Con más de cincuenta años de experiencia, la cadena HIPOTELS es una empresa familiar sinónimo de calidad y excelencia, que apuesta por el valor perdurable de las cosas bien hechas.
La prioridad de la marca HIPOTELS está basada en lograr la máxima satisfacción de los clientes a través de un servicio de alta calidad. Por este motivo la estrategia de la compañía se basa en la renovación de sus establecimientos y en incorporar las últimas tendencias en todos los ámbitos a nivel hotelero.
Actualmente HIPOTELS consta de 28 establecimientos entre hoteles y apartoteles de tres, cuatro y cinco estrellas, ubicados en Mallorca, Cádiz, Lanzarote, Cancún.
¿Por qué HIPOTELS decidió subirse a la nueva ola digital?
Cada vez son más los hoteles que se unen a la tendencia de ofrecer a sus huéspedes la mejor experiencia. Los viajeros buscan flexibilidad y digitalización en sus estancias, además de un check-in rápido y sin esperas en la recepción.
La creciente necesidad de innovar y reducir las colas de espera en el check-in es crucial para mejorar la experiencia del huésped y lograr una impresión positiva desde el primer contacto cara a cara.
Esto requiere de una combinación tecnológica que permita una gestión eficiente del flujo de trabajo y del personal de recepción que ofrezca un servicio de check-in óptimo que satisfaga las expectativas de los huéspedes.
Para seguir con las mejoras de la cadena de HIPOTELS, se planteó la opción de poner en marcha la firma electrónica en el proceso de check-in y brindar así una experiencia de firma global y satisfactoria.
La cadena de hoteles analizó varios proveedores que les permitiera diferenciarse y adaptarse a los cambios tecnológicos y que aportara beneficios como:
- Cumplimiento legal: asegurar que el proceso de firma electrónica cumple con las regulaciones y leyes.
- Experiencia del cliente: un proceso de firma electrónica fácil e intuitivo que tenga en consideración la accesibilidad, el tiempo de respuesta, el diseño intuitivo y la compatibilidad con dispositivos móviles.
- Seguridad de la información: la seguridad de la información es crítica al implementar firmas electrónicas. Es imprescindible proteger la información de los clientes, con el uso de encriptación y autenticación de doble factor.
- Integración con sistemas existentes: asegurar que el sistema de firma electrónica se integra sin problemas con los sistemas existentes, como el sistema de reservas y el software de gestión de clientes y creación de archivo electrónico obligatorio
- Coste: la implementación de firmas electrónicas puede requerir una inversión significativa de tiempo y dinero para el desarrollo, la implementación y la capacitación del personal. Es de vital importancia considerar cuidadosamente los costes asociados y evaluar los beneficios potenciales antes de tomar una decisión.
Firmas electrónicas VIDsigner en la recepción de los hoteles HIPOTELS
Con una apuesta clara por la transformación tecnológica y digital, Hipotels Internacional ha decidido confiar en la tecnología de VIDsigner, la solución de firmas electrónicas de Validated ID que ofrece mayor seguridad jurídica, una fácil integración y los mejores precios.
A través de la integración de la firma digital VIDsigner con el software Avalon, HIPOTELS ha hecho posible que se agilicen los procesos de firma del registro de los viajeros mediante el uso de la firma biométrica VIDsigner.
Con VIDsigner, cualquier usuario que disponga de un smartphone, ordenador o tablet, puede realizar la firma documental de forma simple, ágil, 100% online y sin colas ni esperas, desde cualquier lugar. Además de ser un sistema muy intuitivo que no requiere experiencia de usuario, esta solución brinda las máximas garantías legales de un servicio de confianza cualificado que cumple con los requisitos del reglamento europeo eIDAS. A su vez, ofrece la garantía de que los documentos están sujetos a la máxima confidencialidad, seguridad y protección posibles.
Con la implementación de firmas digitales en el proceso de check-in, el personal de recepción puede aprovechar el tiempo que se ahorra en tareas tediosas en otras actividades más productivas. Al eliminar la necesidad de imprimir, distribuir y recopilar documentos físicos para firmar, el personal de recepción puede centrarse en ofrecer una atención más personalizada. Además de reducir la cantidad de papel utilizado, se promueve una práctica más sostenible y amigable con el medio ambiente.
Experiencia hotelera de vanguardia
Al disminuir el tiempo medio de registro, el huésped obtiene como resultado una mejor atención y experiencia en el hotel. También se libera espacio físico y se ahorra en consumo de papel, toner y suministro eléctrico, por lo que mejora la eficiencia operativa.
Además, el equipo de recepción de la cadena avala al 100% este cambio y agradecen el no tener que archivar todos los documentos en papel que requieren una firma.
Con firmantes deslocalizados en diferentes partes del mundo, se ha conseguido completar acuerdos en menos de 90 segundos.
«Desde el departamento de operaciones, junto con el departamento de IT y con el soporte de la dirección general, dimos el paso de implantar la firma digital. Su usabilidad principalmente está destinada a los viajeros que deben firmar en el check-in, pero no descartamos ampliarlo a otros usos».
Bel Gili Durán, Directora General de Operaciones
Actualmente, HIPOTEL lleva más de 40.000 documentos firmados de forma satisfactoria por parte de los clientes, consiguiendo reducir el tiempo de espera en el registro de llegada de los clientes.
Es un claro ejemplo de cómo la tecnología y la innovación tienen un impacto positivo en la gestión hotelera, el cual beneficia a los huéspedes, al personal y al medio ambiente.
