Forte de plus de cinquante ans d'expérience, la chaîne HIPOTELS est une entreprise familiale synonyme de qualité et d'excellence attachée à la valeur durable des choses bien faites.
La priorité de la marque HIPOTELS est la satisfaction maximale de ses clients grâce à un service de qualité. Pour cette raison, la stratégie de l'entreprise est de rénover ses établissements et d'intégrer les dernières tendances dans tous les domaines au niveau hôtelier.
HIPOTELS compte 28 établissements, dont des hôtels et appart-hôtels trois, quatre et cinq étoiles, situés à Majorque, Cadix, Lanzarote et Cancún.
Pourquoi HIPOTELS a décidé de surfer sur la nouvelle vague digitale ?
De plus en plus d'hôtels rejoignent la tendance d'offrir à leurs clients la meilleure expérience. Les voyageurs recherchent la flexibilité et la digitalisation de leurs séjours, ainsi qu'un enregistrement rapide et sans attente à la réception.
Le besoin croissant d'innover et de réduire les files d'attente à l'enregistrement est crucial pour améliorer l'expérience client et obtenir une impression positive dès le premier contact en face à face.
Cela nécessite une combinaison technologique permettant une gestion efficace du flux de travail et un personnel d'accueil qui offre un service d'enregistrement optimal répondant aux attentes des clients.
Pour continuer à s'améliorer et fournir une expérience de signature globale et satisfaisante, la mise en œuvre de la signature électronique dans le processus d'enregistrement a été envisagée.
La chaîne hôtelière a analysé plusieurs fournisseurs qui leur permettraient de se différencier et de s'adapter aux évolutions technologiques et qui apporteraient des avantages tels que :
- Conformité légale : assurez-vous que le processus de signature électronique est conforme aux réglementations et aux lois.
- Expérience client : un processus de signature électronique simple et intuitif tenant compte de l'accessibilité, du temps de réponse, de la conception intuitive et de la compatibilité avec les appareils mobiles.
- Sécurité de l'information : la sécurité de l'information est essentielle lors de la mise en œuvre des signatures électroniques. Il est essentiel de protéger les informations des clients avec un cryptage et une authentification à deux facteurs.
- Intégration avec les systèmes existants : s'assurer que le système de signature électronique s'intègre parfaitement aux systèmes existants, tels que le système de réservation et le logiciel de gestion des clients, et la création obligatoire de fichiers électroniques
- Coût : la mise en œuvre des signatures électroniques peut nécessiter un investissement important en temps et en argent pour le développement, la mise en œuvre et la formation du personnel. Considérer attentivement les coûts associés et évaluer les avantages potentiels avant de prendre une décision est d'une importance vitale .
Signatures électroniques VIDsigner à la réception des hôtels HIPOTELS
Avec un engagement clair dans la transformation technologique et numérique, Hipotels Internacional a décidé de s'appuyer sur la technologie VIDsigner. Cette solution de signature électronique Validated ID offre une plus grande sécurité juridique, une intégration facile et les meilleurs prix.
En intégrant la signature numérique VIDsigner au logiciel Avalon, HIPOTELS a permis de rationaliser les processus de signature du registre des voyageurs à l'aide de la signature biométrique VIDsigner.
Avec VIDsigner, tout utilisateur disposant d'un smartphone, d'un ordinateur ou d'une tablette peut signer un document de manière simple et agile, 100 % en ligne et sans file d'attente ni attente, de n'importe où. En plus d'être un système très intuitif qui ne nécessite aucune expérience utilisateur, cette solution offre les garanties légales maximales d'un service de confiance qualifié et conforme aux exigences du règlement européen eIDAS. Il garantit que les documents sont soumis à la confidentialité, la sécurité et la protection.
Avec les signatures numériques dans le processus d'enregistrement, le personnel de la réception peut utiliser le temps gagné sur les tâches fastidieuses dans d'autres activités plus productives. En éliminant le besoin d'imprimer, de distribuer et de collecter des documents physiques à signer, le personnel de la réception peut se concentrer sur la fourniture d'un service plus personnalisé. En plus de réduire la quantité de papier utilisé, une pratique plus durable et respectueuse de l'environnement est encouragée.
Expérience hôtelière à la pointe de la technologie
De plus, l'équipe d'accueil de la chaîne avalise à 100% ce changement et apprécie de ne pas avoir à déposer tous les documents papier qui nécessitent une signature. Avec des signataires relocalisés dans différentes parties du monde, les accords ont été conclus en moins de 90 secondes.
"Depuis le service des opérations, en collaboration avec le service informatique et avec le soutien de la direction générale, nous avons mis en place la signature numérique. Son ergonomie est destinée aux voyageurs qui doivent signer à l'enregistrement, mais nous n'excluons pas de l'étendre à d'autres usages".
Bel Gili Durán, Directeur général des opérations
HIPOTEL compte actuellement plus de 40 000 documents signés de manière satisfaisante par les clients, réussissant à réduire le temps d'attente à l'enregistrement pour les clients.
C'est un exemple clair de la façon dont la technologie et l'innovation ont un impact positif sur la gestion hôtelière, ce qui profite aux clients, au personnel et à l'environnement.
