El reto: eliminación de los procesos manuales para la firma y gestión de documentos
Soluciones Laborales Integradas, un destacado despacho de abogados especializados en derecho laboral y de Seguridad Social en Colombia, enfrentaba varios desafíos en su gestión documental. La acreditación de firmas de contratos ante la Corte Suprema de Justicia y el Ministerio de Trabajo de Colombia era un proceso tedioso y demandante. Además, el despacho gastaba grandes cantidades de papel, coordinaba agendas para visitas a notarías, y lidiaba con riesgos de seguridad de la información. La experiencia del cliente también se veía afectada negativamente debido a los desplazamientos necesarios y a la inversión de tiempo en revisiones y seguimientos de la aprobación de documentos.
La solución: VIDsigner, un servicio de firma electrónica multicanal
En busca de una solución eficiente, Soluciones Laborales Integradas contactó al equipo de PIT SAS Colombia, quienes les ofrecieron el servicio de firmas electrónicas VIDsigner. Esta herramienta permitió simplificar el proceso de firma sin comprometer el máximo nivel de seguridad jurídica.
La colaboración entre Validated ID y PIT SAS Colombia ha sido crucial para el éxito de Soluciones Laborales Integradas. PIT SAS Colombia, como partner estratégico de Validated ID, ha facilitado la implementación de VIDsigner, aprovechando su profundo conocimiento del mercado local y su experiencia en soluciones tecnológicas avanzadas.
La firma electrónica documentos ofrece múltiples ventajas sobre la firma manuscrita en papel. Las firmas electrónicas de VIDsigner no se guardan en servidores externos, garantizando transparencia y eliminando dependencias para la empresa. Además, permiten firmar documentos desde cualquier lugar, recibir inmediatamente los acuerdos firmados y programar alertas si una firma sigue pendiente. Esto reduce los riesgos al aportar máximas garantías legales.
Gracias a la personalización y acceso en tiempo real a los datos, se mejoran las expectativas del cliente, aumentan las oportunidades de negocio, y se impulsa la retención y fidelidad. También mejora la comunicación con los clientes, fortaleciendo la relación y generando confianza.
Resultados: Firmas completamente legales y seguras en menos tiempo
Con VIDsigner Remote, Soluciones Laborales Integradas logró de manera sencilla y rápida el cierre de documentos como contratos a clientes, acuerdos de confidencialidad, propiedad intelectual, documentos internos de cumplimiento normativo, actas y certificaciones de consejos y juntas, entre otros. Actualmente, las firmas electrónicas VIDsigner cuentan con abundantes certificados internacionales que avalan su seguridad en latinoamérica.
Anteriormente, nos llevaba días para firmar un contrato en persona, pero ahora podemos hacerlo instantáneamente y de forma remota, con tan solo 2 clics y desde múltiples dispositivos.
César González, Abogado de Soluciones Laborales Integradas
Desde el punto de vista legal, VIDsigner ofrece, en caso de litigio, la garantía de que el destinatario ha recibido una notificación electrónica.
VIDsigner se ha convertido en la mano derecha para acreditar documentos ante la Corte Suprema de Justicia, tribunales, jueces y el Ministerio de Trabajo. Este nuevo proceso de firma proporciona múltiples evidencias (doble validación: email+SMS, geolocalización, sellos de tiempo, etc.), OTC - OneTime Certificates para cada firmante, normativa eIDAS de la UE, garantía de que lo que ves es lo que firmas, y la posibilidad de hacerlo desde cualquier dispositivo. Todo esto ahorra tiempo durante el proceso de firma y mejora significativamente la eficiencia operativa de Soluciones Laborales Integradas.
