Die Herausforderung: Abschaffung manueller Prozesse bei der Unterzeichnung und Verwaltung von Dokumenten
Integrated Labor Solutions, eine renommierte, auf Arbeits- und Sozialversicherungsrecht spezialisierte Anwaltskanzlei in Kolumbien, stand bei der Verwaltung ihrer Dokumente vor verschiedenen Herausforderungen. Akkreditierung der Vertragsunterzeichnung vor dem Obersten Gerichtshof und dem kolumbianischen Arbeitsministerium war ein langwieriger und anspruchsvoller Prozess. Darüber hinaus verbrauchte das Unternehmen große Mengen an Papier, koordinierte Notartermine und befasste sich mit Risiken der Informationssicherheit. Auch die Kundenzufriedenheit wurde durch die notwendigen Reisen und den Zeitaufwand für die Überprüfung und Nachverfolgung von Dokumentengenehmigungen beeinträchtigt.
Die Lösung: VIDsigner, ein juristischer Mehrkanaldienst für elektronische Signaturen
Auf der Suche nach einer effizienten Lösung wandte sich Integrated Labor Solutions an das Team von PIT SAS Colombia, das den elektronischen Signaturdienst VIDsigner vorschlug. VIDsigner vereinfachte den Signaturprozess, ohne die Rechtssicherheit zu beeinträchtigen.
Die Zusammenarbeit zwischen Validated ID und PIT SAS Colombia war entscheidend für den Erfolg von Integrated Labor Solutions. Als strategischer Partner von Validated ID hat PIT SAS Colombia die Implementierung von VIDsigner durch seine umfassende Kenntnis des lokalen Marktes und seine Erfahrung mit fortschrittlichen Technologielösungen erleichtert.
Elektronische Dokumentensignaturen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber handschriftlichen Unterschriften auf Papier. Die elektronischen Signaturen von VIDsigner werden nicht auf externen Servern gespeichert, was Transparenz gewährleistet und Abhängigkeiten für das Unternehmen eliminiert. Darüber hinaus können Dokumente von jedem Ort aus signiert werden, signierte Vereinbarungen werden sofort empfangen und Warnmeldungen für ausstehende Signaturen können eingestellt werden. Dies reduziert Risiken durch maximale Rechtssicherheit.
Durch den Zugriff auf Daten in Echtzeit und die Personalisierung werden die Kundenerwartungen erfüllt, die Geschäftschancen erhöht und die Kundenbindung und -loyalität gestärkt. Auch die Kommunikation mit den Kunden wird verbessert, wodurch die Beziehung gestärkt und Vertrauen aufgebaut wird.
Ergebnisse: Rechtsgültige und sichere Unterschriften in kürzerer Zeit
Mit VIDsigner signiert Integrated Labor Solutions einfach und schnell Dokumente wie Kundenverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Dokumente zum Schutz geistigen Eigentums, interne Dokumente zur Einhaltung von Vorschriften, Protokolle und Bescheinigungen von Gremien und Räten und vieles mehr. Derzeit verfügen die elektronischen Signaturen von VIDsigner über zahlreiche internationale Zertifikate, die ihre Sicherheit in Lateinamerika bescheinigen.
Früher brauchten wir Tage, um einen Vertrag persönlich zu unterzeichnen, jetzt können wir das sofort und aus der Ferne tun, mit nur zwei Klicks und von mehreren Geräten aus.
César González, Rechtsberater bei Integrated Labor Solutions
Aus rechtlicher Sicht bietet VIDsigner die Garantie, dass der Empfänger im Streitfall eine elektronische Nachricht erhalten hat.
VIDsigner Remote ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Beglaubigung von Dokumenten vor dem Obersten Gerichtshof, Gerichten, Richtern und dem Arbeitsministerium geworden. Dieser neue Signaturprozess bietet mehrere Nachweise (doppelte Validierung: E-Mail + SMS, Geolokalisierung, Zeitstempel usw.), OTC - OneTime Certificates für jeden Unterzeichner, die EU-eIDAS-Verordnung, die Garantie, dass das, was man sieht, auch das ist, was man unterschreibt, und die Möglichkeit, von jedem Gerät aus zu unterschreiben. All dies spart Zeit während des Signaturprozesses und verbessert die Betriebseffizienz von Integrated Labor Solutions erheblich.
