- Un método de firma electrónica que permitiera la participación de múltiples partes.
- Integración con los sistemas de gestión interna para asegurar la correcta preservación de los documentos.
La Solución: Automatización y seguridad con firma electrónica multicanal VIDsigner
La UOC optó por VIDsigner como su solución corporativa de firma electrónica, aprovechando la versatilidad de sus diferentes modalidades:
- Firma Biométrica: Utilizada en dispositivos móviles para firmas rápidas y seguras.
- Firma Remota: Permite la firma desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
- Firma Centralizada: Ideal para procesos que requieren altos niveles de seguridad.
- Stamper: Sello automatizado que valida documentos de manera rápida y eficiente.
Estas modalidades se combinan dentro de un mismo documento, adaptándose a las diferentes necesidades de los usuarios, ya sea que cuenten con certificado digital o no. Además, la implementación incluyó, por un lado, la integración de VIDsigner con el gestor de expedientes de la universidad y por otro, la integración con la herramienta de gestión de convenios de la universidad, facilitando que todos los documentos se pudieran firmar de forma rápida y segura, garantizando su validez legal y su correcta gestión documental.
Finalmente, el uso de la API de VIDsigner permitió una integración fluida con el gestor de expedientes de la universidad, asegurando que todos los documentos firmados se mantuvieran en un entorno seguro y accesible.
¿Por qué elegir VIDsigner y Peakway?
La UOC apostó por Peakway por disponer de un conocimiento tecnológico de gran valor tanto a nivel de procesos, servicios de firma y automatización y a su vez, por VIDsigner debido a su capacidad para ofrecer múltiples modalidades de firma y combinarlas en un mismo documento, permitiendo flexibilidad en el proceso de firma para diferentes tipos de usuarios. La API de VIDsigner facilitó su integración con las aplicaciones de gestión de la universidad, siendo la integración con el gestor de expedientes uno de los factores decisivos para su elección.
Además, gracias a Firmasuite, la plataforma de gestión integral de procesos de firma, hemos podido ofrecer una herramienta de fácil acceso y uso a todos los departamentos de la organización que requieren del servicio de firma de documentos de manera individualizada. A su vez, ofrece una visión única y global del uso de los servicios de firma por cualquier sistema de información de la universidad.
La constancia del equipo de la UOC y metodología han sido claves para poder llevar a cabo un despliegue masivo de los servicios de firma en toda la organización: un verdadero trabajo en equipo.
Xavier Sancliment Casadejús, CEO de Peakway
Resultados: Implementación exitosa en el entorno educativo
La implementación de VIDsigner en la UOC fue acompañada por Peakway, un socio tecnológico Gold de Validated ID con amplio conocimiento en servicios de automatización y firma digital. Juntos lograron:
- Digitalización de la Gestión de Convenios: Más de 6,000 convenios de prácticas firmados digitalmente en 2023, eliminando la necesidad de documentos físicos y procesos manuales.
- Ahorro de Costos Significativo: Durante el primer año, la UOC ahorró más de 9,000 euros en comparación con las soluciones anteriores.
- Cumplimiento Normativo: La integración con el gestor de expedientes garantizó que todos los documentos se mantuvieran en un entorno seguro y conforme a las normativas vigentes.
Gracias a la automatización de los procesos de firma y la integración con sus sistemas internos, hemos optimizado nuestros procesos, garantizando la seguridad jurídica y tecnológica, al tiempo que hemos generado ahorros significativos.
Albert Dresaire Gaudí, Servei d'Administració Electrònica
Impacto cuantificable: Resultados clave de la UOC con VIDsigner
Firmas digitales en números
En 2023, la UOC registró un total de 30,686 firmas electrónicas VIDsigner con las siguientes distribuciones:
- 19.313 firmas remotas
- 6.108 firmas centralizadas
- 2.220 firmas biométricas
- 3.045 sellos Stamper
Firma de convenios digitales
Se firmaron más de 6,000 convenios de prácticas con VIDsigner, optimizando la eficiencia y reduciendo costos de gestión.
Seguridad y Gestión Documental
La solución de firma electrónica asegura la validez legal de los documentos y facilita su acceso y archivo seguro, cumpliendo con los estándares de seguridad tecnológica y jurídica de la UOC.
Conclusión: Transformando procesos educativos a través de la firma electrónica
La Universitat Oberta de Catalunya (UOC) ha logrado optimizar la gestión de sus documentos y procesos de firma, ahorrando tiempo y recursos, gracias a la implementación de VIDsigner y el soporte de Peakway. Este caso de éxito refleja cómo la firma electrónica puede transformar los procesos de una institución educativa global, mejorando la eficiencia operativa y garantizando la seguridad jurídica y tecnológica.
