Cuatrecasas, el despacho de abogados líder en España, Portugal y América Latina, dispone de 26 oficinas en 12 países y apuesta por la innovación y un trato personalizado hacia el cliente. Hablamos con Francesc Muñoz, CIO de Cuatrecasas, para conocer a fondo cómo las firmas electrónicas multicanal de VIDsigner les han ayudado a agilizar la firma de documentos legales.
El Reto: la agilidad y seguridad jurídica a la hora de firmar documentos legales desde cualquier lugar
La seguridad jurídica fue uno de los puntos clave que motivó a Cuatrecasas a apostar por la solución de firma electrónica, como un método legalmente válido para formalizar los documentos.
El despacho de abogados identificó la importancia de optimizar los procedimientos de firma, especialmente en lo que respecta a los acuerdos de confidencialidad (NDA) y documentos relacionados con los proveedores. Asimismo, buscaba minimizar las dificultades relacionadas con la firma de documentos que requerían de múltiples firmantes ubicados en diversos lugares, dado que, mediante el método tradicional, los abogados de Cuatrecasas se veían obligados a emplear la mensajería convencional. De igual modo, la recopilación de todas las firmas, con la consecuente inversión de tiempo, requería la unión de las hojas al documento original. Esta práctica, además de ser ineficiente y poco eficaz, representaba una gestión en papel que necesitaban cambiar.
A su vez, el desafío clave de Cuatrecasas fue encontrar un Qualified Trust Service Provider según la normativa eIDAS, que cumpliera con los requisitos legales más exigentes, y que no custodiara las evidencias de la firma. A diferencia de otros proveedores de firmas, VIDsigner genera un PDF con las evidencias de cada firmante, lo cual permite que las pruebas de la firma puedan ser utilizadas en caso de litigio sin necesidad de depender del proveedor de firma.
La solución: VIDsigner, un servicio jurídico de firma electrónica integrado con la plataforma Send2sign
Para Cuatrecasas la decisión de usar servicios de firmas confiables no se basó solamente en consideraciones tecnológicas o de coste.
Cuando nos enfrentamos a procesos con implicaciones jurídicas, como el de la firma de los documentos que salen de nuestros despachos, suele entrar en juego un tercer factor muy importante: la responsabilidad. El uso de prestadores de confianza como Validated ID para formalizar relevantes transacciones jurídicas exige certeza jurídica, garantía de neutralidad y responsabilidad.
Francesc Muñoz, CIO de Cuatrecasas
Protección y confidencialidad de los documentos
Validated ID destaca entre sus competidores por estas características:
- Seguridad jurídica. Es un especialista en la materia que asegura que todos los procedimientos cumplen sistemáticamente las normas legales.
- Neutralidad. Controla el entorno de cambios en la regulación (como la regulación europea eIDAS) y garantiza la prevención de la manipulación, por lo tanto, no es necesario que ninguna parte implicada controle este entorno.
- Responsabilidad. Una característica increíblemente valiosa del servicio de firmas electrónicas, que está intrínsecamente ligada a la prestación de servicios de confianza cualificados de Validated ID.
El buen manejo de documentos se logra mediante la integración de las firmas electrónicas multicanal VIDsigner y de la plataforma de gestión documental Send2sign
Send2sign es una plataforma cloud, desarrollada por el partner de Validated ID QualitaHUB, para la gestión del proceso de firma de documentos con el servicio de firma electrónica multicanal VIDsigner. Esta plataforma permite que todos los documentos digitales puedan ser enviados, gestionados, supervisados y almacenados desde cualquier lugar y dispositivo. Además, permite crear firmantes recurrentes y esporádicos, crear plantillas de documentos, ejecutar procesos por lotes y establecer recordatorios, entre otros. Cuatrecasas, mediante esta integración, pretendía modernizar, automatizar y simplificar los procesos básicos y repetitivos.
El resultado: digitalización, de principio a fin, tanto del proceso de firma como de la custodia documental.
Gracias a la firma electrónica VIDsigner, hemos agilizado y descentralizado el proceso de firma de contratos a la vez que hemos reforzado el gobierno y la seguridad de la firma. Asimismo, nos ha permitido digitalizar, de principio a fin, tanto el proceso como la custodia documental.
Francesc Muñoz, CIO Cuatrecasas
Para Cuatrecasas, uno de los beneficios primordiales de adoptar herramientas como VIDsigner les permitió simplificar una tarea rutinaria como es la firma de documentación contractual o societaria, con las máximas garantías legales.
El servicio de VIDsigner no solo agilizó la firma de contratos con clientes, sino también acuerdos de confidencialidad, propiedad intelectual, documentos internos de cumplimiento normativo, actas y certificaciones de consejos y juntas, entre otros.
Máximas evidencias legales y un proceso de firma seguro y sencillo
Validated ID asegura de que cada proceso de firma reúne la máxima cantidad de pruebas posibles en todo momento: desde la información biométrica durante el proceso de firma electrónica en una tableta (velocidad, inclinación, presión, etc.), hasta el doble factor de autenticación, IP, y más, en la firma digital con un smartphone.
Además, gracias al uso de la firma electrónica con la plataforma de Send2sign, Cuatrecasas eliminó los costes de almacenaje. Toda la documentación firmada ahora se guarda de forma segura en la nube.
Los despachos de abogados Cuatrecasas ya pueden decir adiós al papel y, a su vez, se suman al reto cero papel de Validated ID, que tiene como objetivo fomentar la sostenibilidad empresarial.
