La colaboración entre GOLIVE y Validated ID ha sido fundamental para impulsar la digitalización y la firma de documentos en red comercial de Vichy Catalan, marcando así un hito significativo en su trayectoria empresarial.
Vichy Catalan: 140 años de historia siendo un referente en innovación y sostenibilidad
Vichy Catalan Corporation, es una agrupación empresarial compuesta por tres compañías importantes: Premium Mix Group, Aquablue y el Hotel-Balneario Vichy Catalan. Su origen se encuentra en Barcelona, donde comenzó como una empresa de agua mineral hace más de 140 años. En la actualidad, tiene presencia en 48 países y es el líder del mercado español en el sector de bebidas, especialmente por su agua natural con gas. Su principal negocio se centra en producir y distribuir productos de alta calidad, incluyendo aguas minerales, refrescos y bebidas energéticas.
El éxito empresarial de Vichy Catalan se debe a su capacidad para innovar y desarrollar nuevos productos, así como a su estrecha relación con los consumidores, investigando los beneficios del agua y adaptándose a las nuevas tendencias.
El Reto: Eliminación de los procesos manuales para la firma y gestión de documentos
Vichy Catalan se enfrentaba a diversos obstáculos operativos y requería implementar un cambio cultural significativo para digitalizar la compañía y continuar incrementando su compromiso con la sostenibilidad.
La compañía catalana dependía de procesos manuales para la firma y gestión de documentos, lo que ocasionaba una lenta circulación de información. El envío de documentos por correo electrónico, su posterior impresión y firma consumían tiempo y recursos. Además, la falta de trazabilidad y seguridad en el proceso generaba riesgos de errores y pérdida de información. Esta situación no solo afectaba la eficiencia interna, sino que también repercutía en la experiencia del cliente, con posibles retrasos en la respuesta a solicitudes y pedidos.
Vichy Catalan necesitaba una solución que agilizara la gestión documental, aumentara la seguridad y mejorara la eficiencia de sus operaciones comerciales, permitiendo la firma digital de aquellos documentos que lo requirieran.
La Solución: Las firmas electrónicas VIDsigner integradas con Gladtolink
Examinando con detalle las demandas de Vichy Catalan, GOLIVE presentó a su cliente una solución rápida y completa que integra la tecnología no-code y las firmas electrónicas multicanal. La solución implementada en Vichy Catalan integra dos soluciones clave. Por un lado, Gladtolink, un software avanzado con tecnología no-code que proporciona capacidades como la creación y almacenamiento digital de documentos, facilitando consultas rápidas y sencillas. Y, por otro lado, la solución multicanal de las firmas electrónicas VIDsigner, mediante el Proveedor Calificado de servicios de confianza Validated ID.
Vichy Catalan se decantó por esta solución debido a una serie de razones fundamentales. La oferta de Validated ID proporcionaba una solución completa de seguridad y trazabilidad, lo que resultaba crucial para las necesidades de la empresa. Su tecnología asegura la integridad de las firmas y ofrece un nivel de confianza y eficiencia sin igual. Además, sus firmas digitales aseguran la autenticidad de los documentos y agilizan significativamente los procesos de firma, contribuyendo así a la mejora general de la gestión documental.
Por otra parte, VIDsigner ya estaba integrado con la plataforma de digitalización documental Gladtolink propuesta por GOLIVE. Esta integración facilitó significativamente la digitalización del proceso, mientras que el hecho de contar con Validated ID integrado en el gestor documental impulsó la agilidad del proyecto, añadiendo un valor adicional a la decisión de elegir esta solución.
Gracias a la solución propuesta por GOLIVE y Validated ID, hemos conseguido digitalizar con éxito nuestra red comercial. La firma digital está agilizando la creación y firma instantánea de contratos, generando pedidos en tiempo real en nuestro ERP JD Edwards. Y hemos logrado un aumento significativo en contratos firmados en comparación con el año anterior, mejorando la eficiencia de toda la compañía.
Benito Cerrillo, Director de IT, Vichy Catalan.
Casos de uso firmas electrónicas VIDsigner en Vichy Catalan
Actualmente, Vichy Catalan emplea dos modalidades de firma para gestión comercial:
- Firma Biométrica: Desde la ubicación del cliente, el agente comercial recopila todos los datos necesarios para elaborar un contrato y captura la firma del cliente en el momento. Posteriormente, le envía el documento ya firmado.
- Firma Remota: El equipo comercial administra el contrato a través de la plataforma no-code y lo envía al cliente para que proporcione sus datos fiscales. Gracias a que el cliente introduce directamente los datos en la plataforma de gestión documental, el contrato se genera automáticamente y se envía al canal de firma remota para obtener la firma digital del cliente.
La digitalización de documentos implica más que simplemente cargar un archivo PDF para su firma digital. Implica la creación digital del documento de manera automática, facilitando su envío paral a firma del cliente.
Resultados tangibles y beneficios generados
- +39 % documentos firmados con VIDsigner en 2023 vs. año anterior.
- 15/1 minutos para trasladar la información ERP. Actualmente, los datos digitales se integran automáticamente una vez firmado el contrato.
- 2/0 minutos para archivar la documentación, además los documentos se archivan de forma automática.
La implementación de la solución de firmas digitales VIDsigner integradas en Gladtolink ha brindado a Vichy Catalan una serie de beneficios, permitiendo la recopilación y explotación de información para obtener conclusiones importantes:
- Mayor control y trazabilidad de los documentos.
- Acceso instantáneo a los documentos desde cualquier ubicación o por parte de cualquier usuario que necesite acceder a la información.
- Obtención de datos sobre los documentos firmados por usuarios específicos, delegaciones o tipos de firma utilizados.
- Análisis de los tiempos de recogida de firmas por parte de los clientes.
Guardar el documento firmado y las evidencias de la firma de manera ilimitada proporcionó una seguridad invaluable. Con un respaldo detallado que incluye la firma en sí misma, la fecha y hora de la firma, la apertura del correo electrónico de firma y la dirección IP, se fortalece la confianza en el proveedor de firma y se garantiza la integridad de los documentos digitales.
La digitalización y la firma digital no solo han mejorado la eficiencia operativa de Vichy Catalan, sino que también han contribuido a su compromiso con la sostenibilidad. La reducción del uso de papel y la optimización de los procesos han posicionado a la empresa como un ejemplo de innovación responsable en su sector.
