El sector educativo ha experimentado una gran transformación en el último año. La crisis sanitaria ha obligado a muchos centros educativos y universidades a impartir una enseñanza totalmente remota, o a adoptar modelos híbridos en algunos casos. Como en cualquier otro sector, la educación está también inmersa en los procesos de transformación impulsados por la tecnología en un mundo cada vez más digital.
Muchos especialistas de este sector consideran que esta transformación ha alterado de forma permanente el panorama para alumnos y profesores, que seguirá siendo principalmente digital incluso en un mundo post-pandémico. Para ello, la firma electrónica es una herramienta indispensable en la digitalización de los procesos educativos.
Para los centros educativos y universidades, adoptar la firma electrónica como herramienta no sólo implica la mejora de la experiencia para los estudiantes y empleados, sino que también supone una gran mejora de los procesos administrativos.
Esto es especialmente importante ahora que los centros tienen que procesar miles de documentos al día y se espera que el volumen siga aumentando cada año. Por otra parte, los procesos digitales ayudan significativamente a atraer a más estudiantes, en unas circunstancias que no permiten la celebración de puertas abiertas u otros métodos de captación de alumnos. La firma electrónica es una herramienta útil no sólo en el área de matriculaciones sino también en recursos humanos, compras, finanzas, entre otras.
Además, los estudiantes de hoy son nativos digitales: la mayoría solo conoce la vida con el smartphone en mano. Para un estudiante, imprimir, escanear, enviar por fax y por correo documentos como el formulario de matrícula o una solicitud de beca supone un esfuerzo innecesario y molesto.
Mientras tanto, los profesores van mejorando su alfabetización digital, a la vez que incrementan su actitud favorable hacia el uso de las nuevas tecnologías en las aulas y fuera de ellas. Para los docentes, reducir los procesos en papel (como la firma de sus contratos laborales, hasta los permisos de estudiantes con la firma de los padres) se traduce en más tiempo que puede dedicar a la enseñanza y en la mejora de la comunicación con padres y tutores.
Tradicionalmente, la gestión de procesos de contratación ha sido la puerta de entrada al uso de la firma electrónica, integrada de la mano del partner tecnológico del centro educativo. Contamos con ejemplos gestionados por algunos de nuestros partners como pueden ser RIC.DOC, Avacco, Toshiba, Educaria, Clickedu, Peakway, DocTech, DocuWare o Despapeliza Chile desplegados para La Salle Catalunya, Cor de María, la UOC, Escolapios o Blanquerna, la Universidad de Vic, la Universidad Finis Terrae, la Universidad Pontificia Comillas, la Universidad Alfonso X El Sabio y Strathallan School, entre otros. Sin embargo, la tendencia en los últimos años ha sido cada vez más la de extender la firma de documentos a otras áreas de gestión del centro, como pueden ser la gestión del proceso de admisión de alumnos, convenios de colaboración o becas y autorizaciones, por ejemplo.
Ventajas de la firma electrónica en el sector educativo
- Garantía jurídica de los documentos.
- Seguridad a la hora de recoger los consentimientos desde cualquier dispositivo.
- Menores costes y riesgos respecto a los documentos firmados en papel.
- Procesos más ágiles y adaptados a la transformación digital.
Estos son algunos de los casos de uso en el sector educativo
La ola de disrupción afecta ya plenamente al sector educativo, por lo que las empresas e instituciones educativas deberán adaptarse a la realidad del mundo digital. Ahora más que nunca es el momento de implementar la firma electrónica en los centros educativos y universidades.
