Le Défi : Éliminer les Processus Manuels pour la Signature et la Gestion des Documents
Soluciones Laborales Integradas, un cabinet d'avocats de premier plan spécialisé dans le droit du travail et de la sécurité sociale en Colombie, a été confronté à plusieurs défis dans sa gestion documentaire. L'accréditation des signatures de contrats devant la Cour Suprême de Justice et le Ministère du Travail de Colombie était un processus fastidieux et exigeant. De plus, le cabinet dépensait d'importantes quantités de papier, coordonnait les horaires des visites des notaires et devait faire face aux risques liés à la sécurité de l'information. L'expérience des clients a aussi été négativement affectée en raison des déplacements nécessaires et du temps investi dans l'examen et le suivi des approbations de documents.
La Solution : VIDsigner, un Service
À la recherche d'une solution efficace, Soluciones Laborales Integradas a contacté l'équipe de PIT SAS Colombia, qui lui a proposé le service de signature électronique VIDsigner. Cet outil a simplifié le processus de signature sans compromettre le plus haut niveau de sécurité juridique.
La collaboration entre Validated ID et PIT SAS Colombia a été cruciale pour le succès d'Soluciones Laborales Integradas. PIT SAS Colombia, en tant que partenaire stratégique de Validated ID, a facilité la mise en œuvre de VIDsigner, en tirant parti de sa connaissance approfondie du marché local et de son expérience en matière de solutions technologiques de pointe.
La signature électronique de documents offre de multiples avantages par rapport à la signature manuscrite sur papier. Les signatures électroniques de VIDsigner ne sont pas stockées sur des serveurs externes, ce qui garantit la transparence et élimine les dépendances pour l'entreprise. Par ailleurs, elle permet de signer des documents depuis n'importe où, de recevoir immédiatement les accords signés et de définir des alertes pour les signatures en attente. Cela réduit les risques en offrant des garanties juridiques maximales.
Grâce à l'accès aux données en temps réel et à la personnalisation, les attentes des clients sont mieux satisfaites, les opportunités commerciales augmentent et la rétention et la fidélité sont renforcées. La communication avec les clients est également améliorée, ce qui consolide la relation et crée un climat de confiance.
Résultats : Des Signatures Entièrement Légales et Sécurisées en Moins de Temps
Avec VIDsigner, Soluciones Laborales Integradas signe facilement et rapidement des documents tels que des contrats avec des clients, des accords de confidentialité, des documents relatifs à la propriété intellectuelle, des documents de conformité réglementaire interne, des procès-verbaux et des certifications de conseils d'administration et de conseils, entre autres. Les signatures électroniques de VIDsigner font actuellement l'objet de nombreux certificats internationaux qui attestent de leur sécurité en Amérique Latine.
Auparavant, il nous fallait des jours pour signer un contrat en personne, mais maintenant nous pouvons le faire instantanément et à distance, en seulement deux clics et à partir de plusieurs appareils.
César González, Avocat chez Soluciones Laborales Integradas
D'un point de vue juridique, VIDsigner offre la garantie que le destinataire a reçu une notification électronique en cas de litige.
VIDsigner Remote est devenu l'outil de référence pour l'accréditation des documents devant la Cour Suprême de Justice, les tribunaux, les juges et le Ministère du Travail. Ce nouveau processus de signature fournit de multiples preuves (double validation : e-mail+SMS, géolocalisation, horodatage, etc.), des OTC - Certificats à Usage Unique pour chaque signataire, le règlement Européen eIDAS, la garantie que ce que vous voyez est ce que vous signez, et la possibilité de signer à partir de n'importe quel appareil. Tout cela permet de gagner du temps lors du processus de signature et d'améliorer considérablement l'efficacité opérationnelle d'Soluciones Laborales Integradas.
