Cuatrecasas , cabinet d'avocats leader en Espagne, au Portugal et en Amérique latine, compte 26 bureaux dans 12 pays et s'engage en faveur de l'innovation et d'un service client personnalisé. Nous avons discuté avec Francesc Muñoz, CIO de Cuatrecasas, pour en savoir plus sur la manière dont les signatures électroniques multicanales de VIDsigner ont aidé ce cabinet d'avocats à accélérer la signature de documents juridiques.
Le défi : agilité et sécurité juridique lors de la signature de documents juridiques depuis n'importe où
La sécurité juridique a été l'un des points clés qui ont motivé Cuatrecasas à opter pour la solution de signature électronique comme méthode juridiquement valable pour formaliser des documents.
Le cabinet d'avocats a identifié l'importance d'optimiser les procédures de signature, en particulier les accords de non-divulgation (NDA) et les documents relatifs aux fournisseurs. De même, on cherchait à minimiser les difficultés liées à la signature de documents qui nécessitaient plusieurs signataires situés dans des lieux différents, étant donné que, par la méthode traditionnelle, les avocats de Cuatrecasas étaient obligés d'utiliser des messages conventionnels.
La compilation de toutes les signatures, avec le temps conséquent, nécessitait de joindre les feuilles au document original. En plus d’être inefficace et inefficace, cette pratique représentait une gestion du papier qu’il fallait changer.
À son tour, le principal défi de Cuatrecasas était de trouver un prestataire de services de confiance qualifié selon la réglementation eIDAS , qui respectait les exigences légales les plus exigeantes et ne conservait pas la preuve de la signature. Contrairement à d'autres fournisseurs de signatures, VIDsigner génère un PDF avec la preuve de chaque signataire, ce qui permet d'utiliser la preuve de la signature en cas de litige sans avoir à dépendre du fournisseur de signature.
La solution : VIDsigner, un service de signature électronique légale intégré à la plateforme Send2sign
Pour Cuatrecasas, la décision de recourir aux services d’entreprises de confiance n’était pas fondée uniquement sur des considérations technologiques ou financières.
Lorsque nous sommes confrontés à des processus ayant des implications juridiques, comme la signature de documents qui quittent nos bureaux, un troisième facteur important entre généralement en jeu : la responsabilité. Le recours à des fournisseurs de confiance tels que Validated ID pour formaliser des transactions juridiques pertinentes nécessite une sécurité juridique, une garantie de neutralité et de responsabilité.
Francesc Muñoz, CIO de Cuatrecasas
Protection et confidentialité des documents
Validated ID se distingue de ses concurrents par ces caractéristiques :
- Sécurité juridique. C'est un spécialiste en la matière qui veille à ce que toutes les procédures soient systématiquement conformes aux dispositions légales.
- Neutralité. Elle contrôle l’environnement des évolutions réglementaires (comme le règlement européen eIDAS) et veille à la prévention des manipulations ; par conséquent, aucune partie impliquée n’a besoin de contrôler cet environnement.
- Responsabilité. Une fonctionnalité précieuse du service de signature électronique est intrinsèquement liée à la fourniture de services de confiance qualifiés de Validated ID.
Une bonne gestion documentaire est obtenue grâce à l'intégration des signatures électroniques multicanales VIDsigner et de la plateforme de gestion documentaire Send2sign
Send2sign est une plateforme cloud développée par QualitaHUB, partenaire de Validated ID, pour gérer le processus de signature de documents avec le service de signature électronique multicanal VIDsigner. Cette plateforme permet d'envoyer, de gérer, de surveiller et de stocker tous les documents numériques de n'importe où et sur n'importe quel appareil. De plus, il vous permettra de créer des signataires récurrents et sporadiques, de créer des modèles de documents, d'exécuter des processus par lots et de définir des rappels, entre autres.
Cuatrecasas, grâce à cette intégration, vise à moderniser, automatiser et simplifier les processus basiques et répétitifs.
Le résultat : la numérisation, du début à la fin, à la fois du processus de signature et de la conservation des documents
Grâce à la signature électronique VIDsigner, nous avons rationalisé et décentralisé le processus de signature des contrats tout en renforçant la gouvernance et la sécurité de la signature. De même, cela nous a permis de numériser, du début à la fin, tant le processus que la garde documentaire.
Francesc Muñoz, CIO Cuatrecasas
Pour Cuatrecasas, l'un des principaux avantages de l'adoption d'outils comme VIDsigner était qu'ils leur permettaient de simplifier une tâche de routine telle que la signature de documents contractuels ou d'entreprise avec le maximum de garanties légales.
Le service de VIDsigner a accéléré la signature de contrats avec les clients, d'accords de confidentialité, de propriété intellectuelle, de documents de conformité réglementaire interne, de procès-verbaux et de certifications de conseils et d'administration, entre autres.
Un maximum de preuves juridiques et un processus de signature sécurisé et simple
Validated ID garantit que chaque processus de signature rassemble le maximum de preuves possible, depuis les informations biométriques lors du processus de signature électronique sur une tablette (vitesse, inclinaison, pression, etc.) jusqu'à l'authentification à deux facteurs, l'IP, et bien plus encore dans la signature numérique. avec un smartphone.
De plus, grâce à l'utilisation de la signature électronique avec la plateforme Send2sign, Cuatrecasas a éliminé les coûts de stockage. Tous les documents signés sont désormais stockés en toute sécurité dans le cloud.
Les cabinets d'avocats Cuatrecasas peuvent désormais dire adieu au papier et, à leur tour, participer au défi Validated ID zéro papier , qui vise à promouvoir la durabilité des entreprises.
