Die Mosscare St. Vincent's Housing Group (MSV) besitzt und verwaltet fast 9.000 Wohnungen in Greater Manchester, Lancashire und West Yorkshire. Ihr Ziel ist es, auf die Wohnungskrise im Nordwesten zu reagieren, wobei sie der Generation der Millennials, die keine angemessene Wohnung finden, sowie älteren Menschen, Menschen mit geringem Einkommen, Menschen, die eine spezielle Wohnung benötigen, Erstkäufern und Menschen, die sich umorientieren wollen, helfen wollen.
Vertragsunterzeichnung mittels digitaler Signaturen auf Distanz
Ausgelöst durch die Umstellung auf hybride Arbeitsformen – die Kombination von Telearbeit und Büroarbeit – und verschärft durch die Covid-19-Pandemie, musste MSV eine praktikable Lösung finden, um Dokumente und Formulare papierlos und verbindlich von Mitarbeitern und Kunden unterschreiben zu lassen. Bisher gab es kein Verfahren für digitale Signaturen, das rechtsverbindlich war oder akzeptiert wurde.
Traditionelle Signaturmethoden
Früher mussten die Mieter die Papiere vor Ort unterschreiben, was nicht nur umständlich war, sondern auch mehr Zeit in Anspruch nahm, um die rechtlichen Formalitäten zu erledigen. Wenn der Mieter den Termin versäumte, kam alles zum Stillstand, bis er neu angesetzt werden konnte. Darüber hinaus erwies es sich als mühsam, die Signaturen von Drittparteien wie Notaren und Anwälten zu erhalten, was den Zeitplan für die Schlüsselübergabe verzögerte. MSV wollte eine einfachere Möglichkeit für Mieter, ihre Unterlagen zu unterschreiben, ohne physisch anwesend sein zu müssen.
Eine praktikable elektronische Lösung finden
Die Wohnungsbaugesellschaft hat sich auch andere Lösungen für elektronische Signaturen angesehen, war aber der Meinung, dass diese nicht zu 100% ihren Anforderungen entsprechen. Das Unternehmen wollte digital werden, um Prozesse sowohl für Mitarbeiter als auch für Mieter funktionaler zu gestalten, und wandte sich daher an den langjährigen Lieferanten DocTech, um Hilfe zu erhalten. DocTech ist ein Spezialist für Dokumentenmanagement und installierte und unterstützt MSV mit DocuWare, einem digitalen Dokumentenmanagementsystem.
Nachdem MSV mehrere Lösungen getestet hatte, wurde ihnen klar, dass sie eine zuverlässige und vor allem an ihre Prozesse anpassbare Lösung benötigten. Es musste einfach zu bedienen sein, damit die Mitarbeiter die Vorteile sofort nutzen konnten.
Die Fähigkeit zur Integration mit anderen Plattformen war ebenfalls ein wichtiger Aspekt bei der Entscheidungsfindung von MSV.
“Der Bedarf an einem Signierdienst entstand im Rahmen eines agileren Geschäftsansatzes und wurde durch die Pandemie noch verschärft. Die starke Abhängigkeit von Signaturen auf Papier hielt uns im Wesentlichen zurück und bremste uns aus. Nachdem wir uns bei anderen Signaturanbietern umgesehen hatten, wurde schnell klar, dass ein direkter Wechsel von herkömmlichen Signaturen zu digitalen Signaturen nicht ausreichte, da die Kollegen weiterhin alles manuell abheften mussten. Mit der Integration von VIDsigner in DocuWare haben wir eine Lösung für beides gefunden, die in kürzester Zeit zu einem wesentlichen Bestandteil unserer Prozesse geworden ist”.
Paul Clark, ICT Senior Applications Analyst
Die Lösung
Als Anbieter von Sozialwohnungen hat MSV viele verschiedene Arten von Dokumenten und Formularen, die unterschreiben werden müssen. Diese reichen von einfachen mietbezogenen Dokumenten bis hin zu komplexeren Verträgen und rechtlichen Dokumenten wie Anträgen und internen ICT-Richtlinien.
Verwendung der elektronischen Signatur
Die erste Nutzung der VIDsigner-Integration mit DocuWare erfolgte im Rahmen eines neuen Geräte-Rollouts im Spätsommer/Herbst 2020, bei dem die Mitarbeiter von MSV den Empfang ihrer Geräte per Kurier unterschreiben mussten.
Nach dem Erfolg dieser Nutzung ist die Integration zu einer Schlüsselkomponente des Rollout-Prozesses für ICT-Geräte geworden und hat erheblich zur Rationalisierung des Betriebs beigetragen.
Während der Covid-19-Pandemie benötigte das Vermietungsteam von MSV eine Möglichkeit, den Mietern Dokumente im Rahmen eines virtuellen Besichtigungsprozesses auszuhändigen. Innerhalb weniger Wochen und mit Hilfe von DocTech konnte MSV einen Proof of Concept vorlegen.
Bei diesem PoC wurden Informationen und Dokumente, die in ihrem Hausverwaltungssystem erstellt wurden, an DocuWare gesendet, wo sie dann mit VIDsigner verknüpft wurden. Im Mai 2021 ging MSV mit einem neu gestalteten Kundenprozess live, der es ermöglicht, alle erforderlichen Formulare mit VIDsigner zu unterschreiben.
Im März 2022 wurde die Nutzung von VIDsigner durch die Einführung der Dokumenttypen für Wohnungsbewerbungen in die Umgebung weiter gesteigert.
Die Vorteile der Integration von VIDsigner in das MVS Housing Management System
Die Einführung von VIDsigner war nicht nur ein einfacher Wechsel zwischen herkömmlichen und digitalen Signaturen, sondern brachte auch weitere Vorteile mit sich:
• Eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands: Sobald die Dokumente erstellt und signiert sind, werden sie automatisch im entsprechenden DocuWare-Archiv abgelegt.
• Ein besseres Verständnis und eine bessere Nutzung des Wohnungsverwaltungssystems durch die Mitarbeiter, wobei der Schwerpunkt darauf liegt, die Prozesse effizienter und kundenorientierter zu gestalten.
• Eine erhebliche Steigerung der Nutzung des Kundenportals: Durch die Einführung von Mitarbeitern und Kunden in eine digitale Arbeitsweise.
Über DocTech
DocTech wurde 1984 gegründet und ist auf automatisierte, digitale Dokumentenlösungen spezialisiert, die Organisationen mit einer Reihe von Anforderungen unterstützen, von einem einfachen digitalen Archiv bis hin zu komplexen Rechnungsverarbeitungs-Workflows und Integrationen von Drittanbietern.
DocTech hat seinen Sitz in Bury, Großbritannien, und arbeitet mit über 300 Kunden in ganz Großbritannien und Irland sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor zusammen.
Zitat von Geschäftsführer (DocTech) Ruban Rajasooriyar, Managing Director von DocTech, sagte: “Wir arbeiten seit 2001 mit MSV zusammen und unsere Beziehung wächst weiter. Mit Hilfe unserer Partner bei Validated ID können wir eine elektronische Signaturlösung anbieten, die sich direkt in DocuWare integriert, Prozesse vereinfacht und die Mietererfahrung verbessert“.
