Cuatrecasas, die führende Anwaltskanzlei in Spanien, Portugal und Lateinamerika, hat 26 Büros in 12 Ländern und setzt auf Innovation und persönlichen Kundenservice. Wir sprachen mit Francesc Muñoz, CIO von Cuatrecasas, um mehr darüber zu erfahren, wie die elektronischen Multikanal-Signaturen von VIDsigner dieser Anwaltskanzlei geholfen haben, die Unterzeichnung von Rechtsdokumenten zu beschleunigen.
Die Herausforderung: Flexibilität und Rechtssicherheit bei der Unterzeichnung von Rechtsdokumenten von jedem Ort aus
Die Rechtssicherheit war einer der wichtigsten Punkte, die Cuatrecasas dazu veranlassten, sich für die elektronische Signaturlösung als rechtsgültige Methode zur Formalisierung von Dokumenten zu entscheiden.
Die Kanzlei erkannte, wie wichtig es ist, die Unterzeichnungsverfahren zu optimieren, insbesondere bei Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) und lieferantenbezogenen Dokumenten. Außerdem sollten die Schwierigkeiten bei der Unterzeichnung von Dokumenten, die mehrere Unterzeichner an verschiedenen Orten erfordern, minimiert werden, da die Anwälte von Cuatrecasas bei der herkömmlichen Methode gezwungen waren, konventionelle Nachrichten zu verwenden.
Die Zusammenstellung aller Unterschriften und der damit verbundene Zeitaufwand erforderten das Zusammenfügen der Blätter mit dem Originaldokument. Diese Praxis war nicht nur ineffizient und ineffektiv, sondern bedeutete auch, dass die Papierverwaltung geändert werden musste.
Die größte Herausforderung für Cuatrecasas bestand darin, einen qualifizierten Anbieter von Vertrauensdiensten gemäß den eIDAS-Vorschriften zu finden, der die anspruchsvollsten rechtlichen Anforderungen erfüllt und den Nachweis der Unterschrift nicht bewacht. Im Gegensatz zu anderen Signaturanbietern generiert VIDsigner ein PDF mit dem Nachweis jedes Unterzeichners, so dass der Nachweis der Unterschrift im Falle eines Rechtsstreits verwendet werden kann, ohne auf den Signaturanbieter angewiesen zu sein.
Die Lösung: VIDsigner, ein juristischer elektronischer Unterschriftendienst, der in die Send2sign-Plattform integriert ist
Für Cuatrecasas war die Entscheidung, Dienstleistungen von vertrauenswürdigen Unternehmen in Anspruch zu nehmen, nicht nur auf technologische oder finanzielle Erwägungen zurückzuführen.
Wenn wir mit Prozessen konfrontiert sind, die rechtliche Auswirkungen haben, wie z.B. die Unterzeichnung von Dokumenten, die unsere Büros verlassen, kommt in der Regel ein dritter wichtiger Faktor ins Spiel: die Verantwortung. Der Einsatz von vertrauenswürdigen Anbietern wie Validated ID zur Formalisierung relevanter rechtlicher Transaktionen erfordert Rechtssicherheit, eine Garantie der Neutralität und Verantwortung.
Francesc Muñoz, CIO von Cuatrecasas
Schutz und Vertraulichkeit von Dokumenten
Mit diesen Merkmalen hebt sich Validated ID von seinen Mitbewerbern ab:
- Rechtssicherheit. Er ist ein Spezialist auf diesem Gebiet, der dafür sorgt, dass alle Verfahren systematisch den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
- Neutralität. Sie kontrolliert das Umfeld von regulatorischen Änderungen (wie der europäischen eIDAS-Verordnung) und sorgt für die Verhinderung von Manipulationen; daher besteht für keine beteiligte Partei die Notwendigkeit, dieses Umfeld zu kontrollieren.
- Verantwortung. Ein wertvolles Merkmal des elektronischen Signaturdienstes ist untrennbar mit der Bereitstellung von qualifizierten Vertrauensdiensten von Validated ID verbunden.
Ein gutes Dokumentenmanagement wird durch die Integration der elektronischen Multikanal-Signatur VIDsigner und der Dokumentenmanagement-Plattform Send2sign erreicht
Send2sign ist eine Cloud-Plattform, die vom Validated ID-Partner QualitaHUB entwickelt wurde, um den Prozess der Dokumentenunterzeichnung mit dem elektronischen Multikanal-Signaturdienst VIDsigner zu verwalten. Mit dieser Plattform können alle digitalen Dokumente von überall und auf jedem Gerät versendet, verwaltet, überwacht und gespeichert werden. Darüber hinaus können Sie unter anderem wiederkehrende und sporadische Unterzeichner anlegen, Dokumentvorlagen erstellen, Batch-Prozesse ausführen und Erinnerungen einstellen. Cuatrecasas soll durch diese Integration grundlegende und sich wiederholende Prozesse modernisieren, automatisieren und vereinfachen.
Das Ergebnis: Digitalisierung, von Anfang bis Ende, sowohl des Unterzeichnungsprozesses als auch der Dokumentenaufbewahrung
Dank der elektronischen Signatur VIDsigner haben wir den Prozess der Vertragsunterzeichnung rationalisiert und dezentralisiert und gleichzeitig die Kontrolle und Sicherheit der Unterschrift verbessert. Außerdem konnten wir sowohl den Prozess als auch die Aufbewahrung der Dokumente von Anfang bis Ende digitalisieren.
Francesc Muñoz, CIO Cuatrecasas
Für Cuatrecasas bestand einer der Hauptvorteile der Einführung von Tools wie VIDsigner darin, dass sie eine Routineaufgabe wie die Unterzeichnung von Vertrags- oder Unternehmensdokumenten mit maximalen rechtlichen Garantien vereinfachen konnten.
Der Dienst von VIDsigner beschleunigte die Unterzeichnung von Verträgen mit Kunden, Vertraulichkeitsvereinbarungen, geistigem Eigentum, internen Dokumenten zur Einhaltung von Vorschriften, Protokollen und Bescheinigungen von Räten und Gremien, um nur einige zu nennen.
Maximale Rechtssicherheit und ein sicheres und unkompliziertes Unterschriftsverfahren
Validated ID stellt sicher, dass bei jedem Unterschriftsprozess so viele Beweise wie möglich gesammelt werden, von biometrischen Informationen während des elektronischen Unterschriftsprozesses auf einem Tablet (Geschwindigkeit, Neigung, Druck usw.) bis hin zur Zwei-Faktor-Authentifizierung, IP und mehr bei der digitalen Signatur mit einem Smartphone.
Darüber hinaus konnte Cuatrecasas durch den Einsatz der elektronischen Signatur mit der Send2sign-Plattform Lagerkosten einsparen. Alle signierten Dokumente werden nun sicher in der Cloud gespeichert.
Die Anwaltskanzleien von Cuatrecasas können sich nun vom Papier verabschieden und sich im Gegenzug der Validated ID Null-Papier-Challenge anschließen, die die Nachhaltigkeit von Unternehmen fördern soll.
