La collaboration entre GOLIVE et Validated ID a été fondamentale pour stimuler la numérisation et la signature des documents dans le réseau commercial de Vichy Catalan, marquant ainsi une étape significative dans son parcours entrepreneurial.
Vichy Catalan : 140 ans d'histoire en tant que référence en innovation et durabilité
Vichy Catalan Corporation est un groupe d'entreprises composé de trois compagnies importantes : PremiumMix Group, Aquablue et l'Hôtel-Balneario Vichy Catalán. Son origine remonte à Barcelone, où elle a commencé comme une entreprise d'eau minérale ily a plus de 140 ans. Aujourd'hui, elle est présente dans 48 pays et est le leader du marché espagnol dans le secteur des boissons, notamment grâce à son eau naturelle gazeuse. Son activité principale est la production et la distribution de produits de haute qualité, y compris les eaux minérales, les sodas et les boissons énergétiques.
Le succès de Vichy Catalan repose sur sa capacité à innover et à développer de nouveaux produits, ainsi que sur sa relation étroite avec les consommateurs, en recherchant les bienfaits de l'eau et en s'adaptant aux nouvelles tendances.
Le Défi : Élimination des processus manuels pour la signature et la gestion des documents
Vichy Catalan faisait face à divers obstacles opérationnels et nécessitait un changement culturel significatif pour numériser l'entreprise et continuer à renforcer son engagement envers la durabilité.
L'entreprise catalane dépendait de processus manuels pour la signature et la gestion des documents, ce qui entraînait une lente circulation de l'information. L'envoi de documents par courrier électronique, leur impression et leur signature ultérieure consommaient du temps et des ressources. De plus, le manque de traçabilité et de sécurité dans le processus entraînait des risques d'erreurs et de perte d'informations. Cette situation affectait non seulement l'efficacité interne, mais aussi l'expérience client, avec des retards possibles dans la réponse aux demandes et commandes.
Vichy Catalan avait besoin d'une solution pour accélérer la gestion documentaire, augmenter la sécurité et améliorer l'efficacité de ses opérations commerciales, permettant la signature numérique des documents nécessaires.
Solution: Les signatures électroniques VIDsigner intégrées avec Gladtolink
En examinant en détail les besoins de Vichy Catalan, GOLIVE a proposé à son client une solution rapide et complète intégrant la technologie no-code et les signatures électroniques multicanal. La solution mise en œuvre chez Vichy Catalan intègre deux solutions clés. D'une part, Gladtolink, un logiciel avancé avec technologie no-code, qui offre des capacités telles que la création et le stockage numérique des documents, facilitant des consultations rapides et simples. Et d'autre part, la solution multicanal des signatures électroniques VIDsigner, via le PrestataireQualifié de services de confiance Validated ID.
Vichy Catalan a opté pour cette solution pour plusieurs raisons fondamentales:
- L'offre de Validated ID fournissait une solution complète de sécurité et de traçabilité, ce qui était crucial pour les besoins de l'entreprise.
- Sa technologie assure l'intégrité des signatures et offre un niveau de confiance et d'efficacité inégalé. De plus, ses signatures numériques garantissent l'authenticité des documents et accélèrent considérablement les processus de signature, contribuant ainsi à l'amélioration générale de la gestion documentaire.
En outre, VIDsigner était déjà intégré à la plateforme de numérisation documentaire Gladtolink proposée par GOLIVE. Cette intégration a grandement facilité la numérisation du processus, tandis que le fait de disposer de Validated ID intégré dans le gestionnaire documentaire a accéléré le projet, ajoutant une valeur supplémentaire à la décision de choisir cette solution.
Grâce à la solution proposée par GOLIVE etValidated ID, nous avons réussi à numériser avec succès notre réseau commercial. La signature numérique facilite la création et la signature instantanée des contrats, générant des commandes en temps réel dans notre ERP JD Edwards. Nous avons ainsi obtenu une augmentation significative des contrats signés par rapport à l'année précédente, améliorant l'efficacité de toute l'entreprise.
Benito Cerrillo, Directeur IT, Vichy Catalan.
Cas d'utilisation des signatures électroniques VIDsigner chez Vichy Catalan
Actuellement, Vichy Catalan utilise deux modes de signature pour la gestion commerciale :
- Signature Biométrique : Depuis la localisation du client, l'agent commercial recueille toutes les données nécessaires pour élaborer un contrat et capture la signature du client sur le moment. Par la suite, il envoie le document déjà signé.
- Signature à Distance : L'équipe commerciale gère le contrat via la plateforme no-code et l'envoie au client pour qu'il fournisse ses données fiscales. Grâce à l'introduction directe des données par le client dans la plateforme de gestion documentaire, le contrat est généré automatiquement et envoyé au canal de signature à distance pour obtenir la signature numérique du client.
La numérisation des documents implique bien plus que simplement charger un fichier PDF pour sa signature numérique. Cela inclut la création numérique automatique du document, facilitant son envoi pour la signature du client.
Résultats tangibles et bénéfices générés
- +39% de documents signés avec VIDsigner en 2023 par rapport à l'année précédente.
- 15/1 minutes pour transférer les informations dans l'ERP. Actuellement, les données numériques sont intégrées automatiquement une fois le contrat signé.
- 2/0 minutes pour archiver la documentation, les documents étant archivés automatiquement.
La mise en œuvre de la solution de signatures numériques VIDsigner intégrée à Gladtolink a apporté à Vichy Catalan une série de bénéfices, permettant la collecte et l'exploitation des informations pour obtenir des conclusions importantes :
- Meilleur contrôle et traçabilité des documents.
- Accès instantané aux documents depuis n'importe quel endroit ou par tout utilisateur nécessitant d'accéder aux informations.
- Obtention de données sur les documents signés par des utilisateurs spécifiques, des délégations ou des types de signatures utilisés.
- Analyse des temps de collecte des signatures par les clients.
La conservation illimitée du document signé et des preuves de la signature a fourni une sécurité inestimable. Avec un soutien détaillé incluant la signature elle-même, la date et l'heure de la signature, l'ouverture de l'email de signature et l'adresse IP, la confiance dans le fournisseur de signature est renforcée et l'intégrité des documents numériques est garantie.
La numérisation et la signature numérique ontnon seulement amélioré l'efficacité opérationnelle de Vichy Catalan, mais ontégalement contribué à son engagement en faveur de la durabilité. La réductionde l'utilisation de papier et l'optimisation des processus ont positionnél'entreprise comme un exemple d'innovation responsable dans son secteur.
