Die UOC: Vorreiter in der digitalen Bildung und Optimierung der Dokumentenverwaltung
The Universitat Oberta de Catalunya (UOC) wurde 1995 gegründet und war damit die ersteOnline-Universität der Welt, die sich zum Ziel gesetzt hat, eine qualitativ hochwertige Hochschulausbildung mit Hilfe von Technologie zugänglich zu machen. Mit mehr als 87.000 Studierenden in 132 Ländern und einem Team von mehr als 600 Lehrkräften und Forschern, UOC zu einer vollständig virtuellen Umgebung entwickelt, die die Vorteile der Telearbeit optimal nutzt. Die Universität möchte ein flexibles Bildungserlebnis auf hohem Niveau bieten, bei dem die Leistung das einzige Kriterium für den Zugang ist. Ihr Ziel ist es, Menschen aus der ganzen Welt den Zugang zu einer qualitativ hochwertigen Bildung zu ermöglichen und dabei die Technologie als Schlüsselinstrument einzusetzen.
Die Herausforderung: Die Digitalisierung globaler Unterschriften in einer 100% igen Online-Umgebung
Als 100% ige Online-Universität benötigte die UOC eine Lösung für die elektronische Unterschrift, die eine asynchrone Unterzeichnung von Dokumenten fürPersonen an jedem Ort der Welt und mit unterschiedlichen Geräten ermöglicht.Darüber hinaus verwaltet die UOC jährlich mehr als 6.000 Praktikumsverträge, die die Unterschrift von drei Parteien erfordern: dem Studenten, der Praktikumseinrichtung und der Universität. Die bisherige Lösung war mit langwierigen, kostspieligen und ineffizienten Prozessen verbunden.
Daher ist der UOC erforderlich:
- Ein sicheres und vielseitiges System, das den rechtlichen und technischen Sicherheitsstandards entspricht.
- Eine elektronische Unterschriftsmethode, die dieTeilnahme mehrerer Parteien ermöglicht.
- Integration in interne Verwaltungssysteme, um die korrekte Aufbewahrung von Dokumenten zu gewährleisten.
Die Lösung: Automatisierung und Sicherheit mit VIDsigner multichannel electronic signature
Die UOC entschied sich für VIDsigner als Unternehmenslösungfür elektronische Signaturen und nutzte die Vielseitigkeit der verschiedenenModalitäten:
- Biometrische Signature: Wird in mobilen Geräten für schnelle und sichereSignaturen verwendet.
- Remote-Signatur: Ermöglicht die Signatur von jedem Gerät mit Internetzugang.
- Zentralisierte Signatur: Ideal für Prozesse, die ein hohes Maß an Sicherheit erfordern.
- Stamper: Automatischer Stempel, der Dokumente schnell und effizient validiert.
Diese Modalitäten werden innerhalb desselben Dokuments kombiniert und passen sich den verschiedenen Bedürfnissen der Benutzer an, unabhängig davon, ob sie ein digitales Zertifikat besitzen oder nicht. Darüberhinaus umfasste die Implementierung zum einen die Integration von VIDsigner in den Records Manager der Universität und zum anderen die Integration in dasVertragsmanagement-Tool der Universität, wodurch alle Dokumente schnell und sicher signiert werden können und ihre Rechtsgültigkeit sowie eine ordnungsgemäße Dokumenten verwaltung gewährleistet sind.
Schließlich ermöglichte die Verwendung der API von VIDsigner eine nahtlose Integration mit dem Records Manager der Universität, wodurch sichergestellt wurde, dass alle signierten Dokumente in einer sicheren und zugänglichen Umgebung aufbewahrt wurden.
Warum VIDsigner und warum Peakway
Die UOC entschied sich für Peakway aufgrund des wertvollen technologischen Know-hows in Bezug auf Prozesse, Unterschriftendienste und Automatisierung und für VIDsigner aufgrund seiner Fähigkeit, mehrere Unterschriftsmodalitäten anzubieten und sie im selben Dokument zu kombinieren, was Flexibilität im Unterschriftsprozess für verschiedene Arten von Benutzern ermöglicht. Darüber hinaus erleichterte die API von VIDsigner dieIntegration mit den Verwaltungsanwendungen der Universität, wobei dieIntegration mit dem Records Manager einer der entscheidenden Faktoren für dieWahl war.
Darüber hinaus konnten wir dank Firmasuite, der integrierten Managementplattform für Signatur prozesse, allen Abteilungen derOrganisation, die den Dokumentensignaturdienst auf individueller Basis benötigen, ein leicht zugängliches und benutzerfreundliches Tool anbieten. Im Gegenzugbietet es eine einzigartige und globale Sicht auf die Nutzung von Signaturdiensten durch jedes Universitätsinformationssystem.
“DieBeharrlichkeit und die Methodik des UOC-Teams waren ausschlaggebend für die massive Einführung von Signaturdiensten in der gesamten Organisation: eine echte Teamleistung".
Xavier Sancliment Casadejús
Geschäftsführer von Peakway
Ergebnisse:Erfolgreiche Umsetzung im Bildungsumfeld
Die Implementierung von VIDsigner an der UOC wurde von Peakway begleitet, einem Technologiepartner von Validated ID GOLD mit umfassenden Kenntnissen in den Bereichen Automatisierung und digitale Signaturdienste.
Gemeinsam haben sie es geschafft:
- Digitalisierung der Vertragsverwaltung: Bis 2023 sollen mehr als 6.000 Praktikumsvereinbarungen digital unterzeichnet werden, so dass physischeDokumente und manuelle Prozesse überflüssig werden.
- Signifikante Kosteneinsparungen: Im ersten Jahr sparte die UOC mehr als 9.000 Euro im Vergleich zu früheren Lösungen.
- Einhaltung von Vorschriften: Durch die Integration mit dem Records Manager wurde sichergestellt, dass alle Dokumente in einer sicheren und gesetzeskonformen Umgebung aufbewahrt wurden.
“Dank der Automatisierung der Unterschriftsprozesse und der Integration mit ihreninternen Systemen haben wir unsere Prozesse optimiert, rechtliche und technische Sicherheit gewährleistet und gleichzeitig erhebliche Einsparungen erzielt”.
Albert Dresaire Gaudí
Elektronischer Verwaltungsdienst
Quantifizierbare Auswirkungen: Die wichtigsten Ergebnisse der UOC mit VIDsigner
Digitale Signaturen in Zahlen: Im Jahr 2023 verzeichnete die UOC insgesamt 30.686 VIDsigner-E-Signaturen mit den folgenden Verteilungen:
- 19.313 Fernsignaturen.
- 6.108 zentralisierte Unterschriften.
- 2.220 biometrische Unterschriften.
- 3.045 Siegel der Stamper.
Unterzeichnung von digitalen Vereinbarungen: Mehr als 6.000 Praxisverträge wurden mit VIDsigner unterzeichnet, wodurch die Effizienz optimiert und die Verwaltungskosten gesenkt wurden.
Sicherheit und Dokumentenmanagement: Die Lösung für die elektronische Unterschrift gewährleistetdie Rechtsgültigkeit der Dokumente und erleichtert den Zugang zu ihnen und ihresichere Archivierung, wobei die technischen und rechtlichenSicherheitsstandards der UOC eingehalten werden.
Schlussfolgerung: Veränderung von Bildungsprozessen durch elektronische Signaturen
Der Universitat Oberta de Catalunya (UOC) ist es dank derImplementierung von VIDsigner und der Unterstützung von Peakway gelungen, ihr Dokumenten management und ihre Unterschriftsprozesse zu optimieren und Zeit undRessourcen zu sparen. Diese Erfolgsgeschichte zeigt, wie elektronischeSignaturen die Prozesse einer globalen Bildungseinrichtung verändern können, indem sie die betriebliche Effizienz verbessern und rechtliche und technologische Sicherheit gewährleisten.
