Mit mehr als fünfzig Jahren Erfahrung ist die HIPOTELS-Kette ein Familienunternehmen, das für Qualität und Exzellenz steht und sich dem dauerhaften Wert gut gemachter Dinge verschrieben hat.
Priorität der Marke HIPOTELS ist die maximale Kundenzufriedenheit durch einen hochwertigen Service. Aus diesem Grund besteht die Strategie des Unternehmens darin, seine Häuser zu renovieren und die neuesten Trends in allen Bereichen auf Hotelebene zu berücksichtigen.
HIPOTELS verfügt über 28 Häuser, darunter Drei-, Vier- und Fünf-Sterne-Hotels und Apart-Hotels, die sich auf Mallorca, Cádiz, Lanzarote und Cancún befinden.
Warum hat sich HIPOTELS entschieden, auf die neue digitale Welle aufzuspringen?
Immer mehr Hotels schließen sich dem Trend an, ihren Gästen das beste Erlebnis zu bieten. Reisende wünschen sich Flexibilität und Digitalisierung bei ihren Aufenthalten sowie schnelles Einchecken und keine Wartezeiten an der Rezeption.
Der wachsende Bedarf an Innovationen und die Reduzierung von Warteschlangen beim Check-in sind entscheidend, um das Gästeerlebnis zu verbessern und einen positiven Eindruck vom ersten persönlichen Kontakt zu erhalten.
Dies erfordert eine technologische Kombination, die ein effizientes Management der Arbeitsabläufe und des Empfangspersonals ermöglicht und einen optimalen Check-in-Service bietet, der den Erwartungen der Gäste entspricht.
Um sich weiter zu verbessern und ein globales und zufriedenstellendes Unterschriftserlebnis zu bieten, wurde die Einführung der elektronischen Unterschrift im Check-in-Prozess in Betracht gezogen.
Die Hotelkette untersuchte mehrere Anbieter, die es ihr ermöglichen würden, sich zu differenzieren und an den technologischen Wandel anzupassen, und die folgende Vorteile bieten würden:
- Einhaltung von Gesetzen: Sicherstellen, dass der elektronische Unterschriftsprozess mit den Vorschriften und Gesetzen übereinstimmt.
- Kundenerlebnis: Ein einfaches und intuitives elektronisches Unterschriftsverfahren unter Berücksichtigung von Zugänglichkeit, Reaktionszeit, intuitivem Design und Kompatibilität mit mobilen Geräten.
- Informationssicherheit: Die Informationssicherheit ist bei der Einführung elektronischer Signaturen von entscheidender Bedeutung. Der Schutz von Kundendaten durch Verschlüsselung und Zwei-Faktoren-Authentifizierung ist unerlässlich.
- Integration in bestehende Systeme: Es muss sichergestellt werden, dass das System für elektronische Signaturen nahtlos in bestehende Systeme wie das Reservierungssystem und die Kundenverwaltungssoftware integriert werden kann und die Erstellung elektronischer Dateien obligatorisch ist.
- Kosten: Die Einführung elektronischer Signaturen kann eine beträchtliche Investition an Zeit und Geld für Entwicklung, Implementierung und Mitarbeiterschulung erfordern. Es ist von entscheidender Bedeutung, die damit verbundenen Kosten sorgfältig abzuwägen und die potenziellen Vorteile zu bewerten, bevor man sich entscheidet.
VIDsigner elektronische Unterschriften an der Rezeption der HIPOTELS Hotels
Mit einem klaren Bekenntnis zur technologischen und digitalen Transformation hat Hipotels Internacional beschlossen, auf die VIDsigner-Technologie zu setzen. Diese elektronische Signaturlösung mit validierter ID bietet mehr Rechtssicherheit, eine einfache Integration und die besten Preise.
Durch die Integration der digitalen Unterschrift VIDsigner in die Software Avalon konnte HIPOTELS die Prozesse zur Unterzeichnung des Reiseregisters mit der biometrischen Unterschrift VIDsigner rationalisieren.
Mit VIDsigner kann jeder Benutzer mit einem Smartphone, Computer oder Tablet ein Dokument einfach und schnell unterschreiben, 100 % online und ohne Warteschlangen oder Wartezeiten, von jedem Ort aus. Diese Lösung ist nicht nur ein sehr intuitives System, das keine Benutzererfahrung erfordert, sondern bietet auch die maximalen rechtlichen Garantien eines qualifizierten Vertrauensdienstes, der die Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung erfüllt. Sie garantiert, dass die Dokumente vertraulich, sicher und geschützt sind.
Mit digitalen Signaturen im Check-in-Prozess kann das Empfangspersonal die Zeit, die es durch langwierige Aufgaben einspart, für andere, produktivere Tätigkeiten nutzen. Da das Drucken, Verteilen und Einsammeln physischer Dokumente zum Unterschreiben entfällt, können sich die Mitarbeiter am Empfang auf einen persönlicheren Service konzentrieren. Neben der Verringerung des Papierverbrauchs wird auch eine nachhaltigere und umweltfreundlichere Praxis gefördert.
Hotelerlebnis auf dem neuesten Stand der Technik
Durch die Verkürzung der durchschnittlichen Check-in-Zeit erhält der Gast einen besseren Service und ein besseres Erlebnis im Hotel. Außerdem wird Platz gespart und der Verbrauch von Papier, Toner und Strom verringert, was die betriebliche Effizienz verbessert.
Darüber hinaus ist das Empfangsteam der Kette zu 100 % mit dieser Änderung einverstanden und schätzt es, dass es nicht mehr alle Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, abheften muss.
Da die Unterzeichner an verschiedenen Orten der Welt sitzen, werden Vereinbarungen in weniger als 90 Sekunden abgeschlossen.
„Wir haben die digitale Unterschrift von der Betriebsabteilung zusammen mit der IT-Abteilung und mit Unterstützung der Geschäftsleitung eingeführt. Sie eignet sich für Reisende, die beim Check-in unterschreiben müssen, aber wir schließen eine Ausweitung auf andere Anwendungen nicht aus.“
Bel Gili Durán, Generaldirektor für Betrieb
HIPOTEL hat derzeit mehr als 40.000 Dokumente, die von den Kunden zufriedenstellend unterzeichnet wurden, und konnte so die Wartezeit beim Check-in für die Kunden verkürzen.
Dies ist ein klares Beispiel dafür, wie sich Technologie und Innovation positiv auf das Hotelmanagement auswirken, wovon Gäste, Mitarbeiter und die Umwelt profitieren.
