Mosscare St Vincent's Housing Group (MSV) posee y gestiona casi 9.000 viviendas en el área de Gran Manchester, Lancashire y West Yorkshire. Sus aspiraciones son responder a la crisis de la vivienda en el área del Noroeste de Inglaterra y ayudar a la generación millenial sin vivienda digna, a las personas mayores, a las personas de bajos ingresos, a los que necesitan una vivienda especializada, a los que compran por primera vez y a los que buscan "el tamaño adecuado".
Firma remota de contratos mediante firmas digitales
En primera instancia, como consecuencia del cambio al trabajo híbrido -la práctica de combinar el trabajo a distancia con el trabajo en la oficina- y agravado por la pandemia de Covid-19, MSV tenía que encontrar una solución viable para obtener firmas sin papel y vinculantes tanto de los empleados como de los clientes en documentos y formularios. Hasta entonces, MSV no había establecido ningún proceso de firma digital legalmente vinculante.
Métodos de firma tradicionales
Antes los arrendatarios tenían que desplazarse físicamente para firmar la documentación, lo que no sólo resultaba incómodo, sino que además requería más tiempo para completar los trámites legales. Si el inquilino no acudía a la cita, todos los trámites se paralizaban hasta que pudieran volver a concertar una nueva cita. Además, la obtención de firmas de terceros, notarios y abogados no era nada fácil, lo que retrasaba los plazos de entrega de las llaves. MSV quería una forma más fácil de que los inquilinos firmaran la documentación sin que tuvieran que estar físicamente presentes.
Una solución electrónica viable
La Asociación de la Vivienda estudió otras soluciones de firma electrónica, pero no se adaptaban al 100% a sus necesidades. La empresa quería digitalizarse para que los procesos fueran más funcionales tanto para los empleados como para los inquilinos, por lo que recurrió a la ayuda de DocTech, su proveedor habitual. La empresa DocTech es especialista en gestión de documentos y ha instalado y prestado asistencia a MSV con DocuWare, un sistema de gestión de documentos digitales.
Tras probar varias soluciones, MSV se dio cuenta de que necesitaba una solución fiable y, sobre todo, adaptable a sus procesos. Tenía que ser fácil de usar para que los empleados pudieran aprovechar las ventajas inmediatamente.
La capacidad de integrarse con otras plataformas también fue un factor importante en el proceso de decisión de MSV.
«La necesidad de un servicio de firmas surgió en el marco de un enfoque empresarial más ágil y se vio agravada por la pandemia. La gran dependencia de las firmas en papel nos estaba frenando y ralentizando. Tras examinar otros proveedores de firmas, quedó claro que no bastaba con pasar directamente de la firma húmeda a la digital, ya que el personal seguía teniendo que archivar los documentos manualmente. La integración de VIDsigner con DocuWare nos proporcionó la solución para ambas cosas y en poco tiempo se ha convertido en una parte esencial de nuestros procesos».
Paul Clark, ICT Senior Applications Analyst
La solución
Como proveedor de viviendas sociales, MSV trabaja con una gran variedad de documentos y formularios que necesitan firma. Se trata de documentos que van desde los más sencillos, como los relativos a los alquileres, hasta los más complejos, como formularios y políticas internas.
Uso de la firma electrónica
El primer uso de la integración de VIDsigner con DocuWare se produjo en el marco de la implantación de un nuevo dispositivo a finales del verano/otoño de 2020, que requería que los empleados de MSV firmaran al recibir sus equipos por mensajería.
Tras el éxito de este uso, la integración se ha convertido en un componente clave del proceso de despliegue de los dispositivos informáticos y ha contribuido significativamente a la agilización de la actividad.
Durante la pandemia de Covid-19, surgió la necesidad de que el equipo de arrendamientos de MSV emitiera los documentos a los inquilinos en consonancia con un proceso de visita virtual. En cuestión de semanas y con la ayuda de DocTech, MSV pudo presentar una prueba de concepto (PdC).
Este PdC permitió que la información y los documentos generados en su sistema de gestión de viviendas se enviaran a DocuWare, donde se vinculan con VIDsigner. En mayo de 2021, MSV puso en marcha un nuevo proceso rediseñado para los clientes, que permite firmar todos los formularios requeridos mediante VIDsigner.
En marzo de 2022, el uso de VIDsigner se incrementó aún más al introducir en el entorno los tipos de documentos de solicitud de vivienda.
Las ventajas de integrar VIDsigner en el sistema de gestión de viviendas de MSV
En lugar de limitarse a un simple intercambio entre la firma húmeda y la digital, la introducción de VIDsigner en el proceso ha aportado ventajas adicionales:
• Una reducción del tiempo de gestión: una vez generados y firmados, los documentos se almacenan automáticamente en el archivo de DocuWare correspondiente.
• Un mayor conocimiento y uso de su Sistema de Gestión de Viviendas por parte de los empleados, con énfasis en hacer los procesos más eficientes y orientados al cliente.
• Un aumento sustancial del uso del portal de clientes: al mostrar a los empleados y clientes una forma digital de realizar operaciones.
Acerca de DocTech
Fundada en 1984, DocTech se especializa en soluciones documentales digitales automatizadas, apoyando a las organizaciones con una gama de necesidades, desde un simple archivo digital hasta complejos flujos de trabajo de procesamiento de facturas e integraciones de terceros.
Con sede en Bury (Reino Unido), DocTech trabaja con más de 300 clientes en todo el Reino Unido e Irlanda, tanto en el sector privado como en el público.
Cita del ejecutivo de la empresa (DocTech) Ruban Rajasooriyar, Director General de DocTech, asegura: «Trabajamos con MSV desde 2001 y nuestra relación sigue creciendo. Con la ayuda de nuestros socios de Validated ID, podemos ofrecer una solución de firma electrónica que se integra directamente en DocuWare, lo que agiliza los procesos y mejora la experiencia de los inquilinos».
