Con la introducción de este nuevo servicio en su cartera de productos, la empresa DocuWare cree que los clientes participantes se beneficiarán de mayor cumplimiento, seguridad documental, eficiencia de procesos y precisión de transacciones en flujos de trabajo que requieran firmas digitales.
“Las firmas electrónicas son una parte esencial de todo negocio moderno, independientemente de su tamaño. Nuestro objetivo es sencillo, proporcionar a nuestros clientes una solución segura y rápida para insertar firmas electrónicas directamente en el flujo de trabajo de documentos sin poner en riesgo el ritmo de sus procesos de negocio», dice Dr. Michael Berger, presidente de DocuWare.
Los flujos de trabajo digitales ofrecen su mayor rendimiento cuando cuentan con el apoyo de un servicio de firma electrónica seguro. La aplicación VIDsigner de Validated ID se integra de forma completa en el sistema de flujo de trabajo de DocuWare para ofrecer tres opciones de firmas digitales seguras:
- Firma remota: cuando se requiere que un usuario remoto firme un documento enviado por correo electrónico, Validated ID primero verifica la identidad mediante el envío de un código a través de un mensaje SMS. Este código le permite revisar, firmar el documento y colocarlo de nuevo en el sistema de flujo de trabajo.
- Firma biométrica: En esta situación cara a cara, el firmante utiliza una tablet y un lápiz stylus. La verificación tiene lugar a través de la medición de trazos, presión y formas de cada firma individual. Los documentos firmados se colocan a continuación en el sistema de flujo de trabajo. Aproximadamente 80 dispositivos iOS, Windows y Android están aprobados para la recopilación de firmas electrónicas.
- Firma centralizada: Validated ID verifica la identidad del firmante remoto antes de que puedan visualizar o firmar el documento. Una vez conseguida la aprobación del usuario, Validated ID aplica la firma del usuario directamente al documento y lo vuelve a colocar en el sistema de flujo de trabajo.
Las útiles funciones que aceleran los procesos y garantizan flujos de trabajo seguros incluyen:
- La preselección de ubicaciones de firma fijas o dinámicas en cualquier documento mediante la identificación de texto de anclaje específico para dictaminar dónde se debería colocar la firma. Por ejemplo, si el usuario designa «firma de cliente» como texto de anclaje, el sistema ofrecerá de forma intuitiva esta ubicación para las firmas electrónicas.
- Una firma se puede utilizar de forma simultánea en varios documentos revisados. Una vez firmados, estos se colocan en el sistema de flujo de trabajo.
- Los detalles de la firma electrónica se muestran claramente dentro del flujo de trabajo conectado a cada documento firmado de forma que todo se pueda controlar.
Este servicio se incluye dentro de la oferta de DocuWare Cloud. Los clientes de DocuWare Cloud pueden registrarse al servicio de forma gratuita. Para los clientes con sistemas tradicionales o las empresas que prefieran pagar según el uso, el precio empieza desde tan solo 25 céntimos por firma.
La configuración del servicio de firma de DocuWare es sencilla. Los usuarios registran sus empresas una única vez, mediante el envío de información a través de un formulario de DocuWare y la suscripción a la aplicación Validated ID.
Pese a que las firmas electrónicas son generalmente legalmente vinculantes, los participantes de este servicio tienen la seguridad añadida de estar protegidos por Validated ID con hasta 3M Euros.
Acerca de DocuWare
Las soluciones de automatización de procesos de oficina de DocuWare proporcionan flujos de trabajo digitales inteligentes y gestión de documentos que establecen una nueva pauta para la productividad y el rendimiento empresarial. Los servicios de DocuWare Cloud son la «solución más adecuada» reconocida para la digitalización, automatización y transformación de procesos clave. DocuWare opera en 90 países y cuenta con sedes centrales en Alemania y Estados Unidos.
